Четвертый принцип - полезная полнота информации
АВС-хронометраж: ориентация на цели
Метод хронометража, ориентированного на цели – это один из вариантов решения данной проблемы низкой эффективности расходования времени в каждую текущую минуту.
Идея «АВС хронометража» состоит в следующем: основные усилия и внимание в момент учета времени сосредоточить на ключевых задачах, а учету и анализу мало результативных дел отвести гораздо меньше сил. То есть ключевые задачи не должны выпадать из поля зрения ни на минуту. И при решении выделить энный промежуток времени на второстепенную задачу каждый бы понимал, в ущерб чему это было сделано.
Метод АВС-анализа состоит из «Карточки эффективности» (КЭ) и «Таблицы анализа использованного времени» (ТА).
В основу данной методики положены четыре принципа:
- Фиксация внимания на главных задачах
- Простота и гибкость ведения формы учета времени
- Измеримость и наглядность результатов деятельности
- Полезная полнота информации
Первый принцип или парадокс самоуправления
Парадокс самоуправления состоит в том, что даже при осознании важных задач, время зачастую тратится на неосознаваемые и не важные для конкретного человека действия. Данный метод – вариант совмещения хронометража с механизмом концентрации на ключевых задачах.
В грубом приближении все выполняемые задачи делятся на три категории: первые это те, что позволяют двигаться вперед, вторые это те, что не позволяют дрейфовать назад и третьи – откровенные потери времени. Исходя из этой идеи «карточка эффективности» (КЭ) поделена на три области.
|
|
Еще одно отличие от стандартного бланка «карточки учета времени» – это возможность параллельной фиксации одновременной деятельности. Например, можно стоять в пробке, терять время и нервы, а можно слушать аудио книгу «Тайм-менеджмент» и т.д. и т.п.
Одно из главных отличий между ключевой задачей и легионом мелких действий в том, что рутинные задачи можно без потери смысла сгруппировать на несколько категорий, ведь по большому счету хронометраж этих задач имеет второстепенный смысл.
Второй принцип – ПРОСТОТА и ГИБКОСТЬ
Простота заполнения формы – одно из требований при разработке метода АВС-анализа. За счет того, что время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, основная «лавина писанины» сокращена без потери смысла.
Гибкость – это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней. Плюс возможность настроить учет под себя. Гибкость обеспечивается четырехчасовым интервалом карточки и возможностью записать до четырнадцати задач на четыре часа. Точность учета – 10 мин. Часы вписываются от руки в момент начала заполнения карточки. За день может быть заполнено несколько карточек. Размер карточки 110х75мм. удобен для заполнения в «полевых» условиях и при хранении.
|
|
Таблица1 Карточка эффективности
время |
|
|
|
| |||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
1. | |||||||||||||||||||||||||
2. | |||||||||||||||||||||||||
3. | |||||||||||||||||||||||||
4. | |||||||||||||||||||||||||
5. | |||||||||||||||||||||||||
6. | |||||||||||||||||||||||||
7. | |||||||||||||||||||||||||
8. | |||||||||||||||||||||||||
9. | |||||||||||||||||||||||||
10. | |||||||||||||||||||||||||
11. | |||||||||||||||||||||||||
12 | |||||||||||||||||||||||||
13. | |||||||||||||||||||||||||
14. | |||||||||||||||||||||||||
15. Потери |
|
|
|
|
Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1-3, 4-14 и 15. Поля с первого по третье выделены под ключевые задачи. Решение основывалось на принципе 80/20: т.е. двадцать процентов от пятнадцати пунктов как раз и будет три. Строки 4-14 оставлены для учета типовых и рутинных задач. Отдельно стоит строка для фиксации потерь времени.
*Карточка эффективности позволяет вести многоуровневый учет использования времени, что позволяет делать следующее. К примеру, было проведено совещание, оно сильно затянулось, и его последняя часть перешла в откровенную потерю времени. На карточке это можно зафиксировать следующим образом: общее время совещания 90 мин, а потери составили 50 минут. Пример заполнения представлен в таблице 2.
Таблица 2 Пример заполнения карточки эффективности
время | 16 | 17 | 18 | 19 | |||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
1. Фин. стратегия | |||||||||||||||||||||||||
2. Система стимулирован. | |||||||||||||||||||||||||
3. Здоровье | |||||||||||||||||||||||||
………………………………… | |||||||||||||||||||||||||
13. Встречи и совещания | v | v | v | v | v | v | v | v | v | ||||||||||||||||
14. Отдых | |||||||||||||||||||||||||
15. Потери | v | v | v | v | v |
Третий принцип – измеримость и наглядность
Одна из задач тайм менеджмента – поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например лететь в самолете и читать сводки новостей. В классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т.е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета», причем «цифровой» наглядности это не прибавляет. Метод АВС-хронометража эти задачи решает легко, вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка». В итоге у вас учтено время перелета и время работы. АВС-хронометраж – инструмент, обеспечивающий наглядность. Карточка эффективности – это половина метода. Вторая половина – таблица анализа использованного времени. Аналитику легко вести в MS Excel, внешний вид представлен в таблице 3.
