Работа с внутренними документами
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Организация работы с документами: организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, организации, предприятия.
Организация работы с документами предполагает создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Движение документов должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения по пунктам обработки.
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Документооборот состоит из документопотоков:
входящий (поступающие документы)
исходящий (отправляемые документы)
внутренний (документы созданные и используемые внутри организации).
ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ:
Прием и обработка входящих документов
- проверке правильности доставки
- вскрытие конвертов
- не вскрывают с пометкой "Лично" и адресованные общественным организациям
- проверка целостности вложений, количество листов документа и приложений
- конверты уничтожают
- оставляют те, по которым можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, конверты от писем граждан
|
|
|
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ
- делят документы:
- на регистрируемые службой ДОУ
- не регистрируемые
- для передачи руководителю
- для передачи в структурные подразделения
Рассмотрение документов руководителем
|
- исполнителей может быть несколько, отвечает за исполнение названный первым
- резолюций может быть несколько, каждая последующая должна конкретизировать задание по исполнению документа
Регистрация документов
Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документе с целью их учета и дальнейшего поиска. Каждый документ должен регистрироваться только один раз
Регистрация документа включает:
- проставление даты;
- проставление регистрационного индекса;
- запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
Главное назначение регистрации документов:
- придание им юридической силы;
|
|
|
- подтверждение факта их создания;
- подтверждение факта их поступления.
Цель регистрации документов:
- обеспечить их учет;
- контроль;
- быстрый поиск.
| Способы регистрации | Преимущества | Недостатки |
| Журнальный | Запись не может быть утрачена | Сложности ведения поисковой работы; |
| Карточный | - Карточки моно систематизировать по датам поступления или исполнения, по исполнителям - Заполнение печатным способом - Получение нескольких экземпляров карточки (для справочной картотеки, для контрольной картотеки, для картотеки структурного подразделения) | Карточка может быть потеряна |
| Автоматизи-рованный | - Компьютер автоматически проставляет дату и порядковый номер документа, - позволяет из списка выбрать корреспондента, исполнителя или структурное подразделение - автоматически вести контроль исполнения документов. | Вирусы, поломка компьютера: |
Примеры оформления записей в журналах регистрации:
Журнал регистрации исходящих документов
| Дата | Исходя-щий номер | Корреспондент, или куда отправлен документ | Наименование и краткое содержание документа | Отметка об исполнении |
| 25.03.201 9 | 453 | АО «Гостиный двор» | Заявка на опубликование | опубликована |
| Ул. Пермякова, дом 6, | рекламы | 27.03.2019 | ||
| офис 1, г. Тюмень, 625013 | ||||
Журнал регистрации входящих документов
|
|
|
| Дата | Входя-щий номер | Корреспондент, или откуда поступил документ, его дата и номер | Наименование и краткое содержание документа | Резолюция или кому направлен на исполнение | Отметка об исполнении |
| 24. 0 3. 201 9 | 322 | ООО «АвторемЗавод» | О ремонте | Начальнику | Исполнено |
| Ул. Авторемонтная, 54 | автомобиля | отдела | 25. 0 3.201 9 , | ||
| г. Тюмень, 625074 | ВАЗ-2107 | снабжения | документы | ||
| 10.03 . 201 9 № 159/06-13 | Васильеву В.П. | на оплату | |||
| передать | получены | ||||
| автомобиль | |||||
| на ремонт | |||||
Исполнение документов
- сбор и обработка информации;
- подготовка проекта нового документа;
- оформление;
- согласование (визирование);
- представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений;
- подготовка к пересылке адресату.
Работа с внутренними документами
Внутренние документы включаются в документооборот на этапе рассмотрения документов руководством и передаются и исполняются до этапа «Контроль исполнения».
|
|
|
Этапы подготовки и оформления внутренних документов совпадают, в основном, с исполнением входящих документов:
- составление проекта;
- согласование;
- проверка правильности оформления;
- подписание;
- регистрация.
- передачу документа исполнителям;
- исполнение документа;
- контроль исполнения документа;
- подшивку исполненного документа в дело.
Контроль исполнения
Этапы работы:
- постановка документа на контроль
- доведение документов до исполнителей
- предварительный контроль и регулирование хода исполнения
- учет и обобщение результатов контроля (составление ежемесячной справки)
- регулярное информирование руководителя о результатах исполнения;
Виды контроля:
- по существу вопроса, т.е. за содержанием документа – ведет руководитель
- за сроками исполнения – служба ДОУ
Сроки исполнения:
- типовые (в соответствии с законодательством)
- индивидуальные (установленные руководством или содержащиеся в тексте)
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 155; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!