Об'єкт і предмет управлінського документознавства

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 5Следующая ⇒

Кожна наукова дисципліна має специфічні, притаманні тільки їй предмет та завдання і відповідно до них - напрями наукових досліджень. Саме їх зміст відрізняє цю дисципліну від інших галузей наукових знань. Часто наукова дисципліна має й особливі об'єкт (чи об'єкти) та методи дослідження. Однак, на сьогодні, внаслідок інтеграції та диференціації наук, їх дослідницькі методи або співпадають, або споріднені. Однакові об'єкти дослідження (природного чи штучного походження, різні процеси, явища тощо) можуть досліджуватись різними науками, науковими дисциплінами, галузями наукових знань, але предмет їх дослідження (тобто характеристики цих об'єктів, процеси їхньої актуалізації, функціонування тощо) завжди буде іншим, і це зумовлює відмінність завдань досліджень цих об'єктів. Наприклад, архівний документ досліджується різними дисциплінами - палеографією, сфрагістикою, філігранологією, архівознавством, археографією тощо, однак кожна з них має свій напрям його вивчення, опрацьовуючи якусь окрему характеристику чи процеси, пов'язані з функціонуванням документа (текст, відбитки печаток, водяні знаки, процеси зберігання та функціонування документа, що перестав виконувати свою основну функцію, процеси опублікування його інформації тощо).

Об'єктуправлінського документознавства має складну структуру. Його центральною ланкою є управлінська документація. Власне похідними від центральної ланки є й інші складові об'єкта - сфера створення управлінської документації та сфера функціонування управлінської документації Втім, безперечно, такий об'єкт досліджують й інші галузі знань. Наприклад, безпосередньо управлінську документацію та процеси її створення й обігу може вивчати така дисципліна, як "Інформаційний менеджмент", що розглядає різні аспекти функціонування управлінської інформації в установі. Подібний об'єкт має також й документна лінгвістика, яка до складу своїх завдань включає дослідження мовностилістичних аспектів підготовки та побутування документів у сфері ділового спілкування (так звані "ділове мовлення" чи "ділова мова").

Предметомуправлінського документознавства є дослідження еволюції і сучасного змісту характеристик управлінської документації, процесів створення цієї документації та її функціонування у динамічному стані. Тут слід пояснити, що до складу таких характеристик входять зовнішні та інформаційні характеристики управлінських документів, їхні класифікаційні (типологічні) ознаки, властивості, якості, характеристики їх ролі не тільки в установі, айв державі та суспільстві у цілому. Управлінське документознавство вивчає обіг в установі управлінських документів тільки як динамічних об'єктів, тобто у

тому оперативному стані, коли вони виконують функцію, тиради реалізації якої були створені. Функціонування управлінських документі вже у статичному стані, тобто вже як архівних (тих, що зберігаю і ьси або підлягають зберіганню в архіві через їхню культурну чи практичну цінність для держави, суспільства, особи), аналізує архівознавство. Втім, дослідження життєвого циклу управлінського документа с спільним науковим напрямком цих двох дисциплін, оскільки часто, перебуваючи на зберіганні в архівному підрозділі установи, документ продовжує виконувати деякі функції свого оперативного стану.

1.3.3. Завдання управлінського документознавства. Головні напрями наукових досліджень

Основними завданнями управлінського документознавства як наукової дисципліни є:

- визначення ролі та місця управлінської документації в

суспільстві;

- формування державної політики у сфері створення та функціонування управлінської документації;

- уніфікація термінології управлінського документознавства;

- оптимізація процесів створення та функціонування управлінської документації, їхня уніфікація та стандартизація, створення уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації;

- розроблення та удосконалення класифікаційної схеми управлінської документації;

- вирішення проблем створення та обігу електронної управлінської документації в установі;

- узгодження теоретичних засад управлінського документознавства із загальносвітовими нормами управління документацією, зокрема міжнародними стандартами у цій сфері.

Серед головних напрямів наукових дослідженьможна виділити такі їх групи: теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні, історичні, науково-технологічні. Коротко охарактеризуємо їх зміст.

Теоретико-фундаментальні:

- дослідження управлінської документації як інформаційного
ресурсу суспільства, явища культури та елемента соціальної пам'яті;

- виявлення впливу управлінської документації на зміст та
наслідки управлінських дій у суспільстві;

- вивчення соціально-правових аспектів створення управлінської документації та доступу до її інформації;

- аналіз співвідношення та перспектив розвитку традиційної та
електронної управлінської документації (їхніх систем, потоків,
комунікацій);

- виявлення закономірностей розвитку управлінської документації.
Теоретико-прикладні дослідження:

- дослідження сутності управлінського документа (як елемента управлінської документації);

- вивчення функцій управлінської документації;

- вирішення класифікаційних (типологічних) проблем управлінської документації;

- дослідження властивостей управлінських документів та їхньої документної інформації;

- побудова уніфікованих моделей документів та їхніх систем, у тому числі електронних;

- вирішення понятійно-термінологічних питань. Історичні дослідження:

- дослідження генезису управлінського документа;

- аналіз еволюції характеристик змісту і форми управлінських документів;

- визначення змісту процесів формування і розвитку видів і типів (класів) управлінських документів та управлінської документації, виявлення закономірностей в цих процесах;

- вивчення історичних умов створення та функціонування управлінської документації.

