Матрица ответственности проведения аудита
| Проводимый процесс | Участник процессов | ||
| Высшее руководство | Служба качества | Руководитель подразделения | |
| Подбор группы аудита | Р | У | О |
| Проведение предварительного совещания | Р | У | У |
| Составление приказа о проведении проверки | О, Р | - | - |
| Проведение проверки | Р | У | О |
| Заключительное совещание | Р | У | О |
| Проведение корректирующих мероприятий | Р | О | У |
График аудита подразделения
| Проверяемый объект | Время проверки | |||
| 01.03.2010 | 02.03.2010 | 03.03.2010 | 04.03.2010 | |
| Начальник складского комплекса | + | |||
| Начальник отдельного склада | + | |||
| Заместитель начальника склада | + | |||
| Начальник смены, его подчиненные | + | |||
| Главный оператор склада, его подчиненные | + | |||
| Отдел кадров | + | |||
Составление чек-листа
| Объект системы качества | В соответствии с нормами | Результат проверки |
| Нормативная документация | Документация находится в открытом доступе для всех сотрудников склада, в каждом складском помещении находится минимум в 2х экземплярах. | Находится в открытом доступе для каждого из сотрудников, все сотрудники ознакомлены с данной документацией и раз в полгода проходят дополнительную аттестацию. |
| Документы складского учета | Документы содержат только достоверную информацию, своевременно оформляется. Информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме. | Документы заполняются в соответствии с требованиями. Выявлены задержки в оформлении отчетов и передачи их начальству. |
| Контрольное оборудование и оборудование для разгрузки продукции | Оборудование находится в рабочем состоянии, эксплуатируется только квалифицированными работниками. | Все оборудование удовлетворяет стандартам и обслуживается механиками. |
| Несоответствующая продукция | Продукция регистрируется в журналах и утилизируется. | Все требования к регистрации и утилизации дефектной продукции соблюдены. |
| Квалификация работников склада (кладовщиков и грузчиков) | Работники находятся на рабочих местах в соотв. с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции и следуют всем действующим на предприятии нормам. | Работники не соблюдают установленного графика работы. Ответственный за соблюдения графика – старший смены. |
| Условия приемки и хранения | Приемка совершается по количеству и качеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции. Условия хранения соответствуют ГОСТ Р 51174-98 «Пиво. Общие технические условия» п.7 | Выявлены несоответствия условий хранения продукции с нормами: температура в помещении склада колеблется от 12 до 26 ͦС. |
Вопросник аудитора
|
|
|
| Объект опроса | Вопросы |
| Начальник складского комплекса | Какие цели и задачи, стоящие перед отделом складских операций в настоящее время, вы назвали бы первостепенными? В каком направлении идет разработка и совершенствование структуры управления складскими операциями и технологиями? С какими отделами предприятия сотрудничает ваш отдел? Каким образом и по какому принципу происходит сотрудничество вашего отдела с отделом продаж и отделом логистики? В соответствии с какой нормативной документацией проводится приемка и хранение готовой продукции на складе? С какой частотой и в какой форме вам предоставляются отчеты о работе от начальников отдельных складов? |
| Начальник отдельного склада | Как часто и каким образом проходит контроль деятельности структурных подразделений склада? Какими навыками и опытом работы должны обладать сотрудники, находящиеся в вашем подчинении? По каким причинам утвержденные начальством планы работы вашего отдела не могут реализоваться в полной мере? Каким образом проходит подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности деятельности данного подразделения? Какие выводы ведет за собой анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям? Какие результаты дает контроль процессов на соответствие нормам приемки и хранения готовой продукции? |
| Заместитель начальника склада (технолог) | Как часто и по каким показателям проводится контроль соблюдения сотрудниками технологии работы? Каким образом ведется учет рабочего времени сотрудников? Как часто проводится контроль условий хранения продукции на соответствие НД? |
| Начальник смены | Какие изменения в работе подразделения вы назвали бы необходимыми на данном этапе работы? Охарактеризуйте качество работы сотрудники подразделения, учитывая все возложенные на них обязанности? Как часто возникают нарушения в работе сотрудников склада? По каким принципам ведется организация работы в вашем подразделении? Как бы вы охарактеризовали уровень качества работы данного подразделения? Как часто на склад поступает несоответствующая НД продукция? Какова вероятность появления брака продукции во время ее приемки, размещения и хранения на складе? Опишите путь утилизации несоответствующей НД продукции. |
| Механик | Как часто неполадки оборудования, используемого в подразделении, тормозят процессы приемки и размещения продукции на складе? По каким причинам возникают неполадки оборудования? С какой периодичностью производится обновление или замена существующего оборудования? |
| Кладовщики (2 человека) | Как часто возникают проблемы с приемкой и размещением продукции на складе? Назовите свои предложения по корректировке условий приемки и хранения готовой продукции? Работа каких сотрудников подразделения отрицательно влияет на эффективность процессов? |
| Грузчики (10 человек) | Как часто вам приходится работать при помощи автоматизированного оборудования? Какие сложности возникают при работе с автоматизированным оборудованием склада? |
| Главный оператор склада | Какая документация сопровождает поступающую и уходящую со склада продукцию? Как быстро и с какой периодичностью письменные отчеты поступают к руководству? |
| Оператор в смене | Сколько времени занимает документирование фактов поступления и отправки продукции со склада? Какие этапы ведения документированного учета занимают наибольшее количество времени? Какие вы предложили бы изменения в ведении отчетности? |
| Отдел кадров | Велика ли и насколько текучка кадров отдела складских операций? Какие требования предъявляет руководство к принимаемым на работу сотрудникам данного подразделения на различные должности? Какой процент принимаемых на работу сотрудников полностью удовлетворяет заявленным начальством требованиям? |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Составление отчета об аудите
В результате проведенной проверки было установлено, что:
- документация находится в открытом доступе для всех сотрудников склада, документы содержат только достоверную информацию, информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме;
- несоответствующая нормам продукция регистрируется в журналах и утилизируется;
- работники находятся на рабочих местах в соответствии с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции и следуют действующим на предприятии нормам;
- приемка совершается по количеству и качеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции;
- большая часть оборудования находится в рабочем состоянии.
Акт о несоответствиях. В ходе проведения внутреннего аудита процесса приемки, размещения и хранения готовой продукции на складах складского комплекса Предприятия были выявлены следующие несоответствия:
1. выявлены колебания температуры в помещениях складов от 12 до 22 ͦС, что может негативно сказываться на качестве готовой продукции (ГОСТ Р 51174-98 Пиво. Общие технические условия, п.7).
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 393; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!