Начало работы c Microsoft Access 2007
Сразу после запуска программы Microsoft Access 2007 на экране появится диалоговое окно «Microsoft Access» (см. рис. 2.2), содержащее следующие опции (см. табл. 2.1):
 |
Рис. 2.2. Вид начального окна Microsoft Access 2007
Таблица 2.1.
Назначение опций основного окна Microsoft Access 2007
| Опция | Назначение |
| Новая база данных | Создание новой базы данных самостоятельно |
| Категории шаблонов | |
| - Обратите внимание | Вид начального окна Microsoft Access 2007 |
| - Локальные шаблоны | Создание новой базы данных с использованием встроенных шаблонов |
| Из Microsoft Office Online | |
| - Деловые | Создание новой базы данных с использованием |
| - Образование | дополнительных встроенных шаблонов |
| - Личные | |
| - Учебная база данных | |
| Открыть последнюю базу данных | Открыть для работы созданную ранее базу данных (в списке приведено несколько имен баз данных, с которыми работали в последнее время) |
При выборе опции «Новая база данных» пользователь должен будет ввести имя файла. Затем на экране появится рабочее окно «База данных1 : база данных ( Access 2007) – Microsoft Access». Пользователю предлагается сразу начать заполнять новую таблицу данных. Для ввода полей базы данных и их характеристик необходимо на имени таблицы с помощью контекстного меню вызвать режим конструктор (см. рис. 2.3).
При выборе любого шаблона система сама задает имя файла и, при подтверждении создания базы данных, автоматически создает новую базу данных, в которую уже включены готовые таблицы, запросы, формы и отчеты.
|
|
|
Рис. 2.3. Режим конструктора таблицы
Построение таблиц
Для создания новой таблицы следует во вкладке Создание выбрать кнопку Таблица. В появившемся окне «Таблица1» требуется на имени таблицы в контекстном меню выбрать строку Конструктор и ввести имя новой таблицы (например, Коммерческие банки РФ). Затем пользователю требуется заполнить графы: Имя поля; Тип данных; Описание. В нижней части окна заполняются свойства поля с помощью вкладок: Общие; Подстановка.
Для создания ключевого поля при помощи «мыши» выделяют строку (или строки, удерживая клавишу «CTRL») с требуемыми полями и нажимают кнопку «Ключевое поле».
Для создания условия по требуемому полю в строке Условие на значение вводят необходимое условие, например: >10000
Для создания маски ввода значений в строке Маска ввода вводят маску, например: “(495)”###”-“## ”-“## (для ввода цифр московского телефона)
В СУБД Microsoft Access 2007 существует возможность задавать значение поля по умолчанию, когда значению поля заранее присваивается определенное выражение (чаще всего повторяющееся в таблице). По желанию значение поля можно изменить.
|
|
|
Для создания значения поля по умолчанию в строке Значение по умолчанию вводят необходимое выражение, например: АКБ СБ РФ
Для создания индексированного поля в строке Индексированное поле из раскрывающегося списка выбирают, например: Да (Допускаются совпадения).
Для создания ниспадающего списка во вкладке Подстановка в строке Тип элемента управления из раскрывающегося списка выбирают: Поле со списком. Затем в строке Источник строк требуется нажать кнопку «…», после этого выделить и добавить таблицу Коммерческие банки РФ, в которой двойным щелчком «мыши» выделить ключевое поле (например, Код банка) и вспомогательное поле (например, Наименование банка), после чего нажать кнопку «Закрыть». На следующем шаге в строке Число столбцов ввести количество столбцов в ниспадающем списке, например: 2. В строке Ширина столбцов ввести размер каждого столбца в сантиметрах, например: 1; 3.
Формирование схемы данных
Для создания схемы данных, то есть связей таблиц по ключевым полям, во вкладке Работа с базами данных следует нажать кнопку «Схема данных». Затем в окне «Добавление таблицы» (см. рис. 2.4) требуется выделить таблицы, для которых будет установлена связь и нажать кнопку «Добавить», а затем – «Закрыть».
|
|
|
Рис. 2.4. Выбор таблиц для добавления в Схему данных.
В окне «Схема данных» следует с помощью «мыши» перетащить поле (чаще всего ключевое) одной таблицы на другое поле (чаще всего ключевое или индексированное) другой таблицы и отпустить клавиши «мыши», например: поле Код банка таблицы Ставки по рублевым вкладам перетащить на поле Код банка таблицы Коммерческие банки.
В СУБД Microsoft Access 2007 существует понятие целостности данных, то есть приема, который повышает надежность и достоверность информации.
Для создания связи между таблицами с сохранением целостности данных требуется установить флажки: Обеспечение целостности данных; Каскадное обновление связанных полей; Каскадное удаление связанных полей. Затем нажать кнопку «Создать» (см. рис. 2.5).
Рис. 2.5. Создание связи таблиц в Схему данных.