Науково-технологічні дослідження:

- вироблення раціональних наукових методик створення управлінських документів;

- розроблення методик роботи з управлінською документацією, вивчення життєвого циклу управлінського документа;

- підготовка методик впровадження уніфікованих форм управлінських документів та уніфікованих систем управлінської документації;

- розв'язання практичних проблем створення електронних управлінських документів (комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв'язку з традиційною

технологією діловодства) і вирішення питань, пов'язаних » подальшим користуванням документами у їхньому динамічному стані;

- впровадження класифікаційних схем управлінських документів.
Безперечно", що це тільки головні напрями досліджень, кожен з

яких може бути деталізованим. Зокрема, зараз все більше актуалізується необхідність вирішення дослідницьких проблем електронної управлінської документації, що повністю співпадають із загальними проблемами підготовки та функціонування електронних документів (ЕД) в установі. Серед них можна відзначити:

- уніфікація, стандартизація та регламентація процесів створення, реєстрації, обігу (включаючи питання контролю за виконанням, оперативного використання інформації тощо), зберігання ЕД;

- виявлення закономірностей, пов'язаних з електронним документостворенням та обігом ЕД;

- дослідження потоків, життєвого циклу ЕД різних видів та у різних сферах (адміністративне управління, наука, виробництво тощо);

- уточнення та перегляд строків зберігання ЕД, обгрунтування їх для тих видів, що виникли в умовах нових економічних відносин;

- вирішення проблем організації автоматизованих інформаційно-пошукових систем, збереженості ЕД, пошуку, захисту їхньої інформації та доступу до неї;

- розроблення правових питань, пов'язаних із створенням, обігом та юридичною силою ЕД;

- розв'язання понятійно-термінологічних питань ЕД, пов'язаних з визначенням сутності ЕД, їхньою ідентифікацією, оригінальністю, повторюваністю інформації (зокрема, поняття "оригінал електронного документа" чи "копія електронного документа");

- дослідження ЕД як історичного джерела.

Слід зауважити, що ряд питань загальної проблематики ЕД має бути вирішеним після прийняття законів України "Про електронний цифровий підпис" та "Про електронні документи та електронний документообіг".

Дослідження у галузі управлінського документознавства значною мірою споріднені з науковою проблематикою, що реалізується за кордоном у сфері управління документацією (див. Розділ 4 Управління документацією за кордоном). Вище відзначалося про поширення в Україні терміна "управління документацією"*. Слід зазначити, що у

' Іноді українською мовою цей термін перекладають як "керування інформацією" нашій країні (як, до речі, і в Російській Федерації) його вважають відповідником терміна "діловодство". Однак, управління документацією (УД) є значно ширшим за обсягом поняттям, оскільки охоплює сферу створення та обігу всіх службових документів в установі, у тому числі бухгалтерських, господарських, статистичних, з економічного розвитку (проекти, бізнес-плани) тощо. В Україні, як правило, процеси підготовки документів у так званому загальному діловодстві обмежуються організаційно-розпорядчими документами. Що ж стосується роботи з документами (функціонування документів) в установі, то у цій частині УД та діловодство значною мірою подібні, хоча й тут існують свої особливості, пов'язані з відмінностями його організації, встановленої ще за радянських часів (зокрема, це стосується організації процесів документообігу, контролю за виконанням документів, їхньої реєстрації тощо). З іншого боку, діловодні процеси за кордоном також розглядаються як головна складова УД.

Відзначимо, що в Україні (хоча наукових досліджень з УД ще не розпочато) існує ряд вітчизняних стандартів, розроблених як аналоги міжнародних, що певною мірою пов'язані з цією сферою, зокрема з електронного документостворення та документообігу. У найближчі роки має бути розроблений також український відповідник ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією" (180 15489-2001. "Мопгапоп апгі аосшпепіагіоп. Кесонів тапа§етепі") (див. п. 4.2 ). Його підготовка є нагальною, виходячи з орієнтації сучасного управління в установі на дотримання загальносвітових вимог до управління економікою (зокрема, відповідно до ІСО 9001), на засадах інформаційного менеджменту (управління інформацією в установі), складником якого є документаційний менеджмент. Цей стандарт, прийнятий в Україні як національний, у формулюваннях норм може деталізувати вимоги наміченого до розроблення проекту Закону України "Про діловодство".

