Сущность информации, информационных ресурсов, систем и технологий
Л-ССА-М-1-2. МЕСТО И РОЛЬ СТРАТЕГИЧЕСКОГО АНАЛИЗА В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ ОРГАНИЗАЦИИ
План
2.1. Роль информации в управлении и в выполнении стратегического анализа
2.2. Сущность информации, информационных ресурсов, систем и технологий
2.3. Научно-информационная деятельность
2.4. Базы и банки данных для стратегического анализа
2.5. Основные принципы и технология управленческих информационных систем. АРМ руководителя
Роль информации в управлении и в выполнении стратегического анализа
В наш век одним из главнейших критериев жизненного уровня общества является его информативность.
Возможность конкурировать получают только те производство и сбыт продукции, которые обладают максимально достижимой информированностью, несущей в себе багаж знаний и умений, обеспечивающих высокий уровень деятельности (мировой – его превосходящий).
Вхождение в рыночные отношения объективно требует формирования адекватной информационной среды, т.е., информационного рынка, который имеет не меньшее значение, чем рынки товаров, капиталов, труда.
Информация выполняет как минимум две функции: во-первых, она сама является товаром; во-вторых, обеспечивает нормальное функционирование рынка. Отличие информации как товара от природных товаров состоит в том, что в процессе потребления она не уничтожается. Наоборот, благодаря ассоциативному ее усвоению, наблюдается прирост знаний у ее потребителя.
|
|
|
Информация обслуживает все без исключения рынки – товаров, инвестиций, кредитов, ценных бумаг, валюты, труда, научно-технических разработок. Происходит информатизация экономики – превращение информации в экономический ресурс.
Кто недооценивает информацию, тот постоянно рискует истратить много сил на решение уже давно решенных проблем. Это опасность грозит каждому, если его правилом не станет системное изучение и использование новейшей информации.
Целью информационной политики каждой страны является обеспечение высокого уровня информированности общества и на этой основе его жизнедеятельности и развития.
Для реализации данной цели необходимо решать следующие управленческие задачи:
- обслуживания кадрового потенциала страны, обладающего высоким интеллектом (информированностью), воплощением в научные, научно-технические, управленческие и другие жизненно-важные решения;
- финансового обеспечения информационной деятельности, направленной на инновационные, конкурентоспособные НИР и ОКР; другие разработки высокого уровня и их воплощение в жизнь;
- снабжение материальной базы компьютерными средствами, телекоммуникациями, новыми информационными технологиями;
|
|
|
- развития информационного менеджмента, маркетинга, бизнеса.
Для решения перечисленных задач необходимо выполнение таких функций управления как прогнозирование, планирование, организация, контроль информационной деятельности. В каждой функции необходимым элементом является анализ, на основе которого принимается решение.
Информационными функциями управления являются сбор, обработка, хранение, поиск, анализ и распределение информации по уровням, задачам, функциям или конкретным проблемам, стоящим перед субъектом управления.
Анализируя существующее положение дел в области технологии управления и принятия управленческих решений, особенно во вновь создающихся малых и средних оргструктурах, можно сделать вывод, что доминирует бессистемная, без информационная технология управления. Еще действует сложившийся ранее стиль управления в нашем государстве, использующий преимущественно текущую информацию, так называемый «диспетчерский» инструмент информирования и принятия оперативных решений, который имеет целый ряд принципиальных недостатков.
Известно, что сущность управления состоит в подготовке, принятии и реализации управленческих решений, в постоянном рассмотрении проблем, ситуаций (отклонений от заданного режима), возникающих как правило, в связи с нерешением стратегических, а подчас и тактических задач управления. Это не позволяет обеспечить режим предотвращения сбойных ситуаций, избежать режима устранения последствий свершившихся отклонений от нормального хода производства.
|
|
|
Создание и реализация управленческих информационных систем (УИС) были и остаются в мировой практике одними из главенствующих средств успешного функционирования и развития любой организационной структуры государственного и негосударственного сектора управления. Они являются составной частью любой системы управления, всеобъемлющей функцией, обеспечивающей уровень реализации всех других функций управления.
