Информационная система административного управления
В ходе производственной практики в администрации ленинского района выполнялось индивидуальное задание «Анализ организации и возможности использования информационных систем (далее ИС)». В качестве конкретного ИС был выбран сайт администрации города Владимира, раздел администрация ленинского района. В качестве объектно-ориентированных информационных систем можно взять внутреннюю базу данных организации.
Если говорить, в общем, то информационная система административного управления предназначена для удовлетворения потребности пользователей в информации, необходимой для осуществления деятельности муниципальной органов власти и управления в сферах, определенных актами законодательства или иными нормативными правовыми актами. Информационное обеспечение административного управления - это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией. К пользователям информацией относятся любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и пользующиеся ею. Такими общепризнанными средствами являются системы информационного обеспечения различных классов и видов, средства телерадиокомпаний, массовой информации.
Все информационные потоки администрации можно разделить на два вида: внешние и внутренние.
|
|
|
К внешним относится информация, циркулирующая между населением, сторонними организациями и администрацией.
Ко внутренней относится документооборот администрации, информационные массивы, статистическая информация и т.д.
Получаемая информация накапливается, обрабатывается и становится информационным ресурсом, включаемым в общую информационную систему, а структура-накопитель - владельцем информационного ресурса.
Быстрый рост количества информации, особенно начиная со второй половины 20 века, стал приводить к заметному замедлению и ухудшению работы с ней. Возникла необходимость более качественной обработки, передачи и более быстрого поиска информации. В это же время происходит бурное развитие научно-технического прогресса и, как одной из его составляющих, информационных наук и технологий.
Это дало возможность принципиально по-новому подойти к проблеме хранения, обработки и передачи информации, особенно ее больших массивов с помощью электронно-вычислительных устройств.
В настоящее время эти технологии очень широко используются, в том числе, и при обработке информации, используемой в муниципальном управлении.
В администрации ленинского района автоматизацию обработки, хранения и передачи данных начали внедрять около 6 лет назад. Первоначально задача сводилась к печати и хранению распорядительных документов. Сегодня это огромные массивы данных по самым различным направлениям.
|
|
|
Возможности информационных технологий и систем в административном управлении
В настоящее время созданы все необходимые технологические и организационные условия для совершенствования деятельности органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений на основе широкомасштабного использования информационных технологий. Во многих муниципальных образованиях в результате выполнения мероприятий по проведению административной реформы функционируют элементы инфраструктуры электронного правительства (реестр муниципальных услуг, центры общественного доступа к информации органов власти и государственным электронным услугам, многофункциональные центры предоставления услуг, технические средства организации электронного межведомственного взаимодействования), внедрены системы электронного документооборота, решены многие другие задачи, связанные с формированием современной базовой информационно-технологической инфраструктуры муниципальных образований. В сети Интернет функционируют официальные сайты муниципальных образований, на которых размещается нормативно-правовая, справочная, оперативная и иная информация, касающаяся муниципального управления.
|
|
|
Вместе с тем в муниципалитетах существует ряд проблем, препятствующих эффективности использования информационных и телекоммуникационных технологий в целях повышения качества жизни граждан, развития экономической, культурно и духовной сфер жизни общества, совершенствования системы местного самоуправления, таких как:
· низкие темпы внедрения системы электронного документооборота в деятельность администраций муниципальных образований и её структурных подразделений;
· сохраняющееся неравенство структурных подразделений органов местного самоуправления в техническом обеспечении, разнородность информационных систем и разрозненность информационных ресурсов, отсутствие механизмов обеспечения взаимодействия, недостаточная квалификация пользователей и технического персонала;
· отсутствие или недостаточная развитость нормативно-правовой и организационно-методической базы, стандартов и регламентов предоставления органами местного самоуправления электронных услуг и необходимой информации населению, организациям и органам государственной власти;
|
|
|
· отсутствие в составе органов местного самоуправления электронных услуг и необходимой информации населению, организациям и органам государственной власти;
· отсутствие в составе органов местного самоуправления структурных подразделений и (или) квалифицированных специалистов, в обязанности которых входило бы развитие информационных технологий.