1.3.4. Зв'язки з іншими галузями знань

Найперше слід відзначити зв'язок управлінського документознавства та архівознавства, який вбачається у спільності об'єкта дослідження, причому у тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи з документами. Відповідно для документознавства такою сферою є діловодство, а для архівознавства - архівна справа. Ці практичні сфери є взаємозумовленими на підставі наступності,

уніфікації та безперервності в організації та описуванні дику мені іи від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві.

Теорія управлінського документа не може не спиратися на розробки загального документознавства, оскільки факіичпо всі їхні основні завдання у цьому дослідницькому напрямі тотожні і різниця полягає тільки у більш широкому спектрі об'єктів дослідження в загальному документознавстві. Управлінське документозиавство, як найбільш розроблений з таких напрямів, зосереджує увагу на класифікації управлінських документів, вивченні моделей їхніх характеристик, змісту та зовнішньої форми, у тому числі, при створенні електронних документів чи конвертації документної інформації паперових документів в електронну форму, на функціях управлінських документів у цілому чи номінально-видовому розрізах та окремих характеристиках документної інформації. І хоча управлінські документи при переході від динамічного до статичного стану зазнають функціональних змін, однак всі досліджувані управлінським документознавством характеристики документа враховуються архівознавством в плані вивчення документа як історичного джерела чи для задоволення інших запитів суспільства в ретроспективній інформації. З іншого боку, теорія управлінського документа, орієнтуючись на сферу практичного застосування своїх результатів (діловодство), розробляє вимоги до змісту та зовнішньої форми різних видів (номіналів) документів, тобто оптимальні характеристики таких документів, використовуючи засоби уніфікації та стандартизації. Саме у цьому аспекті досить виразно проявляються зв'язки документознавства з мовознавством або з тим конкретним його напрямом, що отримав назву "документна лінгвістика". Оптимальне конструювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягти високого ефекту у виконанні ними їхньої основної соціальної функції.

З іншого боку, застосування засобів ділового мовлення не може бути достатнім для виконання такої функції, оскільки тут незаперечною є потреба у вивченні самої схеми управління, змісту управлінських зв'язків, і, як вже відзначалося раніше, впливу управлінської дії об'єкта, що керує, на керований об'єкт. Тобто, у даному разі можна констатувати зв'язки управлінського документознавства з теорією управління в суспільстві або теорією і практикою менеджменту.

Однак, розроблення уніфікованих документів та їхніх систем базуються не тільки на теорії управління соціальними процесами. Тут враховуються також аспекти розгляду документа з юридичної точки зору. Раніше вже відзначалося, що управлінський документ - це документ, в результаті оформлення якого йому надається юридична сила. Дія документа як правового акта чи юридичної основи для здійснення управлінських процесів зумовлена наявністю певних реквізитів (елементів бланка, підпису, відбитку печатки, резолюції тощо). їхня фіксація є не тільки вираженням характеристик документа з юридичною силою, а й, водночас, має відповідні правові підстави, що обумовлені законодавчими актами. Підготовка такої правової бази, реалізація безпосередньо різних норм оформлення документів, їхнього обігу та користування ними визначає зміст зв'язків управлінського документознавства з юридичною наукою, тобто правознавством.

Розроблення уніфікованих систем документації, уніфікованих форм документів (як одного з головних напрямів досліджень з теорії управлінського документа) оптимізує процеси створення, опрацювання, зберігання таких документів та використання їхньої інформації в службах діловодства. Однак, вплив результатів роботи у цьому напрямі не обмежується сферою діловодства. У подальшому це позитивно позначається на проведенні експертизи цінності документів для передавання їх на постійне зберігання, де, як відзначалося раніше, чітко проявляються зв'язки управлінського документознавства як з архівознавством, так і з історичним джерелознавством. Тобто уніфікований документ, реквізити якого раціонально оформлені, зорієнтований не тільки на високоефективне його опрацювання, зберігання та користування ним в архівах, зокрема, при реалізації автоматизованих систем, а також й на раціональне використання його інформації як історичного джерела.

Безперечно, уніфікація і стандартизація не є єдиними чинниками, котрі сприяють підвищенню якості роботи з управлінськими документами. Технологія діловодства є тією галуззю практичних знань, на яку орієнтована значна частина досліджень управлінського документознавства. Регламентація та раціоналізація процесів і операцій роботи з документами в службах діловодства є одним з провідних завдань управлінського документознавства. Удосконалення підготовки та обігу організаційно-розпорядчих документів в умовах окремої установи, їх групи чи в масштабах галузі й держави у цілому, впливають на їхню діяльність, забезпечуючи виконання цими документами їхньої основної соціальної функції. Відповідно, таке документаційне забезпечення управління повинно мати обгруитуншши і іочки зору теорії управління і наявності правових норм для відповідною керування у масштабах установи, галузі чи держави.