Таблица 3 Аналитика по хронометражу
Дата | № | Важнокоэф.(2) | Дела категории В и С коэффициент (1) | Потери(-1) | Итог | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | |||
В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу что и в карточке эффективности т.е. на: дела категории А (важные), В-С («без них нельзя») и потери. Рассмотрим пример заполнения аналитики. Предположим, что за день было заполнено всего две карточки эффективности, они представлены в таблице 5.1 и таблице 5.2
Таблица 5.1 карточка № 1для примера по заполнению аналитики
| 9:00 | 10:00 | 11:00 | 12:00 | ||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||||
1. Фин. стратегия | V | V | V | V | ||||||||||||||||||||||||
2. Система стимулирован. | V | |||||||||||||||||||||||||||
3. Здоровье | V | V | ||||||||||||||||||||||||||
4. Планы + отчеты | V | |||||||||||||||||||||||||||
5. Еда + отдых | V | V | ||||||||||||||||||||||||||
6. Транспорт + ожидания | V | V | V | |||||||||||||||||||||||||
7. Проект В | v | v | ||||||||||||||||||||||||||
8. Письма + ответы | v | |||||||||||||||||||||||||||
9. Пресса + интернет | v | |||||||||||||||||||||||||||
10. Контроль Р. | v | v | ||||||||||||||||||||||||||
11. Подготовка док. по К | v | |||||||||||||||||||||||||||
12 Встреча с К. | v | v | ||||||||||||||||||||||||||
13. Составление граф-ка | v | V | ||||||||||||||||||||||||||
14. Список к отъезду | v | |||||||||||||||||||||||||||
15. Потери | v | v | v |
Перечень задач на каждой карточке может быть разным, главное, что эти задачи сразу разбиты на два раздела: ключевые задачи и все остальное. Для того чтобы не выпускать ключевые задачи из виду, удобно держать их в виде отдельного списка и вписывать намеченные к исполнению в карточку перед началом заполнения.
Таблица 5.2 карточка № 2 для примера по заполнению аналитики
| 13:00 | 14:00 | 15:00 | 16:00 | ||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||||
1. Проект А | V | V | ||||||||||||||||||||||||||
2. Встреча с Кр. | v | v | ||||||||||||||||||||||||||
3. Статья по ТМ | V | V | ||||||||||||||||||||||||||
4. Планы + отчеты | V | |||||||||||||||||||||||||||
5. Еда + отдых | V | |||||||||||||||||||||||||||
6. Транспорт + ожидания | v | v | ||||||||||||||||||||||||||
7. Проект С | V | V | ||||||||||||||||||||||||||
8. Проверка отчетов по С | v | v | v | v | ||||||||||||||||||||||||
9. Собеседование с Р. | v | v | v | |||||||||||||||||||||||||
10. Фирма «Д» | ||||||||||||||||||||||||||||
11. Подготовка док. по К | ||||||||||||||||||||||||||||
12 Встреча с Л. | ||||||||||||||||||||||||||||
13. Разбор полетов (оф) | v | v | ||||||||||||||||||||||||||
14. Список к отъезду | v | |||||||||||||||||||||||||||
15. Потери | v | v | v |
Подсчитав по каждой карточке количество галочек, можно приступить к заполнению таблицы анализа использованного времени. В таблицу 6 внесены данные из карточек 1 и 2
Таблица 6 внесены данные из карточек №1 и № 2
Дата | № | Важнокоэф.(2) | Дела категории В и С коэффициент (1) | Потери(-1) | Итог | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | |||
01.03.05 | 1 | 4 | 1 | 2 | 1 | 2 | 3 | 2 | 1 | 1 | 2 | 1 | 2 | 2 | 1 | 3 | 290мин |
01.03.05 | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 | 1 | 2 | 2 | 4 | 3 | 2 | 1 | 3 | 250мин | |||
01.03.05 | И | 6 | 3 | 4 | 2 | 3 | 5 | 4 | 5 | 4 | 2 | 1 | 2 | 4 | 2 | 6 | 540мин |
Таким образом, за один день в таблице аналитики появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя, это дело вкуса и личных предпочтений.
На примере итоговой строки проведем расчет итога за день. Общая сумма галочек по задачам категории важно равна 13 (6+3+4), а по категории В и С - 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем ключевые задачи 26 (13 Х 2), задачи В и С без изменения 34 (34 Х 1) и потери равны (-6) т.е. (6 Х (-1)). Просуммировав полученные результаты и умножив на 10мин. (точность учета) получим итог за день равным 540мин. ((26+34-6) Х10).
Четвертый принцип - полезная полнота информации
Как известно любая модель процесса - это, до известной степени, упрощение его. Важно, чтобы упрощение не искажало реальный процесс, и за деревьями был отчетливо виден лес.
В методе АВС-хронометража введен ряд упрощений - разукрупнение важных задач и укрупнение рутинных. Это следует из принципа: нельзя чтобы хронометраж дополнительно увеличивал расходы времени на учет второстепенных задач. Следующее упрощение - при анализе деятельности рассматривается не одна задача категории «Важно», а целый комплекс задач так же как и задачи категории В и С объединены в комплекс. Хотя и здесь, при желании, можно учет настроить так, чтобы отслеживать расходы времени по какой-то одной, конкретной критически важной, задаче присвоив ей в карточке эффективности стабильный номер.
Таблица аналитики по хронометражу позволяет рассматривать деятельность в ретроспективе. В дальнейшем данные из этой таблицы можно использовать для построения различных графиков и сводных таблиц.
Несколько слов в заключение
Смысл решения задач состоит в том, чтобы найти такой язык, в котором решение очевидно. Метод АВС-хронометража - один из инструментов этого языка.
*Ссылка на источник: http://vertexglobal.ru/main/articles/abchronometrazh_orientaciya_na_celi/
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 1451; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!