Сущность информации, информационных ресурсов, систем и технологий
Ряд философов выдвинули концепцию информации, в соответствии с
которой информация является одним из основных универсальных свойств
материи, обладающей способностью отражения в сознании людей.
Такое определение информации основывается на принципе единства
мира, который означает, что все природные «категории» связаны в единую
систему. Их познание позволяет устанавливать все новые и новые закономерности, свойства и явления и их причинно-следственные связи. При
этом познание материального мира состоит из двух стадий: отражения с
последующим восприятием нового явления – «разнообразия»; генерации
(мышления) и получения нового знания (информации).
|
|
|
На основе такого понимания построена теория семантической (смысловой) информации, которую выдвинул К. Шеннон. Понятие информации определяется как сведения, которые снимают или уменьшают существующую до их получения неопределенность.
В 1948 году К. Шеннон вывел формулу, ставшую основой количественной теории информации:
, (2.1)
где Н – энтропийная мера количества информации;
m – число символов, из которых составлено сообщение;
k – число символов в одном сообщении;
Pi – вероятность появления i-го символа в сообщении.
Если Pi=1/n, т.е. все вариантности равны между собой, то (2.1) преобразуется в формулу Шеннона-Хартли:
, (2.2)
где n – число равновозможных исходов.
Если n=2, то H=log22=1бит.
Единица информацииполучила название «бит» (binary digit – двоичная единица). Единицей информации (1 бит) условно принято считать то ее количество в сообщении, которое сокращает неопределенность вдвое.
Шенноновское определение информации оказалось чрезвычайно удобным и продуктивным для многих направлений науки, в том числе в теории принятия решений.
Информация изменяет уровень знаний субъекта, и этим определяется ее сигнальный характердля системы. Система реагирует на относительные величины, характеризующие разницу между предыдущим и последующим ее состоянием. Сигнальность основана на способности дифференциации состояний системы.
Оценка семантической (смысловой) информации, к которой относится научная информация, содержащаяся в некотором сообщении (тексте), оценивается степенью изменения индивидуальной информированности субъекта или общества путем экспертной оценки или математических методов.
Информированность общества или отдельного субъекта зависит от воздействия, во-первых, внешней информации, содержащейся в базах и банках данных, в других информационных фондах (полный объем существующей информации); во-вторых, внутренней информации, функционирующей в деятельности субъекта (общества).
Уровень информированности при этом можно определить отношением объема знаний (информированности лица) к общему объему имеющихся знаний по решаемой проблеме.
, (2.3)
где Yi – характеристика информированности специалиста, решающего проблему;
x – объем информации, которым обладает субъект – лицо, решающее проблему;
X – весь объем информации по данной проблеме.
Другие определения уровня информированности состоят в оценке вводимой в систему информации и ее полезности.
Количество использованной и выданной информации (бит), ее качество, отраженные в конечном результате управления, являются единственно правильным критерием управленческого труда. Соотношение между информацией, необходимой для принятия управленческих решений, и результатом управления позволяет сделать объективную оценку этих результатов, т.е. уровня управления.
, (2.4)
где Yy – уровень управления, который определяется отношением уровня информации (Yi) к результату управления (Py).
Рассматривая информацию как продукт труда, уровень совершенства управления (Yy) как произведение уровня используемых знаний (информированности), необходимых для решения задач по повышению показателя уровня управления (Yy), может быть определен как произведение уровня используемых знаний и опыта (информированности субъекта, принимающего решения) и фондовооруженности (Ф) средств труда и их стоимости
, (2.5)
где а - коэффициент, учитывающий условия системы.
Критерий фондовооруженности (Ф) и уровень информированности (Уi) существенно различаются по своей природе, однако между ними существует прямая связь.
Ф – характеризует количество и стоимость средств труда, от которых зависит прибыль предприятия, а Уi – их качество, степень использования в них накопленной полезной информации, воплощенной в средствах труда и в выпускаемой продукции.
Обобщая вышеизложенные понятия информации, следует условно разделить ее на научную, научно-техническую, экономическую и, в их составе, - управленческую, отражающую эти взаимосвязанные сферы деятельности. В этой связи можно дать определения различным видам информации.