Оскільки .процес управління документацією розглядається в контексті інформаційного менеджменту, то управлінське документознавства пов'язано не тільки з теорією менеджменту, а й з інформаційною наукою. У межах цього напряму реалізуються зв'язки документознавства з психологічними аспектами сприйняття документної інформації. Технологія інформатики застосовується при розробленні та використанні автоматизованих систем діловодства (так зване "електронне діловодство"), під час вирішення зазначених вище проблем створення та обігу в установі електронних управлінських документів.

Інформаційна природа діловодних процесів зумовлює зв'язок управлінського документознавства не тільки з інформаційним менеджментом, а й у цілому з теорією комунікацій, яка також є частиною інформаційної науки. Однак, якщо змісту і характеру інформаційних зв'язків в установі документознавство приділяє досить значну увагу, то характер інформаційних потреб і сама особа споживача інформації в процесах управління документацією поки досліджені значно менше. У комплексі проблем інформаційного забезпечення управління актуальним є також вивчення потоків управлінської інформації, інформаційних ресурсів установи, форм і методів інформаційного забезпечення керівників.

Окремим і досить значним розділом управлінського документознавства є напрям, який досліджує історію управлінських документів, процесів їхнього створення, формування систем документації та їхнє функціонування. Такий напрям отримав назву історичного документознавства. У цьому контексті управлінське документознавство пов'язане з історією діловодства. Для управлінського документознавства історія державних установ є тією галуззю знань, що дає можливість зрозуміти зміст умов створення і функціонування документів, ясніше усвідомити характер завдань, які вони виконували, а також чим були зумовлені характеристики їхнього змісту та форми. Сама ж історія державних установ є відгалуженням історії держави і права, що ще раз засвідчує зв'язки управлінського документознавства з правознавством. З іншого боку, такий зв'язок проглядається також під час дослідження історичних управлінських документів як пам'яток юридичних відносин минулого. Дослідження управлінських документів різних історичних періодів як документальних пам'яток засвідчують зв'язки управлінського документознавства з комплексом спеціальних історичних дисциплін.Серед них слід назвати історичне джерелознавство, дипломатику (а також і неодипломатику), палеографію, сфрагістику та інші дисципліни джерелознавчого циклу.

ЛІТЕРАТУРА

Основна

1. Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи": Закон України від 13 грудня 2001 року №2888-111 // Архіви України. - 2002. - №1-3. - С.3-23.

2.Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732-94. - К.: Держстандарт України, 1994. - 33 с.

3.Архівістика: Термінологічний словник / Авт.-упор.: К.Є.Новохатський, К.Т.Селіверстова та ін. - К., 1998. - 106 с.

4. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи
/ УДНДІАСД, ДАКККіМ. - К., 2000. - С.99-125.

Додаткова

1. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Вопросьі формирования теории документоведения //Развитие советского документоведения (1917-1981): Сб.науч.тр. -М.: ВНИИДАД, 1983. -С.5-27.

2.Кулешов С.Г. Історичне документознавство: зміст та основні завдання наукового напряму (до постановки проблеми) //Архіви України. - 1998. -№1-6. - С.9-18.

3. Мннгалбв В.С. Обшиє закономерности и тенденции документо-образования в социально-зкономических системах управлення (проблеми изучения): Учеб. пособие / МГИАИ - М., 1983. - 83 с.

4. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективьі развития // Вопр. архивоведения. - 1964. - №2. - С.27-37.

5. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: обьект, предмет, основньїе задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб.науч.тр. - М.: ВНИИДАД, 1986. -С.5-30.

6. Сокова А.Н. Принцип историзма в документоведении //Сов.
архивьі. - 1981. - №4. -С.25-31.

Питання для самоконтролю знань

1.Основні етапи розвитку управлінського документознавства.

2.Об'єкт і предмет управлінського документознавства.

3.Основні поняття управлінського документознавства: "службовий документ", "документація", "документаційний фонд установи", "система документації", "управлінська документація", "організаційно-розпорядча документація", "юридична сила документа", "управління документацією".

4. Завдання управлінського документознавства.

5. Основні наукові напрями управлінського документознавства.

6. Основні проблеми створення та обігу електронної управлінської

документації.

7. Зв'язок управлінського документознавства з іншими галузями

знань.

2. КЛАСИФІКАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

2.1. Диференціація управлінських документів в установі

Сукупність управлінських документів, що циркулюють в установі, можна диференціювати за певними їх ознаками. Ця процедура здійснюється, як правило, виходячи з потреб практичної роботи з документами чи під час вирішення документознавчих дослідницьких завдань. Процес поділу документів за будь-якими їхніми ознаками -характеристиками інформації, носія документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо - є процесом класифікування документів". Втім, можливі різні будови класифікацій {класифікаційних схем) управлінських документів. Є, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, тобто в яких відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом - виокремлення груп документів. Зокрема, в установі управлінські документи можна групувати за

такими ознаками:

- за послідовністю створення: оригінал, дублікат, копія, витяг з документа (оригінал- примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили; дублікат - повторно оформлений службовий документ, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має *Тут не розглядаються во випадки поділу управлінських документів за інформаційними характеристиками чи ознаками носія документної інформації, оскільки цей матеріал викладається в курсі "Загальне документознавство".