Сегодня далеко не во всех муниципальных образованиях в структуре органов местного самоуправления имеются отделы или управления по развитию информационных технологий, а если они есть, то их деятельность зачастую не соответствует обязательному в положении об этом отделе функционалу, должностные инструкции сотрудников данных отделов зачастую отсутствуют; недостаточный уровень охвата населения муниципального района услугами Интернета и технических возможностей, которые решали бы вопросы доступности сведений о муниципальных услугах, предоставляемых органами местного самоуправления в электронном виде. Доступ к базовым информационно-коммуникационным услугам и социально значимой информации должен быть обеспечен всем гражданам независимо от места их проживания и социально-экономического положения; неучтенные особенности внедрения информационных технологий для сельских и удаленных территорий, отсутствие у органов местного самоуправления, которые осведомлены о нуждах и потребностях сельского населения, финансовых возможностей для самостоятельного решения возникающих в данной сфере проблем; неэффективное информационное взаимодействие между государственными и муниципальными структурами управления, недостаточная согласованность работ по внедрению информационных систем и технологий в систему государственного и муниципального управления, учреждений и ведомств и, как следствие, низкий уровень интеграции существующих систем местного самоуправления; недостаточное развитие современной информационной среды для взаимодействия органов управления с населением; отсутствие новых подходов к обеспечению информационной безопасности в связи с интенсивным внедрением и развитием информационно-коммуникационных технологий; недостаточный уровень финансирования муниципальных программ информатизации, которым обусловлен низкий уровень готовности вкладывать средства местного бюджета в развитие информационных систем, как следствие приоритет отдается решению более насущных задач, связанных с непосредственными нуждами населения, такими как услуги ЖКХ, строительство дорог и др. Для информационных технологий естественным и самым главным является то, что они устаревают и заменяются новыми. В связи с этим при внедрении новых информационных технологий достаточно важно учитывать тот факт, что информационные технологии имеют крайне высокую скорость сменяемости более новыми видами или версиями. При этом периоды сменяемости могут колебаться от нескольких месяцев до одного года. Именно поэтому их необходимо регулярно модернизировать для их эффективного использования.
Вначале работа с информацией в административном управлении осуществлялась только с помощью стандартных программ: текстовых редакторов, электронных таблиц и систем баз данных. С увеличением и усложнением задач возникла необходимость создания специализированных программных комплексов, так называемых автоматизированных систем обработки информации (АСОИ), систем управления баз данных (СУБД) и автоматизированных рабочих мест (АРМ).
В настоящее время в зданиях администрации города и районных администраций компьютеры соединены в локальные вычислительные сети (ЛВС), а основная масса информации хранится на выделенных серверах - специальных компьютерах, предназначенных для этих целей. Доступ к информационным ресурсам осуществляется через ЛВС, что заметно уменьшает время доступа к данным, экономит ресурсы персональных компьютеров, и, что немаловажно, предотвращает дублирование информации.
На данный момент с помощью информационных технологий можно подать электронное обращение в администрацию, минуя походы по различным инстанциям. Также комитет по информатизации, связи и телекоммуникации Владимирской области включило отдельные услуги в портал государственных услуг, например по жилищно-коммунальному хозяйству.
Комплекс информационных систем должен решать следующие задачи:
· организация документооборота и делопроизводства;
· поддержка принятия управленческих решений;
· автоматизация ведения паспортного учета граждан, баз данных по составу населения, призывному возрасту, занятости, социально незащищенному населению, миграционному движению населения;
· формирование и печать различных форм учета и отчетности о составе населения, формирование списков жителей по специальным запросам органов государственной власти и местного самоуправления, различных справок и выписок, предоставляемых населению;
· автоматизация ведения учета доходов семей для начисления социальных льгот и субсидий;
· автоматизация учета социальных льготи социальных выплат отдельным категориям граждан;
· автоматизация работы с информацией о техническом состоянии жилищного фонда;
На основании вышесказанного весь комплекс информационных систем органов муниципального управления можно разделить на следующие функциональные блоки:
· управления;
· мониторинга и контроля;
· учета и отчетности;
· документооборота;
· коммуникационный.
Своевременный и точный учет показателей деятельности организации в современных условиях является одним из важнейших факторов эффективного функционирования экономического субъекта, поэтому автоматизация учета и отчетности становится одной из первостепенных задач комплекса информационных систем администрации района. Система учета и отчетности связана как с внутренней, так и с внешней средой организации. Так, для внутренних нужд, в первую очередь, для руководителей и начальников отделов администраций района, важны данные управленческого учета отчетности, в которых отражены основные показатели функционирования организации. Именно результаты управленческого учета используются для принятия решений руководством различных уровней управления.
