Создание отчета в режиме Конструктор
Группа № 23 Информатика и ИКТ
Урок № 19
Тема: Представления данных. Отчеты
Цели:
повторить и обобщить знания по теме «База данных», ввести понятие отчётов в БД.
научиться сортировать записи и создавать отчёты.
Используемое программное обеспечение: Microsoft Access.
План
Представления данных. Отчеты
Отчет – настраиваемое диалоговое окно, позволяющее организовать форматированное представление данных, предназначенное для вывода на экран, принтер или в файл. В СУБД MS Access отчеты являются объектами базы данных.
Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать, отчеты обладают 2-мя принципиальными преимуществами:
– предоставляют широкие возможности для группировки, сортировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов записей (вычисления можно производить в разрезе группы, нескольких групп и по отчету в целом);
– позволяют осуществлять вывод данных в виде, приближенном к стандартным бланкам документов.
Этапы создания отчета.
На первом этапе разрабатывается на бумаге макет будущего отчета. При этом, указывается: из какой таблицы или запроса необходимо отображать данные, определяются уровни группировки и сортировки данных, какие поля должны быть представлены в отчете и какие элементы управления будут использовать для отображения данных, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться для придания отчету профессионального вида.
|
|
|
На следующем этапе происходит конструирование отчета средствами СУБД.
Средства СУБД MS Access для создания отчета
Для создания нового отчета в СУБД MS Access необходимо перейти в окне базы данных на вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет (рис.10.1) выбрать средство создания отчета.
Все средства, перечисленные в списке диалогового окна Новый отчет, можно разделить на три основные группы:
– средства автоматического создания отчетов (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный);
– мастера создания отчетов (Мастер отчетов, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки);
– конструктор создания отчетов.
Рис.10.1. Диалоговое окно Новый отчет
Средства автоматического создания отчетов позволяют на основе выбранного источника данных: таблицы или запроса, создать отчет соответствующего вида.
Мастера создания отчетов позволяют создавать отчеты в режиме диалога с пользователем. С помощью мастеров можно сформировать источник данных для отчета, выбрать вид представления данных, определить поля для группировки, сортировки и подведения итогов, выбрать итоговые функции по группе, определить макет отчета и стиль оформления, а также задать имя отчета.
|
|
|
Конструктор отчетов является основным средством позволяющим создавать отчеты любой сложности вручную. Вид отчета и его содержание зависят от квалификации разработчика отчета.
Обычно для создания прототипа отчета используются автоматические средства создания отчетов или мастера, а уже в конструкторе отчетов вид отчета доводится до профессионального вида.
Работа с отчетами может происходить в трех режимах: в режиме Предварительный просмотр 
, в режиме Образец 
и в режиме Конструктор 
.
Режим Предварительный просмотр предназначен для формирования отчета и вывода всех данных из источника записей на экран, режим Образец предназначен для быстрого формирования отчета на основе механической подстановки данных из нескольких записей источника данных (критерии выборки и сортировки игнорируются), режим Конструктор предназначен для создания и изменения структуры отчета. Для изменения режима работы с отчетом можно воспользоваться кнопкой Вид на панели инструментов Конструктор отчетов или аналогичной командой меню Вид.
|
|
|
Создание отчета в режиме Конструктор
Для создания отчета в режиме Конструктор необходимо выполнить следующие действия:
1. Настроить параметры страницы.
2. Выбрать или создать источник записей для отчета.
3. Определить уровни группировки и сортировки.
4. Разместить поля источника записей в отчете.
5. Добавить вычисляемые и свободные элементы управления.
6. Настроить свойства элементов управления и разделов отчета.
7. Отформатировать отчет с целью придания профессионального вида.
8. Сохранить отчет, задав имя.
Дата добавления: 2020-11-23; просмотров: 199; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!