Характеристика процесса контроля
Контроль выступает неотъемлемым компонентом всех действий и функций управления в ИП Атаманенко Е.Н. С помощью контроля можно определить результат деятельности организации, насколько достигнута цель. Контроль в организации не сводится к констатации обнаруженных ошибок, а включает средства и механизмы их исправления. Он обеспечивает эффективность деятельности всех подразделений и согласованность с общими целями организации. Контроль осуществляет высшее руководство магазина – директор и управляющий, у которых функция контроля является прямой обязанностью, которая реализуется в их индивидуальной деятельности, в непосредственных личных взаимодействиях с начальниками отделов.
В ИП Атаманенко Е.Н. существует три вида контроля: опережающий, текущий и заключительный.
Опережающий контроль состоит в том, чтобы предвидеть и прогнозировать будущее функционирование; в том, чтобы основные усилия были направлены не на исправление, а на предупреждение ошибок или неблагоприятных ситуаций. Текущий контроль реализуется непосредственно в процессе исполнения работ и приурочивается к концу отчетного периода. В нем воплощается принцип обратной связи, который позволяет не только оценить качество работ, но и внести в них незамедлительные коррективы и тем самым содействовать достижению поставленных целей. Заключительный контроль осуществляется после окончания определенных видов работ. Его роль двояка. Во-первых, на его основе окончательно решается вопрос об их качестве. Во-вторых, от него зависят оценочные процедуры, решение вопросов «поощрения – наказания», а также организация стимулирования и мотивирования.
|
|
|
Контролю подвергаются все основные действия исполнителей, все показатели деятельности и все отделы организации.
Процесс контроля в ИП Атаманенко Е.Н. состоит из определённых этапов.
На первом этапе разрабатываются нормативы и критерии, затем они сопоставляются с реальными результатами работы, после чего осуществляются коррекционные мероприятия.
Из классических принципов контроля, контроль в организации отвечает следующим:
1) Своевременности, то есть он осуществляется с периодичностью, не допускающей развития возникших отклонений.
2) Гибкости, то есть существует возможность пересмотра при необходимости нормативов и критериев.
3) Адекватности содержанию деятельности, то есть система контроля приспособлена к характеру деятельности магазина.
4) Объективности контроля, так как он базируется на объективных показателях.
Бюджетный контроль
Бюджетный контроль в ИП Атаманенко Е.Н. – составная часть финансово-экономического контроля, совокупность мероприятий, проводимых по проверке законности, целесообразности и эффективности действий организации. Основными методами бюджетного контроля являются:
|
|
|
1) Документальная проверка. Проводится непосредственно в организации присутствии должностных лиц. Источниками информации служат первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская, статистическая и оперативно – техническая отчетность, схемы расходов и расчеты к ним и другая документация.
2) Обследование. Заключается в личном ознакомлении контролирующего лица на месте с отдельными сторонами финансово – хозяйственной деятельности предприятий, учреждений и организаций.
3) Анализ исполнения доходной и расходной частей бюджета всех уровней.
Организация аналитической работы в ИП Атаманенко Е.Н.
Аналитической работой в ИП Атаманенко Е.Н. в большей или меньшей степени приходится заниматься всем сотрудникам. Так, директор и управляющий магазином занимаются анализом качества предоставляемых товаров, ассортимента товара, исследуют динамику и тенденцию развития спроса, выбирают товары с наивысшим спросом. Системный администратор изучает состояние технической базы организации и каждого его отдела, определяет основные направления ее развития, исследует организацию, выбирает наиболее эффективные варианты внедрения техники и совершенствования технологии, необходимые для эффективной работы. Управляющий и бухгалтер изучают эффективность живого труда, определяют факторы роста его производительности, оценивают действенность внедренных систем экономического стимулирования. Офис-менеджер, директор исследуют эффективность используемых материальных ценностей организации, методов их получения и хранения, изучают динамику запасов материальных ценностей, анализируют издержки обращения и определяют пути их сокращения, разрабатывает наиболее рациональные схемы и методы организации материально-технического снабжения.