Не менее значимы и такие виды учета, как бухгалтерский, налоговый, статистический. Так, бухгалтерский учет признается наиболее достоверным видом учета, поскольку обеспечивает непрерывное сплошное отражение всех фактов хозяйственной жизни на основании первичных учетных документов в денежном измерении и является наиболее детально регламентированной государством системой учета. Автоматизация налогового учета позволяет оперативно вести исчисление местных налогов и сборов. Одной из главных задач статистического учета в условиях администрирования является сбор и предоставление количественном представлении достоверных данных в виде различных отчетов о населении различных разрезах, материальных ресурсах, жилищном и земельном фондах и т. д.
Система электронного документооборота выделена в отдельный функциональный блок ввиду особой важности делопроизводства для экономических субъектов, в частности, для органов муниципальной власти. Вся информация, с которой работает администрация, фиксируется на определенном носителе в виде документа. Поэтому особенно важно автоматизировать операции по сбору, накоплению, обработке, хранению и удалению различных видов документов. К таким операциям можно отнести, например, выдачу населению различных справок и выписок, маршрутизацию движения документов внутри организации (между подразделениями), ведение архива, регистрацию входящих документов и т. д.
Коммуникационный функциональный блок обеспечивает связь как внутри организации между руководством и различными отделами, так и с внешней средой (вышестоящие органы власти, контролирующие организации, население, контрагенты и т. д.), позволяя администрации района координировать свои действия, быть в курсе и оперативно реагировать на различные изменения во внутренней и внешней среде.
Таким образом, что системы документооборота и коммуникаций являются связующим звеном и внутри организации между руководством и подразделениями, и организацией и внешней средой. Система учета и отчетности является источником информации и для внешней среды, и для системы мониторинга и контроля, на основе данных которой, а также состояния внешней среды, блок управления обеспечивает поддержку принятия решений руководством, которые посредством документооборота и коммуникаций могут быть донесены до отделов.
Комплекс информационных систем органов местного самоуправления тесно интегрирован с информационными системами федеральных органов власти, образуя единое информационное пространство органов государственного управления. В совокупности с информационными системами прочих государственных ведомств формируется система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
При внедрении информационных систем в органы местного самоуправления, администрации требуется учитывать множество факторов, в том числе население муниципального образования, численность штата администрации, решаемые муниципальной властью задачи, тип муниципального образования, уровень финансирования, обеспеченность информационными технологиями вышестоящих государственных и муниципальных органов, взаимодействие с ними. Одной из важнейших задач администрации района является оказание помощи населению района, поэтому первоочередным вопросом при внедрении комплекса информационных систем является формирование в организации систем документооборота и коммуникаций в совокупности с функциональным блоком учета и дальнейшей интеграцией в систему межведомственного электронного взаимодействия.
Внедрение информационных технологий в процесс управления государством, в частности, в администрации, стоит сегодня как никогда остро, ведь данные операции приводят к вполне осязаемому эффекту.
Администрация Ленинского района города Владимира достаточно полностью оснащена компьютерами и интернетом, имеются локальные сети, которые значительно улучшают эффективность использования компьютеров для интернет-технологий.
На данный момент и администрация города Владимира, и администрация различных районов используют следующие информационные системы, представленные в таблице 1.