Научная информация – это сигналы, извлеченные из окружающей действительности (природного мира и общества), отраженные в сознании человека, преобразованные в виде осмысленных и переданных для использования в решениях научных, научно-технических, производственных и управленческих задач данных. Это логическая, творческая информация, полученная в результате целенаправленного изучения окружающей действительности, обобщения результатов в виде гипотез, теорий и методов их воплощения в практическую действительность, например, в технику, технологию, новые вещества, новые формы организации труда и управления.
В законах «Об информации» и «О научно-технической информации» дана обобщающая характеристика сущности информации. В первом из них говорится об информации, отражающей события и явления, происходящие в обществе, государстве и окружающей природной среде, зафиксированной в документах или публично оглашенной с помощью определенных средств, каналов и форм связи. В этом определении речь идет о постоянных общих сведениях, функционирующих в жизни общества – в общественной деятельности, в социальной, политической, культурной и других сферах.
В законе о научно-технической информации, в силу ее специфики и значимости, дается более обширное и в то же время конкретизирующее эту область определение.
Научно-техническаяинформация – это документированные или публично оглашаемые сведения об отечественных и зарубежных достижениях науки, техники и производства, полученные в ходе научно-исследовательской, опытно-конструкторской, проектно-технологической, производственной и другой деятельности, результирующей основой которых является экономическая информация.
Экономическая информация – это данные, отражающие хозяйственную деятельность предприятия или любой другой организационной структуры в виде таких показателей как производительность труда, себестоимость продукции, прибыль и другие показатели деятельности. Это информация о процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ в форме диаграмм, матриц, расчетов и т.д.
К экономической информации относится конъюнктурная, коммерческая, статистическая, фактографическая.
Конъюнктурная – отражает состояние рынка (уровень изменения цен на товары и услуги, курсы ценных бумаг и валюты, банковские ставки, дивиденды, уровень инфляции и другие).
Коммерческая – отражает спрос и предложение по видам товаров и услуг (соотношение спроса и предложения), конкурентоспособность продукции.
Статистическая – это информация о динамике качественных и количественных изменений в экономике. Она отражается в формах статистической отчетности и формируется на предприятиях (в организациях), а затем в областных и центральных статистических органах.
Фактографическая – свидетельствует о номенклатуре изделий, их мощности, капиталоемкости и т.п. В качестве фактографической информации чаще других данных (фактов) выступают технико-экономические показатели в виде технико-экономических параметров производства в целом.
Важной составляющей экономической является маркетинговая информация, отражающая:
• потенциал рынка, его объем, оборот, покупательную способность, а также сегментацию клиентуры, конкурентов, конкурирующие изделия и их свойства, цену, спрос, готовность конкурентов к поставке;
• возможности предприятия производить продукцию, соответствующую рыночным запросам, внутренний производственно-ресурсный потенциал и результаты его использования (прибыль и убытки, рентабельность выпуска товаров, производственные резервы и запасы, издержки производства, научно-технический потенциал, квалификация кадров, специализация производства, ценообразование).
Согласно классификации научных знаний и учебных дисциплин к разделу экономики относится управление и соответственно вышеперечисленные виды информации.
Управленческая информация – это, прежде всего, сведения (данные), которые отражают состояние объекта управления. Об информации можно вести речь лишь при условии, что известен объект, являющийся источником информации, и есть субъект, заинтересованный в информации об этом объекте для достижения определенных системных целей.
Взаимодействие субъекта (органа управления) с объектом управления происходит на основе информационных процессов, в которых информация является предметом, средством и продуктом управленческого труда.
Информация (данные) является предметом труда, если она составляет активно используемую их часть, необходимую для принятия решений.
Последние десятилетия в деловом мире произошли коренные изменения в сфере управления (менеджмента), связанные с разработкой и использованием новых информационных технологий в процессе подготовки управленческих решений. Следовательно, информация в процессе ее преобразования является средством управленческого труда.
Информация как продукт управленческого труда отражается в принятом решении и результате его реализации.
В литературе существует множество определений информации в зависимости от ее конкретного назначения. Кроме того, в науке об информации рассматривается ряд взаимосвязанных элементов, раскрывающих содержание информации как информационного ресурса и продукта информационных систем.