|
|
|
На основе бухгалтерской отчетности, рассмотрим финансовое состояние организации экспресс методом по методике Федеральной службы по финансовому оздоровлению и банкротству (Распоряжение ФУДН от 12.08.94 № 31-р, Постановление правительства РФ от 20.05.1994.№ 498) (Приложение 4). Данный анализ даст нам понять, на сколько учет, анализ и контроль в организации ИП Атаманенко Е.Н. является эффективным.
|
|
|
Представленный в данном отчете анализ финансового состояния ИП Атаманенко Е.Н. выполнен за период 01.01.2008-31.12.2008 г. на основе данных бухгалтерской отчетности организации за 1 года. Качественная оценка значений финансовых показателей ИП Атаманенко Е.Н. проведена с учетом отраслевых особенностей деятельности организации (отрасль - "Розничная торговля; ремонт бытовых и личных изделий", классы по ОКВЭД - 52.42)
Активы организации на 31 декабря 2008 г. характеризуются большой долей (96,3%) текущих активов и малым процентом иммобилизованных средств (Приложение 9). Активы организации за анализируемый период (с 31 декабря 2007 по 31 декабря 2008 г.) увеличились на 496 тыс. руб. (на 6,5%). Отмечая рост активов, необходимо учесть, что собственный капитал увеличился еще в большей степени – на 120,8%. Опережающее увеличение собственного капитала относительно общего изменения активов является положительным показателем. Рост величины активов организации связан, в основном, с ростом следующих позиций актива баланса (в скобках указана доля изменения данной статьи в общей сумме всех положительно изменившихся статей):
· денежные средства – 465 тыс. руб. (71,3%)
· основные средства – 115 тыс. руб. (17,6%)
· запасы: затраты в незавершенном производстве – 71 тыс. руб. (10,9%)
Одновременно, в пассиве баланса прирост произошел по строке "нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" (+954 тыс. руб., или 100% вклада в прирост пассивов организации за анализируемый период (с 31.12.2007 по 31.12.2008 г.)). Среди отрицательно изменившихся статей баланса можно выделить "дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты): покупатели и заказчики" в активе и "краткосрочные займы и кредиты" в пассиве (-149 тыс. руб. и -310 тыс. руб. соответственно). Собственный капитал ИП Атаманенко Е.Н. по состоянию на 31.12.2008 составил 1 744,0 тыс. руб., вместе с тем, на начало анализируемого периода собственный капитал ИП Атаманенко Е.Н. равнялся 790 тыс. руб. (т.е. произошло увеличение на 120,8%).
Таблица 6
| Показатель | Формула расчета | На начало периода | На конец периода | Норматив |
| К1 – коэффициент текущей ликвидности | стр.290 - стр. 230 / стр.690-стр.640,650 | 1,1 | 1,2 | Не менее 2 |
| К2 – коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами | 
| 0,08 | 0,1 | Не менее 0,1 |
Значение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами на 31 декабря 2008 г. составило 0,1. В течение анализируемого периода (с 31 декабря 2007 по 31 декабря 2008 г.) коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами возрос на 0,02. На 31 декабря 2008 г. при норме не менее 2 коэффициент текущей (общей) ликвидности имеет значение 1,2. Несмотря на это следует отметить положительную динамику – за рассматриваемый период (31.12.07-31.12.08 г.) коэффициент вырос на 0,1. Но данный показатель не соответствует нормативному показателю. Невыполнение хотя бы одного из указанных условий (нормативов) является основанием для признания структуры баланса предприятия неудовлетворительной, а предприятия – неплатежеспособным. В этом случае методика анализа предполагает расчет коэффициента восстановления платежеспособности (К3) на ближайшие 6 месяцев:
 |
Если К3>1, то у предприятия имеется реальная возможность в ближайшие 6 месяцев восстановить платежеспособность.
Если К3<1 – у предприятия в ближайшие 6 месяцев отсутствует реальная возможность восстановить свою платежеспособность.
К3 = 1,2 + 6 /1,2 (1,2-1,1)/2 = 25,6
Так как К3>1, следует, что организация имеет возможность восстановить свою платежеспособность.
