Настройка параметров страницы отчета
Основное назначение отчета – вывод на печать информации из базы данных в форматированном виде (приближенном к бланку бумажного документа). Поэтому прежде чем конструировать отчет (размещать в отчете элементы управления) необходимо настроить параметры страницы отчета (выбрать принтер, определить размер листа и его ориентацию, установить размеры полей и т. п.).
При физическом отсутствии принтера необходимо установить принтер программно с помощью команды операционной системы Пуск | Настройка | Принтеры | Установка принтера.
Для настройки параметров страницы отчета необходимо выполнить команду Файл | Параметры страницы …. Диалоговое окно Параметры страницы представлено на рис.10.2.
вкладка Страница (а) вкладка Поля (б)
Рис.10.2. Диалоговое окно Параметры страницы
Параметры страницы настраиваются для каждого отчета.
Если существует возможность вывода отчетов на различные принтеры, то в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница можно выбрать необходимый тип принтера. Диалоговое окно Выбор принтера представлено на рис.10.3.
Рис.10.3. Диалоговое окно Выбор принтера
От типа выбранного принтера зависят другие параметры страницы (см. рис.10.2): максимальный формат и размер бумаги, минимальные размеры полей, тип подачи бумаги.
От типа выбранного принтера и настройки его свойств зависит цветность отчета: вывод в цветном или черно-белом варианте.
|
|
|
Структура отчета
Структура отчета в режиме Конструктор представлена на рис.10.4. Любой отчет имеет следующие разделы:
– заголовок отчета (выводится только на 1-м листе отчета (титульном листе) и может содержать наименование отчета, логотип фирмы, юридический адрес предприятия и т. п.);
– верхний колонтитул (выводится в верхней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);
– область данных (предназначена для вывода полей из запроса или таблицы – источника записей для отчета);
– нижний колонтитул (выводится в нижней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);
– примечание отчета (выводится только на последнем листе отчета и может содержать итоговые расчеты, выводы по отчету и т. п.).
Из всех перечисленных разделов обязательным является раздел – область данных.
Разделы заголовок отчета и примечание отчета отображаются/скрываются в окне Конструктора одновременно. Такой же принцип отображения/скрытия и у разделов верхний и нижний колонтитул (см. рис.10.4).
При группировке записей в окно Конструктора отчетов (см. рис.10.4) могут быть добавлены для каждой группы, а в отчетах можно определить до 10 уровней группировки и сортировки, независимо следующие разделы:
|
|
|
– заголовок группы (выводится в начале каждой новой группы и может содержать поле, по которому проводится группировка);
– примечание группы (выводится в конце каждой группы и может содержать итоговые значения по группе).
Высоту области любого раздела отчета можно изменять с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.
Ширину отчета настраивают исходя из выбранного размера бумаги, ориентации листа и размеров печатных полей.
Пример определения ширины отчета для бумаги формата А4 представлен в таблице 10.1.
Таблица 10.1
| Параметры | Ориентация листа | |
| книжная | альбомная | |
| Ширина листа (стандарт) | 210 мм | 297 мм |
| Высота листа (стандарт) | 297 мм | 210 мм |
| Левое поле (настройка) | 20 мм | 20 мм |
| Правое поле (настройка) | 20 мм | 20 мм |
| Ширина отчета (расчет) | 210 – 20 – 20 = 170 мм | 297 – 20 – 20 = 257 мм |
Ширина отчета не должна превышать расчетного размера, т. к. информация, выводимая в отчете, будет разорвана на нескольких страницах.
Изменить ширину отчета можно с помощью мыши, перетаскивая правую границу отчета влево или вправо.
Также как и в форме, в любой раздел отчета можно вставлять различные элементы управления: присоединенные, вычисляемые и свободные. Выражения в вычисляемых полях отчета формируются по тем же правилам, что и для форм:
|
|
|
= [Цена] * [Количество]
= SUM([Стоимость]
= Фамилия & " " & Left(Имя; 1) & "."
С помощь элемента управления Подчиненная форма/отчет в главный отчет можно внедрять подчиненные отчеты.
Для каждого элемента управления, раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства.
Сформированный отчет Бланк заказа в режиме Конструктор и режиме Предварительный просмотр представлен на рис.10.5.
Рис.10.5. Отчет Бланк заказа в режиме Конструктор (а) и в режиме Предварительный просмотр (б)
Рис.10.6. Окно свойств поля ПорядковыйНомер
Для вывода каждой группы (бланка заказа) на отдельной странице необходимо установить в окне свойств раздела Примечание группы "КодЗаказа" на вкладке Макет значение свойства Конец страницы: После раздела (рис.10.7).
Рис.10.5. Окно свойств раздела ПримечаниеГруппы1
Форматирование отчета
Одним из элементов окна Конструктора отчетов является панель инструментов Формат форма/отчет, содержащая кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования (цвета, шрифта, толщины линий, способа выравнивания и т. п.).
|
|
|
Под форматированием понимается и размещение элементов управления в разделах отчета, выравнивание элементов управления, изменение размеров элементов управления, установка интервалов между элементами управления. Для выполнения эти операций можно использовать мышь или воспользоваться командами меню Формат (Выровнять …, Размер …, Интервал по вертикали … и Интервал по горизонтали …).
Для более быстрого выполнения операций по форматированию отчета можно настроить панель инструментов Формат форма/отчет, скопировав на нее кнопки из меню Формат.
Программа Access предоставляет несколько способов для создания Отчета: Автоотчет, Мастер отчетов и Конструктор. Отчеты являются самостоятельными объектами базы данных и формируются на основе таблиц или запросов. После просмотра полученного отчета он может сохранен.
Домашнее задание
Проработать лекцию. Подготовиться к практической работе № 6. Создание отчета (стр.189 – 192)
Дата добавления: 2020-11-23; просмотров: 99; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!