Информационный ресурс – можно рассматривать как результат прошлого труда. Все источники информации представляют собой прошлый труд ученых, инженеров, управленцев и других специалистов, овеществленный в материальных носителях: книгах, журналах, описаниях изобретений, контрактной, технической документации и другой печатной продукции.
В то же время информационный ресурс служит предметом труда различных специалистов (научных работников, управленцев, инженеров и других творчески работающих субъектов). В процессе их деятельности задействованы результаты прошлого труда, зафиксированные в документальных источниках информации, которые в результате использования преобразовываются, приобретая качественно новые свойства, в новые научные или управленческие решения, или материализуются в созданных машинах, оборудовании и технологии. В процессе творческой деятельности создается качественно новая информация, отличающаяся от ранее известной тем, что она объединяет в себе творческий труд ученых, управленцев, инженеров и других категорий специалистов, переходя, при этом, из совокупности прошлого в живой труд.
Информационный ресурс можно рассматривать как объем информации, которым располагает конкретное государство, отрасль производства, предприятия, НИИ, ПКБ, коммерческие и другие структуры, отдельные субъекты.
Научно-техническая информация (НТИ) как особый видресурса обладает свойством сберегать все другие производственные ресурсы – труд, материалы, энергию. Ускоренное развитие науки, техники, производства увеличивает потребности в новой полезной и синтезированной информации. В этих условиях актуализируется фактор использования информационного ресурса, экономическую сущность которого можно выразить следующими положениями.
1. Научно-техническая информация выступает не только в качестве дополнительного ресурса развития материального состояния общества, но и в качестве заменителя традиционных производственных (трудовых, сырьевых, энергетических, финансовых и других) ресурсов. Эти свойства НТИ как ресурса являются универсальными. Чем выше уровень функционирования информационной системы, тем, при прочих равных условиях, экономнее расходуются трудовые, сырьевые, энергетические и другие ресурсы.
2. Оптимизация научной, технической, производственной деятельности сводится к замене материальных ресурсов нематериальными (информационными). Важен именно оптимальный, а не максимальный уровень замены, поскольку информационный ресурс, как и все другие, имеет ограниченные возможности. На его пополнение, обработку, систематизацию, накопление и использование затрачиваются трудовые, энергетические, финансовые ресурсы. В информационную сферу вовлечены наука, образование, связь, средства массовой информации, производство средств механизации и автоматизации информационных процессов и т.д. Затраты материально-энергетических ресурсов на формирование и создание информационного ресурса меньше той экономии традиционных материально-энергетических ресурсов, которое достигается благодаря уменьшению неопределенности и, следовательно, выбору лучших путей развития науки, техники, производства.
3. Наука является движущей силой лишь по мере превращения ее идейного потенциала в научно-техническую информацию как важнейшую базу и компоненту экономического ресурса. Наука здесь выступает не отвлеченно, а в составе единого информационного ресурса, включающего соответствующие системы. Например, государственные системы научно-технической информации, методы коммуникативного процесса, все формы материальных носителей информации. Процесс этот строго избирательный: возникшие информационные потребности должны удовлетворяться оперативно, эффективно, конкретно и комплексно.
4. Поскольку НТИ принципиально неотделима от ее материальных носителей, понятие информационного ресурса закономерно включает в себя технологию сбора, аналитико-синтетической переработки, накопления, хранения и передачи информации.
5. Выдвижение информационного ресурса в разряд экономических факторов первостепенного значения вызывает необходимость механизации и автоматизации информационных процессов, разработки и реализации новых информационных систем и технологий.
Каждая система, простая или сложная, представляет собой интегрированное целое, состоящее из множества элементов и подсистем – взаимосвязанных и взаиморегулируемых величин, выполняющих определенную функцию.
Это общее понятие любой системы относится и к понятию информационной системы. Каждая из систем имеет свое назначение, которое и определяет ее цель. Цель любой системы всегда подчинена цели более широкой системы, а она, в свою очередь, - цели более глобальной системы. Но цели не бесконечны. Любая реальная система имеет конечную цель. Например, цель системы научно-технической информации – обеспечить достижение высокого уровня науки, объектов техники, удовлетворяющих потребности общества.
