Работа с отчетами в среде MS Access
Как правило, в базах данных информация распределена по многим таблицам, имеющим большие размеры, поэтому их трудно анализировать даже после распечатки на бумаге. Отчеты служат для выбора из базы данных требуемой информации и вывода ее на бумагу или на экран ПК в удобной и наглядной форме. В качестве источника информации для отчетов можно использовать таблицы и запросы.
Создание автоотчета
В качестве источника информации для автоотчета может служить только одна таблица или только один запрос. Автоотчет создается программой Ассеss полностью автоматически. Пользователь не имеет возможности вмешаться в процесс создания отчета. Поэтому информацию для автоотчета, как правило, следует подготовить заранее, создав сначала специальный запрос, который выбирает только нужные данные из одной таблицы, размещает их в требуемом порядке и, если необходимо, осуществляет их математическую обработку этот запрос затем используется как источник информации для отчета. Вид такого запроса приведен на рис.29.
Рис.29
В этом запросе поля н_фир, н_изд, Цена и пост взяты из таблицы КомпИЗД, а в поле Выражение1 выведено произведение полей Цена и пост.
Создание автоотчета начинается со щелчка мышью на кнопке Отчеты, а затем на кнопке Создать. Появляется окно Новый отчет. Вид его показан на рис. 30. Щелкнем мышью на пункте Автоотчет: ленточный.
Рис.30
Далее следует указать источник информации, которая будет отображена в отчете. Для этого открываем окно выпадающего списка и щелкаем мышью на запросе Поставка. После этого нажимаем кнопку ОК. В результате появляется автоотчет Поставка, показанный на рис. 31. Сохраняем отчет.
|
|
|
Рис. 31
Создание автоотчета в столбец осуществляется аналогично.
Создание отчета с использованием мастера
Мастер отчетов может включать в состав отчета информацию как из одной, так и из нескольких таблиц и запросов. Отчет создается не автоматически, а в диалоге с пользователем, в соответствии с его указаниями. Для примера рассмотрим порядок создания отчета, в котором в качестве источника информации используются поля н_фир и тлф_п из таблицы Фирма, а также поля н_изд и Выражение1 из запроса Поставка.
Создание отчета начинается со щелчка мышью на кнопке Отчеты, а затем на кнопке Создать окна базы данных. Появляется окно Новый отчет. Щелкнем мышью на пункте Мастер отчетов. Источник информации для отчета в выпадающем списке этого окна можно не указывать. Нажимаем кнопку ОК. Появляется окно Создание отчетов. В этом окне раскрываем выпадающий список Таблицы и запросы и щелкаем мышью на имени таблицы Фирма. В области Доступные поля появляется список полей таблицы Фирма (рис.32).
|
|
|
Рис. 32
В окне Создание отчетов можно отобрать нужные поля или изменить порядок их расположения в отчете. Для этого в области Доступные поля щелкаем на нужном имени поля, а затем на кнопке >. Имя этого поля скопируется в область Выбранные поля. Затем переносим следующее поле и так все нужные поля. В отчете отобранные поля будут располагаться в том же порядке (слева направо), как они располагаются в правом списке (сверху вниз). В нашем примере из таблицы Фирма переносим поля н_фир и тлф_п. Затем снова раскрываем выпадающий список Таблицы и запросы и в нем выбираем имя запроса Поставка. В область Выбранные поля переносим поля запроса н_изд и Выражение1. Закончив отбор полей, нажимаем кнопку Далее>.
Появляется следующее окно Создание отчета с надписью: Выберите вид представления данных. В этом окне ничего не вводим и нажимаем кнопку Далее>. Появляется следующее окно Создание отчета с надписью Добавить уровни группировки? В этом окне ничего не вводим и нажимаем кнопку Далее>. Появляется следующее окно Создание отчета с надписью Выберите порядок сортировки и вычисления выполняемые для записей. Продемонстрируем возможность проведения групповых вычислений, для чего нажмем кнопку Итоги... Появляется окно Итоги, в котором вводим опции S ит и Вычислять проценты, после чего нажимаем кнопку ОК. Происходит возврат в окно Создание отчета, в котором нажимаем кнопку Далее. Появляется следующее окно Создание отчета с надписью Выберите вид макета для отчета. Делаем выбор и нажимаем кнопку Далее> Появляется следующее окно Создание отчета с надписью Выберите требуемый стиль. Делаем выбор и нажимаем кнопку Далее>. Появляется следующее окно Создание отчета с надписью Задайте имя отчета. В текстовом окне предлагается создаваемому отчету присвоить то же имя что и имя источника информации. Если вы согласны — нажимаете кнопку Готово, если нет — печатаете другое имя. Вводим имя Поставка и нажимаем кнопку Готово. Появляется отчет, вид которого показан на рис. 33.
|
|
|
Рис. 33
Дата добавления: 2019-07-17; просмотров: 156; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!