таку ж юридичну силу; копія - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак; витяг з документа -засвідчена копія частини тексту службового документа );

- за рівнем доступу: загальнодоступні в установі, для службового користування (документи, що містять конфіденційну інформацію), секретні (документи, що містять таємну інформацію);

- за юридичною силою; що мають юридичну силу і що не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну силу).3азначені прості класифікації однорівневі, тобто виділені групи документів не мають подальшого поділу на якісь види. При класифікуванні управлінських документів установи можна побудувати і дворівневі класифікації, де вже групи (класи) документів поділяють на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів, у даному разі, є номінали (акт, протокол, наказ) чи, що найчастіше - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення).

Зокрема, у такій простій класифікації управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи вже можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації. Дворівневу структуру, в основі якої знаходяться види номіналів управлінських документів, мають також їхні класифікації на документи, що підлягають і не підлягакнь затвердженню, на які ставиться і не ставиться гербова печатка, а -акож за строками виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові) що обумовлені нормативними актами, та зберігання (постійного, тимчасового)*.

Вид номіналу документ¹! (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті (зміст документа - інформація в документі, необхідність фіксації якої є основнрю метою його створення). Зміст управлінського документа- містить рішення щодо здійснення управлінської дії, спрямованої на розв'язання кадрових, фінансових питань, питань з основної діяльності, матеріально-технічного постачання тощо. Саме тематика документів є однією з первинних засад для групування документів під час формування їх у справи в діловодстві установи.

* Зміст цих класифікацій розглядається у навчальному курсі з діловодства. Тематика управлінських документів також дій цілиннії для об'єднання видів їх номіналів у певні класи управлінської докумешпції, наприклад: торговельна, цінова, документація з Пенсійною фонду тощо. Однак, в документації установи поділ документів відбути і ься не тільки за тематичною, я й за функціональною ознакою. Наприклад, поділ на документи, що виконують організаційну, розпорядчу, первинно-облікову, планову, звітну, статистичну функцію. Об'єднання видів номіналів цих документів (вони можуть бути тематично різними, наприклад: з кадрових, фінансових чи ресурсних питань) дає відповідні класи управлінської документації - організаційно-розпорядча, первинно-облікова, планова, звітно-статистична. Ці класи називають ще системами документації, що є підсистемами управлінської документації (див.: 1.3.1. Основні поняття управлінського документознавства). Розглянемо загальну класифікаційну схему систем документації.

2.2. Класифікації систем документації

Всі системи документації можна поділити на базові, інфраструктури та дисциплінарні.

Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, освіта, виробництво тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування. Блок включає такі системи документації:

- наукова;

- виробничо-експлуатаційна;

- навчальна;

- економічна;

- громадсько-політична;

- судова;

- законодавча;

- військово-оборонна;

- документація органів внутрішніх справ країни;

- цивільно-реєстраційна;

- документація системи охорони здоров'я.

Безперечно, склад цих систем не охоплює всієї різноманітності сфер соціальної діяльн ;ті, однак тут представлені сукупності з найбільш усталеними формами документів. Система виробничо-експлуатаційної документації включає документи з усіх галузей

промислового (у тому числі енергетичного) та сільськогосподарського виробництва, а також різних сфер технологічної експлуатації (транспорту, зв'язку тощо). Цивільно-реєстраційна - це умовна назва документації, що утворюється у результаті фіксації актів громадянського стану. Кожна з груп має певні сукупності видів документів, а деякі містять ряд систем документації. Такими є, зокрема, перші чотири групи:

Наукова Економічна

- науково-організаційна; - торговельна;

- науково-дослідна; - зовнішньоторговельна;

- дослідно-конструкторська; - фінансова;

- дослідно-технологічна; - цінова;

- патентна. - банківська.

Навчальна Виробничо-експлуатаційна

- навчально-організаційна; - виробничо-організаційна;

- навчально-дослідна; - виробничо-конструкторська;

- навчально-контрольна. - проектна;

- експлуатаційно-технологічна.

Науково-організаційна, виробничо-організаційна та навчально-організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності у певній сфері. Вони відрізняються від планової управлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, план науково-дослідної рсботи наукової організації - це плановий управлінський документ, а тематична карта чи робочий план з теми -науково-організаційні документи Або ж план роботи вузу (факультету, кафедри) - це управлінський документ, а навчальний план зі спеціальності (кваліфікації) чи навчальна програма з курсу, програма практики - навчально-організаційні. Навчально-контрольні документи -це списки питань до заліку, іспиту, екзаменаційні білети, контрольні програми перевірки знань за допомогою персонального комп'ютера тощо. Безперечно, ряди кожної з підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна було б додати ліцензійну, інвестиційну тощо.

