Использование средств, ускоряющих ввод данных
При вводе данных на листы таблицы могут быть использованы некоторые приемы, позволяющие ускорить их ввод.
1. Автозаполнение при вводе .
При вводе одинаковых значений в несколько ячеек с помощью маркера автозаполнения (крестика в нижнем правом углу активной ячейки) можно скопировать значения в смежные ячейки. С помощью открывающегося контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши после перетаскивания, можно задать дополнительные параметры автозаполнения (например, введя в ячейки числа 1 и 3, можно получить последовательность чисел с шагом 2 для выделенного диапазона ячеек).
2. Использование прогрессии.
Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения (получается арифметическая или геометрическая прогрессия, список дат). Чтобы задать прогрессию, нужно выбрать кнопку Заполнить 
группы Редактированиевкладки Главнаяи в появившемся диалоговом окне Прогрессиязадать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.
3. Автозавершение при вводе .
При помощи этой функции можно выполнять автоматический ввод повторяющихся текстовых данных. После ввода в ячейку текста Excel запоминает его и при следующем введении после набора первых букв слова предлагает вариант для завершения ввода. Для завершения ввода необходимо нажать Enter. Доступ к этой команде можно также получить выбрав из контекстного меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Функция автозавершения работает только с непрерывной последовательностью ячеек.
|
|
|
4. Использование автозамены при вводе.
Автозамена предназначена для автоматической замены одних заданных сочетаний символов на другие при вводе. Например, можно задать ввод одного символа вместо ввода нескольких слов. Команда доступна из вкладки Файл→Параметры→Правописание→Параметры автозамены, где нужно задать текст и его сокращение.
5. Использование сочетания клавиш Ctrl + Enter для ввода повторяющихся значений.
Для введения одних и тех же значений в несколько ячеек можно выделить их, ввести значение в одну ячейку и нажать Ctrl+Enter.В результате одни и те же данные будут введены во все выделенные ячейки.
Проверка данных при вводе
Если необходимо быть уверенным в том, что на лист введены правильные данные, можно указать критерии, которые являются допустимыми для отдельных ячеек или диапазонов ячеек.
Для задания проверки нужно выполнить команду
Данные →Работа с данными→Проверка данных →в появившемся окне (рис. 6.2) задать:
Ø на вкладке Параметры – критерии проверки,
|
|
|
Ø на вкладке Сообщение для ввода – текст сообщения-подсказки пользователю для ввода,
Ø на вкладкеСообщение об ошибке – текст сообщения об ошибке
Рис. 5.2. Окно задания параметров проверки данных
После применения команды Данные →Работа с данным →Обвести неверные данныевсе неверные данные будут обведены красными кружками.
Использование формул
Под формулой в Excel понимается математическое выражение, на основании которого вычисляется значение некоторой ячейки. В формулах могут использоваться:
Ø числовые значения;
Ø адреса ячеек (относительные, абсолютные и смешанные ссылки);
Ø операторы: математические (+, -, *, /, %, А), сравнения (=, <, >, >=, <=, < >), текстовый оператор & (для объединения нескольких текстовых строк в одну), операторы отношения диапазонов (двоеточие (:) – диапазон, запятая (,) -для объединения диапазонов, пробел – пересечение диапазонов);
Ø функции.
Ввод формулы всегда начинается со знака «=». Результат формулы отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул. Адреса ячеек в формуле могут вводиться вручную, а могут просто с помощью щелчка мыши по нужным ячейкам.
После вычисления в ячейке отображается полученный результат, а в строке формул в окне ввода – созданная формула.
|
|
|
Способы адресации ячеек
Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки рабочего листа (например А1, BM55). В формулах адреса указываются с помощью ссылок – относительных, абсолютных или смешанных. Благодаря ссылкам данные, находящиеся в разных частях листа, могут использоваться в нескольких формулах одновременно.
Относительная ссылка указывает расположение нужной ячейки относительно активной (т. е. текущей). При копировании формул эти ссылки автоматически изменяются в соответствии с новым положением формулы. (Пример записи ссылки: A2, С10).
Абсолютная ссылка указывает на точное местоположение ячейки, входящей в формулу. При копировании формул эти ссылки не изменяются. Для создания абсолютной ссылки на ячейку, поставьте знак доллара ($) перед обозначением столбца и строки (Пример записи ссылки: $A$2, $С$10).
Чтобы зафиксировать часть адреса ячейки от изменений (по столбцу или по строке) при копировании формул, используется смешанная ссылка с фиксацией нужного параметра. (Пример записи ссылки: $A2, С$10).
Замечания
Ø Чтобы вручную не набирать знаки доллара при записи ссылок, можно воспользоваться клавишей F4, которая позволяет «перебрать» все виды ссылок для ячейки.
|
|
|
Ø Чтобы использовать в формуле ссылку на ячейки с другого рабочего листа, нужно применять следующий синтаксис: Имя_Листа!Адрес_ячейки (Пример записи: Лист2!С20).
Ø Чтобы использовать в формуле ссылку на ячейки из другой рабочей книги, нужно применять следующий синтаксис: [Имя_рабочей_книги]Имя_Листа! Адрес_ячейки (Пример записи: [Таблицы.хlsx]Лист2!С20).
Встроенные функции Excel
Каждая функция имеет свой синтаксис и порядок действия, который нужно соблюдать, чтобы вычисления были верными. Аргументы функции записываются в круглых скобках, причем функции могут иметь или не иметь аргументы, при их использовании необходимо учитывать соответствие типов аргументов. Функция может выступать в качестве аргумента для другой функции, в этом случае она называется вложенной функцией. При этом в формулах можно использовать до нескольких уровней вложения функций.
В Excel 2010 существуют математические, логические, финансовые, статистические, текстовые и другие функции. Имя функции в формуле можно вводить вручную с клавиатуры (при этом активируется средство Автозаполнение формул, позволяющее по первым введенным буквам выбрать нужную функцию (рис. 5.3), а можно выбирать в окне Мастер функций, активируемом кнопкой 
в группе Библиотека функцийвкладки Формулыили из групп функций на этой же панели, либо с помощью кнопки 
группы Редактированиевкладки Главная.
Рис.6.3. Автозаполнение формул
Формулы можно отредактировать так же, как и содержимое любой другой ячейки. Чтобы отредактировать содержимое формулы: дважды щелкните по ячейке с формулой, либо нажмите F2, либо отредактируйте содержимое в строке ввода формул.
Дата добавления: 2019-09-13; просмотров: 329; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!