Технологія застосування електронного документообігу
Велике значення при вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту його первинного заповнення до здачі в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об'єкта. Будь-яка економічна завдання обрабативается на підставі певної кількості первинних документів, які проходять різні стадії обробки: рух документа до обробки, в процесі обробки і після обробки, Часто з'являється кілька копій документів, які в подальшому мають свої схеми руху. Спостерігається дублювання реквізитів в різних документах, зайва многоступенчатость, затримки виконання. Все це ускладнює і уповільнює документообіг.
Як показує склалася при ручній обробці практика, система документообігу складна і громіздка через існування різних форм документів, багатоетапної проходження кожної з них, дублювання одних і тих же показників у різних документах. Наприклад, облік здачі готової продукції на склад виконується в багатьох підрозділах: на складі, у відділі збуту, в бухгалтерії, виробничому і плановому відділах. За оцінками фахівців в світі щодня заповнюється більше мільярда нових документів. В основному, це текстова інформація і лише 10% - це документи, пристосовані для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить про необхідність організації на підприємствах (в організаціях, банках та ін) електронного документообігу. Критеріями вибору системи автоматизації документообігу є масштаби підприємства, ступінь технічної та технологічної підготовки в області комп'ютерної обробки, структурі управління, наявність або відсутність інших систем автоматизації управління.
|
|
|
Малі та середні підприємства з невеликим обсягом документообігу, які мають одну або кілька комп'ютерів, можуть використовувати для автоматизації документообігу досить широко поширені і зручні текстові редактори.
Для малих і середніх підприємств з великим обсягом документообігу, а також для всіх великих підприємств рекомендується використання спеціалізованих пакетів управління документообігом. При виборі системи слід враховувати такі критерії, як інтеграція з іншими автоматизованими системами і базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпечення роботи в мережах, надійність системи та захист від несанкціонованого доступу.
Особливу увагу оптимальної організації документообігу повинні приділяти підприємства з дуже великим обсягом документів, де найбільш раціональним є створення власної системи документообігу фахівцями самого підприємства або за індивідуальним замовленням спеціалізується фірмі. Будь-яка система повинна пройти спеціальну сертифікацію і тестування, що забезпечують захист від втрати, розкрадання і навмисного псування документів.
|
|
|
На російському ринку пропонується широкий вибір прикладних програм для автоматизації управління документообігом.
Стало традиційним явищем, коли при реалізації проектів комп'ютерної обробки економічних завдань на підприємствах (в організаціях, фірмах, банках) за допомогою ПЕОМ формуються платіжні доручення, прибуткові (видаткові) касові ордери, накладні, рахунки-фактури та інші первинні документи.
При використанні обчислювальних мереж відбуваються значні зміни і в документообігу. Так, система «клієнт-банк» змінює способи спілкування користувача з банком, дозволяє йому вирішувати свої завдання, минаючи операціоніста і не виходячи зі свого офісу. Розроблена і постійно розвивається система розрахунків клієнтів з банком за допомогою спеціальних засобів: пластикових карток VISA, EUROCARD, Mastercard, пластикових грошей (STB CARD та ін), що забезпечують грошовий обіг за допомогою системи електронних безготівкових розрахунків у торгівлі та сервісі. Новітні платіжні системи знаходять все більше застосування і в Росії.
|
|
|
Для здійснення взаєморозрахунків між банками різних країн у 1975-1976 рр.. була створена система міжнародних банківських телекомунікацій SWIFT, що об'єднує банки багатьох країн. Кожен банк-учасник бере на себе зобов'язання встановити відповідне обладнання, факсимільний зв'язок, використовувати єдину систему класифікації та захисту інформації. Потужність встановленого обладнання забезпечує переклад більше 1000 документів на добу. У Росії до системи SWIFT вже підключено ряд банків і їх кількість постійно збільшується.
Удосконалення документообігу відбувається на основі систем електронної пошти та електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.
Дата добавления: 2020-11-23; просмотров: 112; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!