Характеристика информационных систем предприятия
В современном мире для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение.
Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота. Электронный документооборот — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации используется в электронном виде и хранится централизованно. [2]
Система электронного документооборота (СЭД) — компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками. Современная система электронного документооборота превратилась в фундамент для разработки системы эффективного управления предприятием. Базовым элементом любой СЭД является документ, внутри системы это может быть, например; файл или запись в базе данных.[6]
Service Manager - Программа предназначена для управления ИТ инфраструктурой. Реализованы все процессы ITIL - CMDB, Service Desk, управление проблемами, финансами, мощностью и т.д. Имеется встроенный модуль определения конфигурации компьютеров, реализован аудит изменений конфигураций. Решаемые задачи: инвентаризация оборудования; приём заявок от пользователей; учёт приоритетов заявок; автоматическое назначение ответственного заявки; Email и SD оповещения об изменениях в комментариях к заявке; учёт статусов заявок; разграничение прав доступа к полям заявки; автоматический расчёт крайнего срока заявки; оценки выполнения заявок; учёт параметров Service Level Agreement и многое другое. Преимущества системы: развитые средства формирование отчётности с использованием менеджера отчётов; разграничение доступа к функционалу системы между различными сотрудниками ИТ службы по назначенным им ролям; неограниченное количество сотрудников, одновременно работающих по сети; мощный механизм сортировки и фильтрации информации, хранящейся в базе данных по различным признакам и др.[7]
|
|
|
Обзор инноваций в области решаемой задачи и анализ рынка ИКТ
Функции современных СЭД - Система электронного документооборота.
Системы автоматизации документооборота, предлагаемые в настоящее время на рынках России и Украины, в основном, отечественных производителей либо интеграторов зарубежного программного обеспечения, в частности, на платформе Lotus Notes/Domino от компании IBM. Среди известных СЭД российских поставщиков можно назвать: Дело, БОСС-Референт, CompanyMedia, DIRECTUM, DOCUMENTUM, DocsVision, ЕВФРАТ-Документооборот, Optima-Workflow, LanDocs, МОТИВ, Lotsia PDM Plus. Из украинских разработчиков можно отметить Атлас ДОК, Megapolis.Документооборот, ДОК ПРОФ, АСКОД и FossDoc.
|
|
|
Функции, предлагаемые СЭД своим пользователям, весьма разнообразны. В первом приближении их можно разделить на такие категории:
– хранение и поиск документов;
– поддержка канцелярии;
– маршрутизация и контроль исполнения документов;
– аналитические отчеты;
– информационная безопасность;
– дополнительные (специфические) функции.[3]
Хранение и поиск документов
Централизованное хранение документов – едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот для маленьких компаний, в том числе филиал ПАО «Башинформсвязь». В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища данных, используемого в той или иной СЭД. Могут использоваться:
– хранилища Lotus Notes/Domino (например, БОСС-Референт, CompanyMedia);
– собственные форматы хранения данных (ЕВФРАТ-Документооборот);
– Microsoft SQL Server в различных редакциях (Дело, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs и др.);
– Oracle (Атлас ДОК, ДОК ПРОФ и др.);
– одновременная поддержка MS SQL и Oracle (Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, FossDoc и др.);
– другие СУБД.[4]
Выбор рационального решения поставленной задачи и его обоснование
Главный плюс системы электронного документооборота СЭД заключается в том, что она является готовым решением с простой схемой лицензирования – нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули, вся функциональность для автоматизации классического документооборота заложена в типовом решении:
|
|
|
– Контроль исполнительской дисциплины;
– Автоматизация документооборота;
– Электронная канцелярия;
– Дизайнер бизнес-процессов, конструкторы отчетов и нумераторов и т.д.
В стандартной конфигурации системы предусмотрена возможность гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.
Так же важным плюсом или преимуществом системы является полноценный веб-доступ, что позволяет пользоваться всеми функциями системы электронного учета документов вне зависимости от места расположения пользователя. Для работы в системе может использоваться любое доступное устройство с выходом в интернет:
– Полнофункциональный веб - клиент;
– Работа в любой операционной системе – MacOS, Windows, Linux;
– Облегченный интерфейс для планшетов – только важная функциональность;
– Специальный интерфейс для мобильных устройств.
Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы
|
|
|
Еще одним преимуществом системы электронного документооборота – СЭД, является высокая скорость внедрения и настройки, достигаемая благодаря следующим преимуществам:
– Система готова к использованию сразу после установки и заведения справочников;
– Простой и интуитивно понятный интерфейс, способствующий быстрому освоению системы;
– Не требуется установка ПО на рабочие места, система устанавливается на сервер Заказчика и запускается через браузер;
СЭД позволяет автоматизировать широкий спектр задач - специфические и уникальные бизнес-процессы, выходящие за рамки документооборота, в том числе в распределенных компаниях с большим числом пользователей:
– Легкое масштабирование, за счет архитектуры системы (кластеризация, трехзвенная архитектура);
– Высокий отказоустойчивости, даже при работе на распределенных серверах и при большом количестве пользователей;
– Интеграция с любыми внешними приложениями (веб - сервисы, REST API, обмен XML файлами, взаимодействие на уровне базы данных и др.)[5]
2. Предпроектное обследование
Дата добавления: 2019-03-09; просмотров: 313; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!