Исходя из определения информации как системы накопления знаний, представляющей собой процесс ее формирования и потребления, рассмотрим пример информационной системы в цикле «наука – техника – производство – потребление», в составе которого каждая из единиц цикла и в целом весь цикл – это объект управления (система в системе). Управление в нем является обобщающим, координирующим элементом, системой высшего уровня.
Развитие вышеуказанного цикла является основой научно-технической и, соответственно, экономической базы каждого государства.
На примере процесса создания и потребления информации в цикле «науке - техника - производство – потребление» можно рассмотреть простейшую информационную систему (см. рис. 2.1). В центре схемы условно изображен запас научной информации, которым располагают все «единицы науки» на данный момент времени. Такой запас научно-технической и управленческой информации можно представить в виде гигантского центрального хранилища научно-технических и других текстов. В действительности этот запас знаний овеществлен совокупностью всех существующих баз и банков данных, центров научно-технической и экономической информации, в т.ч. библиотек, архивов, справочно-информационных фондов. На схеме квадратами изображены действующие «единицы науки», под которыми следует понимать как отдельных научных работников, так и целые научно-исследовательские коллективы и учреждения. Сплошными стрелками показаны потоки, которые создаются действующими единицами науки и направляются в наличный запас научной информации (восходящий поток информаций). Типичным примером таких потоков являются научно-техническая и другая литература (статьи, монографии, книги и т.д.). Пунктирные стрелки, направленные из центра, отражают потоки информации, поступающие из накопленного запаса к действующим единицам науки (исходящий поток информации). Примером такого движения потоков является получение информации научными, учебными и другими учреждениями по подписке, межбиблиотечному абоненту, по запросам в автоматизированных базах и банках данных.
Таким образом, действующие единицы получают информацию из накопленного запаса и направляют в него информацию, выработанную в результате теоретических исследований, наблюдений или экспериментов. Действующие единицы типа проектно-конструкторских организаций, используя научную информацию из накопленного запаса, составляют проекты, рабочие чертежи, технологические карты и другие виды технической документации и направляют их исполнителям-предприятиям (ИП) для изготовления продукции и ее реализации потребителям (П).
Цикл создания и использования научно-технической информации завершается ее воплощением в материальный объект (машину, аппарат, агрегат, технологию, вещество) и последующим ее потреблением. Она приобретает другое качество, отражающее физическое состояние объекта, его технико-экономические параметры и конечные экономические и социальные (потребительские) характеристики, которые служат основой для выбора новых научных направлений и решений научно-технических задач, т.е. последующего цикла создания и использования научно-технической информации. В этом, собственно, и состоит своеобразный «кругооборот» информации, приводящий к непрерывной интенсификации процессов науки, производства, потребления и организации управления этими процессами.
Приведенная схема создания и использования научно-технической информации представляет собой абстрактную, в некотором роде идеализированную систему. В ней не раскрыта внутренняя сложная иерархическая структура взаимодействия единиц науки и информационных процессов.
Примером другой информационной системы может служить управленческая информационная система (УИС), в которой взаимосвязь между объектом и субъектом основывается на информации о внутренней и внешней средах.
| Запас научной информации |
| Т |
| Т |
| П |
| П |
| П |
| П |
| П |
| ИП |
| ИП |
| ИП |
| ИП |
| ИП |
| Пк |
| Пк |
| Пк |
| Пк |
| Пк |
| Э |
| Э |
| Э |
| Э |
| Э |
| Управление |
| Управление |
| У П Р А В Л Е Н И Е |
| У П Р А В Л Е Н И Е |
| Т |
| Т |
| Т |
Рис. 2.1. Схема создания и потребления информации (абстрактная информационная система)
Управленческая информационная система – это:
• совокупность данных, правил их обработки с использованием технических средств, определяющих информационную и коммуникационную структуру предприятия;
• сосредоточение на анализе, структуризации и использовании информации;
• систематическое планирование, организация, координация и контроль информационной деятельности и коммуникаций, в т. ч. поиск, обработка, хранение и распределение информации по уровням управления и по решаемым задачам (см. рис. 2.2).