Інфраструктури види документації названі так тому, що функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності (наука, виробництво, навчання, економічна сфера і ото).

Цей блок включає такі групи:

Управлінська

- організаційно-розпорядча;

- первинно-облікова;

- звітно-статистична;

- планова;

- бухгалтерсько-облікова.

Нормативна ,

- документація з пожежної безпеки;

- документація з охорони праці;

- документація із стандартизації;

- документація із сертифікації;

- метрологічна.

Інформаційна

- реєстраційно-облікова;

- документація систем інформаційного обслуговування.

Дисциплінарні - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах блоку здійснено за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні, природничі. їхня диференціація за більш-менш сталими видами документації має такий вигляд:

Технічна

- будівельна;

- транспортна;

- енергетична;

- житлово-комунальна.

Гуманітарна

- соціологічна;

- етнографічна;

- археологічна.

Природнича

- геологічна;

- картографічна;

- гідрологічна;

- метеорологічна.

Безперечно, таким чином можна поділити документацію за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідно-конструкторська документація. У даному разі ці приклади характеризують найбільш розвинені комплекси, що утворюють специфічні системи, і така документація, як правило, є об'єктом вивчення для наступного зберігання в архіві. Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.

Слід зауважити, що проблеми розроблення класифікації систем документації ще до кінця не вирішені. Часто об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Приклад врахування цих чинників подає такий нормативний документ у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" (К., 1997), в якому види номіналів документів подані за сферами соціальної діяльності та їхніми окремими напрямами*. Інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації. У ньому системи документації, що у викладеній вище схемі згруповані під назвою "економічна", віднесені відповідно до управлінської документації. Об'єднання таких систем документації спричинено як усталеним підходом до розгляду складових підсистем управлінської документації у традиційному документознавстві (див.: 1.2. Основні періоди розвитку управлінського документознавства як наукової дисципліни),так і розумінням поняття "управлінська інформація" не тільки у внутрішньовідомчому аспекті, а й у масштабах всієї держави. Саме тому, наприклад, у класифікаторі подано як підкласи організаційно-розпорядчої документації, так і зовнішньо-торговельної. Розглянемо більш детально цей класифікатор.

* Його вивчення здійснюється у навчальному курсі з діловодства.

2.3. Державний класифікатор управлінської докуміїпиції 2.3.1. Призначення та структура ДКУД

ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме -при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. Слід зауважити, що ДКУД входить до системи державних класифікаторів техніко-економічної інформації, створення яких почалося ще в СРСР у 1960-ті роки під час розроблення автоматизованих систем управління (АСУ). Вони призначалися для фіксації кодових позначень класифікаційних одиниць в класифікаторах об'єктів, суб'єктів, процесів та іншої інформації, необхідної для управління народним господарством. Зокрема, були створені загальносоюзні класифікатори підприємств та організацій галузей народного господарства, продукції, професій тощо. В Україні на заміну цим класифікаторам розроблено вітчизняні нормативні документи, наприклад, замість "Общесоюзного классификатора предприятий и организаций" застосовують "Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України".

На заміну "Общесоюзного классификатора управленческой документации" (ОКУД) у 1997 р. Держстандартом України* було опубліковано "Державний класифікатор управлінської документації^-" (ДК 010-96), що був розроблений госпрозрахунковим центром "Економіст" та Державним науково-дослідним інститутом інформатизації і моделювання економіки при Президентові України за участю ряду міністерств і відомств України. Зміни у складі та змісті ряду класів документації зумовили його доопрацювання і повторне видання ДКУД Держстандартом у 1999 р.

Таким чином, ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є

* Тепер - Державний комітет України з питань технічного регулювання та споживчої політики.

державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації (див.: 33. Основні напрями уніфікації управлінської документації).У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.

Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

- організаційно-розпорядча документація - 02;

- первинно-облікова документація - 03;

- банківська документація - 04;

- фінансова документація - 05;

- звітно-статистична документація - 06;

- планова документація - 07;

- ресурсна документація - 08;

- торговельна документація - 09;

- зовнішньоторговельна документація - 10;

- цінова документація - 13;

- документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення-15;

- документація з побутового обслуговування населення - 17;

- бухгалтерсько-облікова документація - 18;

- документація з Пенсійного фонду - 20;

- словниково-довідкова документація - 21.

Як зазначалося вище, в ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, наказ про звільнення в ДКУД має код 0203008, оскільки реєстраційний номер його форми 008 і вона входить до підкласу "Ді'ьумсніаціи управління кадрами", що має код 0203 у класі "Оришіїпційпо-розпорядча документація" (код 02).

