Сущность автоматизации офисной деятельности
ВВЕДЕНИЕ
Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.
Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.
При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже возникает проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.
Таким образом, цель автоматизации офиса - повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб.
|
|
|
Для того чтобы достичь данную цель, необходимо решить такие офисные задачи, как: развитие делопроизводства, управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.
Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций. Ввиду новизны данного направления, а именно — автоматизации процессов организации, полнофункциональных средств не так уж и много. Наиболее популярные решения автоматизации:
1 MicrosoftVisualStudio 2010 TestProfessional. MicrosoftVisualStudio 2010 TestProfessional — специализированный набор средств для групп контроля качества, который упрощает планирование и выполнение ручных тестов. TestProfessional используется вместе со средой VisualStudio, что обеспечивает эффективную совместную работу разработчиков и тестеров в течение всего цикла разработки приложения.
|
|
|
2 Atlassian JIRA. Atlassian JIRA — коммерческая система отслеживания ошибок, предназначена для организации общения с пользователями, хотя в некоторых случаях систему можно использовать для управления проектами. Разработана компанией Atlassian Software Systems. [1] Существует несколько этапов, посредством которых осуществляется разработка систем автоматизации: ‒ Разработка и согласование технического задания, определение дополнительных функций и возможностей; ‒ Определение типа автоматизированной системы; ‒ Разработка внешнего оформления (дизайна), согласование; ‒ Определение предположительного уровня владения компьютером пользователей системы; ‒ Тестирование всех модулей, и внедрение; ‒ Сборка программы согласно тех. заданию и принятому внешнему оформлению; Существует четыре варианта стратегии автоматизации.
Разработка и внедрение системы автоматизации какого-либо отдела предприятия должна осуществляться следующим образом:
1. Предпроектный аудит. Компания-разработчик вместе с заказчиком проводят предпроектное исследование автоматизируемого участка. Определяются функциональные требования.
2. Выбор оптимального решения. На втором этапе заказчик с разработчиком выбирают максимально эффективный вариант реализации системы автоматизации.
|
|
|
3. Разработка технического задания. Составление максимально подробного технического задания. Формулирование и документирование всех необходимых задач. Согласование с заказчиком и разработчиком текста технического задания, во избежание двоякого понимания тезисов.
4. Кодирование. Написание кода продукта в соответствии с текстом технического задания. Отладка программы.
5. Тестирование. Проверка работоспособности программы на платформе заказчика. Все выявленные ошибки отправляются разработчику на доработку.
6. Сдача проекта. Демонстрация заказчику возможностей, описанных в техническом задании. Существующие варианты разработки и внедрения автоматизированных систем,
разработки и внедрения автоматизированных систем: разработка системы собственными ресурсами, использование стороннего разработчика, а также использование прототипов и приобретение готовой системы. Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила автоматического управления процессами.
|
|
|
Типы систем автоматизации включают в себя:
1. Неизменяемые системы. Это системы, в которых последовательность действий определяется конфигурацией оборудования или условиями процесса и не может быть изменена в ходе процесса.
2. Программируемые системы. Это системы, в которых последовательность действий может изменяться в зависимости от заданной программы и конфигурации процесса. Выбор необходимой последовательности действий осуществляется за счет набора инструкций, которые могут быть прочитаны и интерпретированы системой.
3. Гибкие (самонастраиваемые) системы. Это системы, которые способны осуществлять выбор необходимых действий в процессе работы. Изменение конфигурации процесса (последовательности и условий выполнения операций) осуществляется на основании информации о ходе процесса. Эти типы систем могут применяться на всех уровнях автоматизации процессов по отдельности или в составе комбинированной системы.
Сущность автоматизации офисной деятельности
Эффективность управления, определяющая в целом результативность бизнеса, достигается с помощью многих средств, в том числе и вследствие качественных решений и действенной обратной связи при их выполнении. Сконцентрированная информация из цехов должна попадать в офис в количествах и формах, необходимых для принятия управленческих решений.
Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанных с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Автоматизация документооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов.
Создание электронного архива образов документов позволяет предприятию перейти к современным технологиям хранения и использования документации, обеспечить оперативный поиск, надежное хранение документальных данных и оперативную доступность каждого архивного и входящего документа.
Офис или контора — помещение, здание, комплекс зданий, в котором работают служащие предприятия (фирмы). В офисе (конторе) принимают клиентов, хранят и обрабатывают документы, архивы и тому подобное.
Офисная деятельность – определенным образом организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает условия эффективного выполнения управленческой деятельности для конкретной системы управления.
Это определение предполагает наличие следующих структурных характеристик офисной деятельности:
– офисная деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, определяемых совокупностью параметров размещения офиса: количеством мест локализации (одно или несколько), их иерархической соподчиненностью (центральный или филиал) и прочими показателями функционирования офиса в пространстве;
– офисная деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала, т.е. обладает совокупностью временных параметров: моментами начала и окончания осуществления, чередованием периодов с различными интенсивностями своей реализации, прочими показателями функционирования офиса во времени;
– офисная деятельность реализуется людьми, для которых она полностью или частично является основным видом деятельности, что характеризуется составом соответствующего персонала, его квалификацией и стажем, распределением нрав и обязанностей и т.п.;
– содержание офисной деятельности определяется задачами обеспечения условий для эффективной реализации управленческой деятельности – управляемого по отношению к офисной деятельности процесса.
Понятие «офис» имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура управления) компоненты. Офис может быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную структуру либо быть информационно-управляющей ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.
Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:
• автоматизации рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов. К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль за их прохождением, исполнением поручений и т. п.
• методическим и программным средствам поддержки принятия решений, которые в отличие от средств предыдущей группы являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы (Decision Suport System — DSS).
Использование для указанных целей вычислительной техники в офисах началось в 1960-х гг. и прошло в развитии следующие три этапа: традиционный офис, производственный и электронный офис.
Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Подобный офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация. Такой офис устойчив к переменам и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, работа с почтой, ведение картотек, подбор и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, планирование, работа за терминалом.
Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением специализированных функций, распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу. В нем соответственно организовано и применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.
Электронный офис воплощает концепцию всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.
Основные функции и средства электронного офиса следующие: общая обработка документов, их верификация и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документами; поддержка способов общения, не покидая рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; обмен информацией между БД; контроль за исполнением; управление личным временем; поддержка технического и профессионального инструктажа служащих; полиграфическое оформление документов; телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.
Электронный офис, благодаря электронной почте и персональным ЭВМ, увеличивает возможность обеспечения прямого взаимодействия людей (аналогично традиционному офису), не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного положения.
Часто офис рассматривается как средство обеспечения функционирования организационной структуры управления бизнес-процессами, поскольку возникающая в нем информация всегда имеет адресата — клиента, использующего эту информацию.
Основной социальной функцией работы служащих в офисе является решение следующей традиционной задачи: предоставить нужную информацию нужному человеку в нужное время. Операционное работа служащих в офисе складывается из чтения документов, их подготовки, размышления над изложенными в документах фактами, общения между собой и другими людьми. Основная информация сосредоточена в документе, являющемся организованным и устойчивым сочетанием текстовой, числовой и образной информации.
Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.
Вывод:
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 916; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!