По результатам проведенного анализа выделены и сгруппированы по качественному признаку основные показатели финансового положения (по состоянию на 31.12.2008 г.) и результатов деятельности ИП Атаманенко Е.Н. за весь рассматриваемый период, которые приведены ниже. Приведенные ниже показатели финансового положения и результатов деятельности ИП Атаманенко Е.Н. имеют исключительно положительные значения:
· значение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами 0,19 является, без сомнения, хорошим;
· за 2008-й год получена прибыль от продаж (1 118 тыс. руб.), более того наблюдалась положительная динамика по сравнению с аналогичным периодом прошлого года (+396 тыс. руб.);
· прибыль от финансово-хозяйственной деятельности за период с 01.01.2008 по 31.12.2008 составила 954 тыс. руб. (+301 тыс. руб. по сравнению с аналогичным периодом прошлого года).
Приведенные ниже 2 показателя финансового положения организации имеют отрицательные значения:
· коэффициент текущей (общей) ликвидности ниже принятой нормы, но по проведенным расчетам организация имеет возможность вернуть свою платежеспособность.
В качестве вывода проведем оценку вероятности банкротства. Одним из показателей вероятности скорого банкротства организации является Z-счет Альтмана, который рассчитывается по следующей формуле:
Z-счет = 1,2К1 + 1,4К2 + 3,3К3 + 0,6К4 + К5 , где Таблица 7
| Коэф-т | Расчет | Значение на 31.12.2008 | Множитель | Произведение (гр. 3 х гр. 4) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| К1 | Отношение оборотного капитала к величине всех активов | 0,96 | 1,2 | 1,16 |
| К2 | Отношение нераспределенной прибыли и фондов спец. назначения к величине всех активов | 0,2 | 1,4 | 0,28 |
| К3 | Отношение фин. результата от продаж к величине всех активов | 0,14 | 3,3 | 0,46 |
| К4 | Отношение собственного капитала к заемному | 0,27 | 0,6 | 0,16 |
| К5 | Отношение выручки от продаж к величине всех активов | 0 | 1 | 0 |
| Z-счет Альтмана: | 2,06 | |||
Предполагаемая вероятность банкротства в зависимости от значения Z-счета Альтмана составляет:
· 1,8 и менее – очень высокая;
· от 1,81 до 2,7 – высокая;
· от 2,71 до 2,9 – существует возможность;
· от 3,0 и выше – очень низкая.
Для ИП Атаманенко Е.Н. значение Z-счета на 31.12.2008 г. составило 2,06. Это говорит о том, что существует высокая вероятность банкротства ИП Атаманенко Е.Н.
Управленческие решения
Организация ИП Атаманенко Е.Н. занимается розничной торговлей одеждой, обуви и аксессуаров. Как и у любой организации, есть свои слабые стороны, а именно проблемы, которые мешают нормальному осуществлению деятельности, получению стабильного дохода и увеличению уровня конкурентоспособности. В данной организации глубоко укоренилась одна проблема и это проблема воровства и потерь
Проблема воровства и потерь в розничной торговле, это «стыдная проблема» XXI века. С увеличением доли магазинов самообслуживания, укрупнением торговых предприятий, ростом штата и усложнением организационной структуры торговых предприятий - проблема воровства и потерь вышла на первое место.
Потери организации ИП Атаманенко Е.Н. составляют 2% прибыли ежемесячно. Данная проблема – это проблемы людей, и источниками их являются люди. С людей и надо начинать (в зависимости от подобравшегося коллектива). При этом надо учитывать не только сотрудников, но иногда и акционеров компании, которые воруют у своих же партнеров.
Различают следующие виды краж в магазинах в зависимости от объекта: мошенничество кассиров (в одиночку, с сообщниками), воровство покупателей, которые в свою очередь делятся на воров-профессионалов, забывчивых и любителей, воровство вспомогательного персонала (грузчиков, кладовщиков, охранников), воровство продавцов - консультантов.
Попытаться разобраться в проблеме изнутри помогут управляющий и администраторы магазина «SOHO» организации ИП Атаманенко Е.Н.:
Всем были предложены одинаковые вопросы, однако ответы прозвучали совершенно разные:
1. Сталкивались ли Вы с кражами у себя в магазине?