Наведемо фрагмент ДКУД (у графі "індекс" - абревіатура назви УФД):

Код	Назва УФД	Індекс
02	Організаційно-розпорядча документація
0201	Документація з організації систем управління
0201001	Акт про створення міністерства	АСМ
0201002	Акт про створення корпорації, концерну, асоціації, компанії •	АСК
0201003	Наказ про створення промислового об'єднання	НСПО
0201004	Наказ про створення виробничого об'єднання	НСВ
0201005	Наказ про створення підприємства	неп
0201006	Наказ про реорганізацію міністерства	НРМ
0201007	Наказ про реорганізацію корпорації, концерну, асоціації, компанії	НРК
0201008	Наказ про реорганізацію промислового об'єднання	НРПО
0201009	Наказ про реорганізацію виробничого об'єднання	НРВ
0201010	Наказ про реорганізацію підприємства	НРП
0201011	Акт про ліквідацію міністерства	АЛМ
0201012	Акт про ліквідацію корпорації, концерну, асоціації, компанії	АЛК
0201013	Акт про ліквідацію промислового об'єднання	АЛПО
0201014	Акт про ліквідацію виробничого об'єднання	АЛВ
0201015	Акт про ліквідацію промислового підприємства	АЛП
0201016	Акт про ліквідацію міністерства і створення ліквідаційної комісії	АЛМСЛК

Слід ще раз зазначити, що перелік класів УСД в ДКУД - це не тільки види управлінської документації (чи їхні сукупності видів номіналів), які створюються і функціонують в кожній установі, а й специфічні види документації, що розглядаються як управлінська у загальнодержавному масштабі і створюються у профільних установах (наприклад, система зовнішньоторговельної документації)- Крім того, слід також нагадати, лю ДКУД містить тільки затверджені і зареєстровані УФД, тому не всі види номіналів управлінських документів зафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть бути галузеві класифікатори документації, що на відміну від нього затверджуються не Держстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомствами.

2.3.2. Ведення ДКУД

Розробниками ДКУД видані нормативні документи, що регламентують порядок його ведення, яке полягає у внесенні змін і доповнень з метою підтримки класифікатора в актуальному і достовірному стані. Процес формування пропозицій щодо внесення змін і доповнень до ДКУД також унормований розробником.

Зміни і доповнення ДКУД можуть відбуватися у разі реорганізації системи державного управління в Україні, зміни назв класів та підкласів УСД чи їхніх УФД, скасування підкласів УСД, окремих УФД, впровадження нових класів УСД, їхніх підкласів, УФД. Таке коригування зумовлює відповідні зміни кодів та індексів в ДКУД. За необхідності можливе щорічне оновлення класифікатора. Ведення ДКУД здійснюється переважно на підставі пропозицій розробників УСД. Підставою для формування пропозицій розробників УСД є розроблення, затвердження та ведення відповідних класів управлінської документації, що і зумовлює включення нових, скасування або зміни діючих уніфікованих форм управлінських документів.

Розробниками уніфікованих, систем документації, представлених ДКУД, є.

Код класу	Найменування УСД	Розробник
02	Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації	Держкомархів України \
03	Уніфікована система цервинно-облікової документації	Держкомстат України

За станом на 1.02.2003 р. назви деяких установ змінені, а окремі з цихустанов - ліквідовані. Так, Міністерство економіки має тепер назву Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України. Це міністерство виконує функції розформованого Міністерства зовнішньоекономічної діяльності України. Ліквідовано Держкомресурси України (сьогодні функціонує державна акціонерна компанія "Укрресурси", що має певне підпорядкування Державному комітету з державного матеріального резерву).\

04	Уніфікована система банківської документації	Національний банк Укрпїни
05 -	Уніфікована система фінансової документації	Мінфін України
06	Уніфікована система звітно-статистичної документації	Держкомстат України
07	Уніфікована система планової документації	Мінекономіки України
08	Уніфікована система ресурсної документації	Держкомресурси України
1 09	Уніфікована система торговельної документації	Міністерство зовнішньоекономічних зв'язків України
10	Уніфікована система зовнішньо-торговельної документації	Міністерство зовнішньоекономічних зв'язків України
13	Уніфікована система цінової документації	Мінекономіки України
15	Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення	Міністерство праці та соцполітики України
17	Уніфікована система документації з побутового обслуговування населення	Укрсоюзсервіс
18	Уніфікована система бухгалтерсько-облікової документації	Мінфін України
20	Уніфікована система документації з Пенсійного фонду	Пенсійний фонд України
21	Уніфікована система . словниково-довідкової документації	Національне агентство з питань інформатизації при Президентові України

ЛІТЕРАТУРА і Основна

1. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98. - К.: Держстандарт України, 1999. ■*■ 50 с.

2. Банасюкевич В.Д., Баркалова О.М. О создании и развитии документньїх классификаций // Развитие советского документоведе-ния (1917-1981): Сб. науч. то. - М: ВНИИДАД, 1983. - С. 100-И7.

3. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАКККіМ. - К., 2000. - С. 126-133.

Додаткова

1. Положення про ведення Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД): Нормативний документ / Держкомстат України. - К., 1997. - 10 с.