Конструирование запросов
В СУБД Microsoft Access 2007 существует два вида запросов: просмотр и действие. К запросам просмотра относят запросы: Выборка, Перекрестный. К запросам действия относят запросы: Обновление, Добавление, Удаление, Создание таблицы.
Для создания нового запроса следует на вкладке Создание выбрать кнопку «Конструктор запросов». Затем в окне «Добавление таблицы» следует выделить таблицы, поля которых будут использованы в запросе, и нажать кнопку «Добавить», а затем – «Закрыть». Затем пользователь в окне «Запрос 1» (см. рис. 2.6) может: переместить требуемые поля таблиц в строку Поле запроса; добавить другую таблицу в запрос с помощью кнопки «Добавить таблицу»; изменить тип запроса с помощью группы Тип запроса и соответствующей кнопки (Выборка, Перекрестный, Создание таблицы, Обновление, Добавление, Удаление); перейти в режим SQL для ручной правки текста запроса с помощью группы Результаты и ниспадающего списка кнопки Режим.
|
|
|
Рис. 2.6. Вид окна конструктора запроса на выборку с параметром
Для создания запроса-выборки с параметром необходимо на пересечении графы с названием поля, например, Минимальная сумма вклада, и строки Условие отбора ввести в квадратных скобках текст, например: [Введите сумму вклада] (см. рис. 2.6).
Для создания перекрестного запроса необходимо в группе Тип запроса выбрать кнопку 
Перекрестная таблица. Затем требуется выбрать поля для запроса, например: Код банка, Минимальная сумма вклада, Вид вклада. Для одного из полей, например, Вид вклада, необходимо установить вместо Группировки одну из функций ниспадающего списка, например: Count. Для одного из полей, например: Код банка, требуется в строке Перекрестная таблица установить Заголовки строк. Для одного из полей, например, Минимальная сумма вклада, необходимо в строке Перекрестная таблица установить Заголовки столбцов. (см. рис. 2.7).
Рис. 2.7. Вид окна конструктора перекрестного запроса
Создание форм
Для создания новой формы следует на вкладке Создание выбрать кнопку:
- «Форма» (для автоматического построения формы в столбец);
- «Несколько элементов» (для автоматического построения ленточной формы);
- «Конструктор форм» (для ручного построения формы, что удобно для опытных проектировщиков, а также при создании собственной кнопочной формы);
- «Сводная диаграмма» (для построения диаграммы по аналогии со сводной таблицей в Microsoft Excel);
- «Другие формы» (для построения формы с помощью «мастера»).
Для создания поля со списком в конструкторе формы следует в блоке Элементы управления выбрать кнопку 
«Поле со списком». В диалоговом окне «Создание полей со списком» оставляем переключатель на Объект «поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажимаем кнопку «Далее». Выбираем таблицу-источник, например: Коммерческие банки РФ, и нажимаем кнопку «Далее». С помощью кнопки « > » перемещаем в правую панель требуемые поля, например: Код банка и Наименование банка, и нажимаем кнопку «Далее». Выбор сортировки оставляем по умолчанию и нажимаем кнопку «Далее». На следующем шаге снимаем флажок Скрыть ключевой столбец и нажимаем кнопку «Далее». На следующем шаге выбираем поле, которое будет использоваться как основное, например, Код банка, и нажимаем кнопку «Далее». На следующем шаге для переключателя Сохранить в поле из ниспадающего списка выбираем поле, в котором будет сохранено выбранное значение, например, Код банка, и нажимаем кнопку «Далее». На последнем шаге вводим подпись для поля со списком в форме, например, Ручной код банка, и нажимаем кнопку «Готово». В случае правильного выполнения всех действий получаем требуемое поле со списком (см. рис. 2.8).
Рис. 2.8. Вид окна конструктора формы
Создание отчетов
Для создания нового отчета следует отметить любую таблицу, форму или запрос, а затем на вкладке Создание выбрать режим Отчет. В появившемся окне «Новый отчет» пользователь может выбрать требуемую строку: Конструктор (для ручного построения отчета); Мастер отчетов (для построения отчета с помощью мастера); Автоотчет: в столбец (для автоматического создания отчета); Автоотчет: ленточный (автоматическое построение); Мастер диаграмм (для построения отчета в виде диаграммы с помощью мастера); Почтовые наклейки (для создания отчета с почтовыми наклейками). По завершению выбора требуется нажать кнопку «ОК».
При правильном создании, например, автоотчета в столбец появится следующее окно (см. рис. 2.8):
Рис. 2.8. Вид окна просмотра отчета
Создание макросов
Для создания нового макроса следует на вкладке Создание выбрать кнопку Макрос. В появившемся окне «Макрос 1 : макрос» (см. рис. 2.9) пользователю требуется заполнить графы: Макрокоманда (заполняется с помощью раскрывающегося списка) и Аргументы макрокоманды (комментарий по макрокоманде).
Рис. 2.9. Вид окна конструктора макросов
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 370; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!