Современный менеджмент тесно смыкается с маркетингом. Лишь система информационного маркетинга может дать необходимый результат в менеджменте.
Маркетинговаяинформационная система (МАИС) – совокупность информации о спросе, предложении и возможности использования инструментов маркетинга, а также организационных правил относительно создателей (носителей) информации и ее потребителей, потоков информации между ними, методов, необходимых для обработки информации (см. рис. 2.3).
На основе МАИС формируется концепция управления производственно-сбытовой и финансовой деятельностью предприятия. С позиции всестороннего изучения потребностей рынка в целях удовлетворения запросов потребителей и получения максимальной прибыли, реализация маркетинговых мероприятий опирается на информацию о рынке товаров и услуг, связанную с производством и сбытом.
Исходя из вышеизложенных понятий информационных систем, каждая из них представляет собой систему сбора, обработки данных о какой-либо предметной области, со средствами накопления, хранения, поиска и выдачи данных.
Они отличаются лишь выполняемыми функциями и средствами решения задач. Они могут быть справочными, информационно-поисковыми, обучающими, моделирующими и другими.
Наиболее распространенными в управлении программно-технических средств являются многофункциональные АРМ учреждения, функционирующих как информационные системы.
Современный менеджмент не может развиваться без использования компьютерной техники и автоматизированных информационных систем последнего поколения.
В последние десятилетия в ряде промышленно развитых (США, Японии и др.) информационные системы получили широкое развитие на основе разработки и реализации новых информационных технологий, в частности, высокоэффективных информационно-управленческих, являющихся главным направлением перестройки современного менеджмента.
Информационная технология – это комплекс методов, способов и средств, обеспечивающих хранение, обработку, передачу и отображение информации. Развитие информационной технологии в условиях современного научно-технического прогресса неразрывно связано с применением вычислительной техники и информационно-измерительных систем, заменой традиционных материальных носителей информации (прежде всего бумаги). При этом широко используются методы и средства создания и ведения баз данных, языки высокого уровня, непроцедурные языки манипулирования данными, видеотерминальная техника, специализированные процессы редактирования текстов, работы с грамматической и картинной информацией.
Технологическую основу информации менеджмента создают компьютеры последних поколений и современные средства связи. На базе этих средств формируются целостные системы (методы, способы) сбора, переработки, передачи, использования информации в целях управления.
| Распределение информации |
| по уровням управления |
| по решаемым задачам |
| Обработка информации |
| анализ-синтез |
| формализация |
| Поиск информации |
| Функции управления |
| прогнозирование планирование |
| организация контроль |
| п р о ц е с с ы |
| у р о в н и |
| о б ъ е к т ы |
| система поиска |
| технология |
| Информационная подготовка решения, альтернативы, оптимальное решение |
| стратегический |
| тактический |
| оперативный |
| первый |
| второй |
| третий |
| Внутрипроизводственная и внешняя среда |
Рис. 2.2. Управленческая информационная система (УИС)
| Экономи-ческая |
| Научно-техничес-кая |
| Полити-ческая |
| Демогра-фическая |
| Природ-ная |
| Культур-ная |
| Внешняя макросреда, связанная с производством и рынком сбыта |
| Потребители |
| Товары |
| Каналы сбыта |
| Конкуренты |
| Финансовая служба |
| Отдел снабжения |
| Отдел сбыта |
| Служба научных исследований |
| Руководители |
| Информация о рынке товаров и услуг |
| Информация о производстве товаров и услуг |
| Банк методов обработки информации |
| Банк моделей для поддержки решений |
| МАИС |
| БД |
| БД |
| БД |
Рис. 2.3. Потоки маркетинговой информации в МАИС
К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:
• персональные компьютеры для электронной обработки информации, электронной почты, дисплейного доступа к базам данных;
• электронные пишущие машинки;
• текстообрабатывающие системы;
• средства для обмена информацией;
• локальные компьютерные сети;
• интегрирование сети и др.
Приводится общее определение НИТ: «Новая информационная технология – совокупность внедряемых («встраиваемых») в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы, и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (данных, идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается НИТ».
Дата добавления: 2019-09-13; просмотров: 108; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!