Таблица 1
Информационные системы
| № | Наименование | Описание |
| 1. | Официальный Интернет-портал администрации Владимирской области | Корпоративный Интернет-портал для обеспечения доступа к информации о деятельности органов исполнительной власти области и структурных подразделений администрации области |
| 2. | Система электронного документооборота и делопроизводства администрации области «СЭДД АВО» на базе платформы «Alfresco» | Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. |
| 3. | Государственная информационная система обращений граждан | Предназначена для обеспечения рассмотрения и обработки обращений граждан в администрации Владимирской области в соответствии с требованиями Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 года N 59- ФЗ |
| 4. | ГАС Управление | Региональный сегмент государственной автоматизированной системы «Управление» |
| 5. | "Сбис ++ Электронная отчетность" | Организация электронного защищенного и юридически значимого документооборота с различными контролирующими органами |
| 6. | "1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8" и "Камин: Расчет заработной платы для бюджетных учреждений. Версия 3.5." | Автоматизация бухгалтерского учета и начисления заработной платы |
| 7. | «КАМИН: Кадровый учет. Версия 3.0» | Автоматизация кадрового учета |
| 8. | Портал оценки регулирующего воздействия | Портал предназначен для проведения публичных консультаций в целях оценки регулирующего воздействия проектов и экспертизы действующих актов |
| 9. | Официальный сайт Губернатора области | Предназначен для размещения информации о деятельности Губернатора Владимирской области |
| 10. | Тематический проект для СМИ | Единый информационный портал средств массовой информации Владимирской области «ИНФОРМ-Владимир» предназначен для совершенствования информационного взаимодействия между органами власти, средствами массовой информации, населением Владимирской области и других регионов. |
| 11. | Регистр муниципальных НПА | Регистр муниципальных НПА содержит нормативные акты и уставы МО и предназначен для их ведения и обмена информацией с Минюстом Росии |
| 12. | Форум вопрос ответ | На форуме «Вопрос-ответ» рассматриваются вопросы социально-экономического развития Владимирской области. Данный форум не подменяет собой действие Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». |
Представленные информационные системы сокращают затраты, время выполнения работ. Все системы успешно функционируют как в администрации города, так и в администрациях районов.
Среди информационных технологий, позволяющих организовать доступность к информации существует WEB-сайт. Требования времени диктуют необходимость разработать и реализовать проект создания и сопровождения web-сайта Администрации Ленинского района, на который будет помещаться информация о деятельности администрации, ее структура, полномочия, а также предоставление услуг и обеспечения интерактивного информационного обслуживания граждан и организаций нормативно - правовая информация и многое другое. На данный момент существует только официальный сайт администрации города Владимира. Отдельный сайт района позволит быстрее найти интересующую информацию, подать обращение, найти ответ на интересующий вопрос, ознакомиться с последними новостями района.
Сайт - это набор документов, объединенных общей темой и служащих общей цели. Организация сайта и его постоянная поддержка требует подготовленного специалиста, но для этого необходимо включить в штатное расписание администрации новую ставку специалиста по информационно - коммуникационным технологиям.
Таким образом, во второй части были выявлены возможности использования различных информационных систем в административном управлении, их сильные и слабые стороны, влияние информационных технологий на информационное обеспечение учреждений.
В результате описанного, можно сделать вывод, что ИС не только оптимизируют работу администрации, но и сводят к минимумы ошибки, которые могут внести непоправимые неполадки в работу муниципального образования.
Заключение
Таким образом, в отчете были рассмотрены принципы работы администрации, ее основные цели, построена организационная структура, выполнено индивидуальное задание «Анализ организации и возможности использования информационных систем».
В ходе практики были приобретены следующие знания и навыки: использование нормативно-правовых документов и использование компьютера и программного обеспечения.
Я считаю, что использование вышеприведенных информационных систем позволяет минимизировать ошибки при работе с большим количеством информации, быстрее реагировать на действия внешней среды. Отдельный сайт района необходим администрации ленинского района, так как огромный объем информации и большое количество подведомственных микрорайонов не позволяют быстро найти интересующую информацию на общем сайте администрации города Владимира.
За период практики были приобретены знания по различным информационным системам, используемых в администрации, изучены основные принципы работы учреждения, собрана информация для выполнения индивидуального задания, рассмотрена организация работы бухгалтера и сотрудников учреждения.
Список используемой литературы
Нормативно-правовые акты
1. Закон Владимирской области от 30.05.2007 № 58-ОЗ «О муниципальной службе во Владимирской области»;
2. Устав муниципального образования город Владимир, утвержденный решением Владимирского городского Совета народных депутатов от 29.06.2005 № 231;
3. Положение об администрации района города Владимира, утвержденное распоряжением главы города Владимира от 25.12.2016 № 115.
Учебники и пособия
4. Барановская Т. П., Лойко В. И. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник для вузов. М.: Финансы и статистика, 2007. 416 с.
5. Зотов В. Б. (ред.) Система муниципального управления: Учебник для вузов. 3-е изд., испр. и доп. СПб.: Пи-тер, 2006. 512 с.
Интернет-источники
6. Справочник города Владимира [Электронный ресурс]. URL: http://www.remus-nt.ru
7. Информационные системы [Электронный ресурс]. URL: http://avo.ru/informacionnye-sistemy
8. Администрация города Владимира [Электронный ресурс]. URL: http://www.vladimir-city.ru/municipal/administration/content/166/
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 1198; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!