Какой кассовый чек продавец должен выдать подотчетнику?
Электронный журнал
Подотчет
Как работать с подотчетными с учетом новых разъяснений
Александр Аксенов
эксперт журнала «Упрощенка»
Налоговики выпустили сразу несколько новых писем, в которых дали ответ, надо ли применять кассу при выдаче подотчетных. В итоге только запутали главбухов. В этой статье разбираемся, каким способом выдать подотчетные и какие бумаги оформлять.
Как выдать подотчетные — наличными или на карту?
Выдавать деньги под отчет на хозрасходы или командировку можно наличными из кассы или перечислить на карту — корпоративную, зарплатную или любую другую личную карту работника, в том числе карту платежной системы «Мир» (письма ЦБ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048, Минфина от 06.07.2018 № 09-02-07/47375, Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896).
Какие документы нужны, чтобы выдать подотчетные?
Подотчет наличными. Выдавайте сотрудникам наличные под отчет на основании заявления или распорядительного документа (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Как должен называться распорядительный документ, Центробанк уточнил в письме от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642. По мнению ЦБ, это может быть приказ, постановление или протокол совета директоров (Классификатор 0К 011-93, утв. постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299). Налоговики советуют при выборе вида документа опираться на ГОСТ Р 6.30-2003. По ГОСТу документ можно назвать приказом, решением, распоряжением. Если выдаете деньги под отчет по приказу, споров точно не будет (см. образец 1).
|
|
|
Образец 1. Как составить приказ о выдаче денег подотчет
| Скачать образец |
Поставьте номер и дату документаУкажите, кому и какую сумму выдаете под отчетВбейте в приказ срок, на который руководитель распорядился выдать деньгиДобавьте в приказ цель выдачи денег — на канцтовары, бензин и т. п.Подпишите приказ у руководителя
Перевод на карту. Если переводите подотчетные на карту, попросите сотрудника написать заявление (см. образец 2). В поле 24 платежки запишите: «аванс на оплату командировочных расходов», «под отчет на покупку товаров по заявлению от 01.10.2018» и т. д. Иначе инспекторы могут заподозрить, что вы перечислили сотруднику зарплату, и потребуют НДФЛ со взносами.
Образец 2. Как составить заявление о переводе подотчетных на карту
| Скачать образец |
Надо ли выбивать чек при выдаче подотчетных?
При выдаче денег под отчет и возврате сотрудником неизрасходованных сумм онлайн-кассу применять не нужно. Кассовый чек необходим при расчетах за товары, работы, услуги. Если компания просто выдает или принимает деньги у подотчетников, никаких расчетов не происходит. С этим согласилась и ФНС (п. 3 письма от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@). Когда подотчетник будет расплачиваться с продавцом, то он также не должен выбивать чек. И в Минфине, и в ФНС подтвердили, что это касается и ситуации, когда подотчетник показал продавцу доверенность и компании заключили договор (п. 2 письма ФНС № АС-4-20/15566@, письмо Минфина от 10.08.2018 № 03-01-15/56554). ФНС делает лишь одно исключение из правила — подотчетник должен пробить чек, если покупает товары для перепродажи у физлица (письмо от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).
|
|
|
Какой кассовый чек продавец должен выдать подотчетнику?
Из-за последних разъяснений компании запутались, как должен выглядеть чек, если товары покупает подотчетник.
Сейчас чеки для покупателей-подотчетников и простых физлиц ничем не отличаются, даже если подотчетник покажет продавцу доверенность (письмо № АС-4-20/15566@). Но с 1 июля 2019 года фирма-продавец обязана указывать в чеках для компаний и ИП наименование и ИНН покупателя (п. 15 ст. 1 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ, письмо Минфина от 01.08.2018 № 03-01-15/54311). Продавец укажет эти реквизиты в чеке, только если подотчетник предъявит доверенность. Если же покупатель не предъявил доверенность и не сказал продавцу, что он покупает товар как подотчетник, то продавец пробивает чеки без названия покупателя и сейчас, и после 1 июля 2019 года.
|
|
|
Частые вопросы о подотчетных
 Надо ли составлять приказ или заявление, если подотчетные получает директор?
Да, надо. Директор — это такой же работник, а все сотрудники получают деньги по заявлению либо распорядительному документу.
Сколько приказов составлять, если фирма выдает деньги двум подотчетникам?
ЦБ требует оформлять распорядительный документ на каждую выдачу наличных (письмо от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642). Но это не значит, что надо выписывать несколько приказов, если деньги получают два сотрудника. Можно оформить один документ. Главное — записать все суммы, которые фирма планирует выдать под отчет.
Какие документы оформить, если работник потратил свои деньги, а фирма возмещает перерасход?
Возьмите у работника заявление о возмещении расходов. Работник укажет, на какие цели израсходовал свои деньги, и запишет сумму, которую потратил и просит возместить. Перечислите деньги на карту работника или выдайте по расходному кассовому ордеру. В поле «Назначение платежа» платежного поручения или в строке «Основание» РКО запишите: «Компенсация расходов на покупку товаров для компании».
Может ли работодатель выдать подотчетнику наличные в сумме больше 100 тыс. руб.?
Ограничений нет. Сумму подотчетных определяет руководитель и записывает в распорядительном документе или заявлении (п. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У).
Может ли подотчетник заплатить продавцу за товары или материалы больше 100 тыс. руб.?
Если сотрудник рассчитывается от имени компании, ограничение надо соблюдать. Если же подотчетник покупает товар от имени физлица, он вправе заплатить и больше 100 тыс. руб. Лимит действует только при расчетах между двумя юрлицами или между юрлицами и предпринимателями (п. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У).
|
|
|
|
Тест
Подотчетник покупает в магазине канцтовары для своей фирмы. Кто должен пробить чек?
Чек обязан пробить только продавец. ФНС обязывает подотчетника пробить чек, если он покупает товары у физлиц для перепродажи (письмо от 14.08.2018 № АС-4-20/15707). |
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 124; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!