Управляющий: «Конечно же, без этого просто нельзя обойтись. Воруют все кому не лень... Думали изначально даже закрыть магазин…»
Администратор: «Меня это мало интересует, магазин у нас небольшой, если кто-то и ворует, то небольшими партиями работники магазина, покупатели и это абсолютно никак нельзя выявить и сократить».
2.Как Вы боретесь с кражами?
Управляющий: «Над этим мы долго думали, помимо стандартных приборов охранной системы, у нас существует система слежения за каждым покупателем и многие другие хитрости».
Администратор: «У нас действует охранная система, установлены камеры, в ночное время работают охранники».
3. Недостачу Вы вычитаете из заработной платы персонала?
Управляющий: «Конечно, а кто еще должен за это отвечать? Это уже не мои проблемы».
4. Нуждаетесь ли Вы в поддержке по данной проблеме?
Управляющий: «Мы работаем по-старинке, новые методы хотите предложить? Сомневаюсь, что можно что-то придумать».
Администратор: «Мы будем рады любой помощи со стороны компетентных людей, мы на самом деле оказались в тупиковой ситуации, проблема на лицо и мы это осознаем».
Проанализировав данные ответы, можно сделать вывод о том, что проблема действительно существует. Чтобы предложить решение проблемы воровства и потерь, построим причинно-следственную цепочку «симптом - причина - следствие»:
Рис. 4 «симптом - причина - следствие»
Принять правильное управленческое решение устранения недостач из-за краж, тем самым повысив прибыль организации, что является главной целью любой коммерческой организации просто необходимо.
Альтернативные решения выявленной проблемы:
· Вовлечение всего персонала в данную проблему, обычно в магазинах из-за недостач страдают администраторы и продавцы-консультанты, надо возложить ответственность на всех сотрудников, в том числе делить недостачи даже между руководителями высшего и среднего звена (а);
· Тщательный подбор и обучение персонала методам решения данной проблемы (б);
· Установка охранной системы, даже установление муляжей способны сократить процент краж (в);
Существуют ограничения по предложенным выше альтернативам:
1. наличие человеческого фактора, невозможность выявления истинного отношения работника к проблемам организации, а так же целей покупателя при посещении магазина (эффект);
2. долгий и тщательный подбор персонала, всевозможные проверки и обучение, отнимают большое количество времени (время);
3. денежные потери организации (затраты).
Все выше указанные альтернативы проходят по ограничениям.
Таблица 8. Оценка альтернатив.
| критерии | приоритеты | Баллы по альтернативам | ||
| а | б | в | ||
| Затраты | 2 | 3 | 4 | 3 |
| Время | 1 | 2 | 4 | 2 |
| Эффект | 3 | 3 | 3 | 4 |
| Итого | 8 | 11 | 9 | |
По результатам оценки альтернатив, наиболее эффективнее будет принять решение о том, чтобы проводить тщательный подбор и обучение персонала методам решения данной проблемы.
План реализации выбранного решения:
1. Использовать специальные методики при подборе и отборе персонала, уделять повышенное внимание проверке предыдущего послужного списка.
2. Временами осуществлять «контрольные кражи» для проверки внимания продавцов, использование «тайного покупателя», совершающего контрольную покупку. Периодические или постоянные проверки на выходе, личный досмотр.
3. Воровство сотрудников можно предотвратить за счет улучшения системы мотивации и материального стимулирования.
4. Принятие решения о внедрении данной альтернативы для постоянного функционирования. Либо, при получении неудовлетворительных результатов, доработать альтернативу или разработать новую
Для каждой организации – свой рецепт. Нет средства, которое могло бы помочь во всех случаях жизни. Методы проверки могут быть разными для каждого конкретного случая и человека. Единожды принятое управленческое решение в данном вопросе не поможет, надо постоянно корректировать сложившуюся ситуацию и методы борьбы с нежелательным эффектом.
Коммуникации
Дата добавления: 2020-01-07; просмотров: 175; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!