Тематический словарь по теме «Деловые письма»
Структура делового письма
При написании делового письма (Business Letter) на английском придерживайтесь следующих правил.
Правило первое. Деловые письма пишутся простым, ясным и лаконичным литературным языком. Чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект, письмо должно быть правильно оформленным, коротким и содержательным, написанным по существу, грамотно и обязательно в вежливой форме, даже если это жалоба или претензия. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо "Please send me..." («Пожалуйста, вышлите мне...») вы можете написать: "I would be grateful if you could send me..."(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).
Правило второе. Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается. Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.
Правило третье. Дата отправления размещается слева или справа, ниже или выше адреса получателя. Формат даты также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 или 07/04/16. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016, для Британии же характерно общеевропейское написание – вначале число, затем месяц. Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.
|
|
|
Правило четвертое. Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam. Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание. Если же вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней. Обратите внимание, что подчеркивать семейное положение женщины считаются признаком дурного тона и некорректным. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson. Если у адресата есть ученое звание, обязательно упоминайте его в своем обращении: Dear Dr. Huxley; Dear Prof. Atkinson. Следует также подчеркнуть, что в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая: Dear Mr Smith, в то время, как в американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие: Dear Mr. Stevens: Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя адресата написано орфографически верно. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.
|
|
|
Правило пятое. Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully. Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely. Заканчивается фраза обычно подписью отправителя, с указанием Ф.И.О и должности. В скобках после фамилии можно указать, какое именно обращение вы предпочитаете: Olga Smirnova (Ms)
Общее содержание делового письма
- Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
- Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
- Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.
В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:
- разговорных выражений, сленга и жаргона
- сокращений (I'm; it's; don't и т. д., используйте полные формы)
- эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.
· Старайтесь не использовать фразовые глаголы (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.
|
|
|
· Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.
Тематический словарь по теме «Деловые письма»
| виды деловых писем | |||
| Congratulation Letter Commercial Offer Acceptance Application Refusal letter Complaint Letter Apology Letter Enquiry Letter Reply Quotation Thank-you letter | Поздравление Предложение (отправляется потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве) Уведомление о приёме (уведомляет, что вы приняты на работу) Заявление (содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника) Отказ (деловой отказ на заявление или предложение) Жалоба (содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или услуг) Извинение (ответ на письмо-жалобу) Запрос (отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре) Ответ на запрос (содержит запрошенную информацию) Письмо-благодарность | ||
| типовые фразы | |||
| It is very kind of you to … We apologize for… Please let me know According to In case As you requested Until now With reference to your… Unfortunately We enclose We are sorry | очень любезно с Вашей стороны Мы приносим свои извинения за … Пожалуйста, сообщите мне В соответствии с В случае По Вашей просьбе До сих пор Относительно Вашего… К сожалению Мы прилагаем Мы сожалеем | ||
| Обращение или приветствие
| |||
| если вам не известно имя получателя если вам известно имя адресата если человек вам знаком если вам известна только должность | Dear Sirs, Dear Sir or Madam Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] Dear Frank, Dear sale manager | ||
| Окончание делового письма | |||
| Thank you for responding to my offer We look forward to hearing from you soon | Спасибо, что откликнулись на мое предложение Надеемся получить Ваш ответ в скором будущем | ||
| Подпись письма | |||
| Kind regards, Yours faithfully, Yours sincerely, With best regards With respect With thanks for your cooperation With best wishes | С уважением… Искренне Ваш (если имя адресата Вам не известно) Искренне Ваш (если имя Вам известно) С наилучшими пожеланиями С уважением С благодарностью за сотрудничество С наилучшими пожеланиями | ||
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 149; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!