2. Бибик С.П. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К.: Довіра, 1997. - С. 6.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-е вид., перероб. і доп. - К.: Либідь, 2000. - С. 5-8.

4. Черешня А.Г. О классификаций документов систем управлення //Проблеми классификаций в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. - М., 1987. - С. 39-57.

Питання для самоконтролю знань

1. Роль та завдання класифікації управлінських документів.

2. Класифікування управлінських документів за різними ознаками.

3. Критерії класифікування управлінських документів.

4. Типи (класи) управлінської документації.

5. Базові види документації,

6. Інфраструктурні види документації.

7. Дисциплінарні види документації.

8. Призначення Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД).

9. Структура ДКУД.

10.Ведення ДКУД.

3. УНІФІКАЦІЯТА СТАНДАРТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

3.1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів

Одним з напрямів удосконалення системи класів управлінської документації є уніфікація та стандартизація її елементів. Серед основних причин, що зумовлюють необхідність проведення цих робіт є:

- наявність видів службових документів з дубльованою інформацією їхніх текстів;

- відсутність єдиних підходів (вимог) до процесів укладання цих текстів та оформлення документів, взаємозв'язку між документами, що належать до одного класу (підкласу) управлінської документації;

- необхідність упорядкування й визначення оптимального складу показників, зафіксованих у документах.

У широкому теоретичному розумінні уніфікація - це оптимальне
зменшення кількості елементів та забезпечення їхнього співпадання в
об'єктах, що складають комплекс або систему. Основою уніфікації є
повторюваність управлінських ситуацій та рішень, що документуються,
необхідність фіксації типових процесів та явищ. Втім, у цій сфері
мають місце й унікальні ситуації, результатом чого є разова поява
унікальних за оформленням документів, які, безперечно, не є
об'єктами уніфікації. \

Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, і саме розробленням та впровадженням державних (чи інших видів) стандартів, в яких зафіксовано вимоги до створення документів, тобто складання їх текстів та оформлення. На сьогодні це найвища форіла уніфікації документів, оскільки в державних стандартах офіційно і нормативно у загальнодержавних масштабах на тривалий час (5 років і більше) закріплюються найбільш ефективні характеристики форми та змісту документа.

Головною метою уніфікації та стандартизації документів є створення уніфікованої системи документів, що може дати високий економічний ефект. Це виявляється за рахунок зниження витрат часу на складання текстів службових документів, оформлення їх, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації. З іншого боку, впровадження уніфікації та стандартизації документів сприяє підвищенню інформаційної культури створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів всіх класів управлінської документації у тому числі з позицій інформаційного менеджменту.

3.2 Історичні витоки уніфікації документів

Історичні витоки уніфікації документів сягають часів найдавніших їхніх форм. Дослідники відзначають наявність формуляра різних видів документів в державах Давнього Сходу Ш-І тисячоліть до н.е. Власне, поява перших документів була пов'язана з типовістю їхньої форми та засобів фіксації інформації, що й відрізняло ці об'єкти від попередніх речових виробів - носіїв інформації.

У ранньому європейському середньовіччі починає вироблятися сталий формуляр офіційних документів, зокрема публічно-правових та публічно-приватних. У зв'язку з розвитком актового діловодства в ХШ-ХІУ ст. ці процеси набувають більшого поширення. З початком книговидання у II пол. XV ст. публікуються посібники з оформлення деяких видів документів. Уніфікації процесу створення службових документів сприяло розроблення наукових підходів до організації діловодства (наприклад, в Німеччині з XVII ст. у межах так званої Ке§І8ІгаІигоі$8еп$спай).

В середньовічній Україні, що входила до складу Польського королівства, Великого князівства Литовського, а потім об'єднаної Польсько-Литовської держави, були поширені традиції побудови формулярів актового діловодства, переважно в діяльності канцелярій судових установ (земських, гродських, каптурових, підкоморських, інших судів). У подальшому на українських землях, що стали частинами імперій - Російської та Австрійської, порядок оформлення офіційних документів регламентувався законодавчими та іншими актами цих країн. З утворенням на початку XIX ст. в Російській імперії міністерств нормативно вводилися дві форми уніфікації текстів службових документів -трафаретна та таблична. Впродовж цього століття поширюються різні види посібників і керівництв з підготовки документів ("офіційних паперів"), зокрема, так звані письмовники, що історично склалися у попередньому XVIII ст. У радянський період (в 1920-ті роки) значний вплив на технологію організації діловодства мав рух з наукової організації праці, що сприяв виробленню єдиних правил оформлення документів. У це та наступне десятиліття бул? зроблена спроба стандартизації окремих видів службових докум. ттів, зокрема введені відомчі стандарти на них, правила оформлення документі, шдіотшісні проекти загальносоюзних стандартів "Письма делош.іе", "Проюкол". Увага зосереджувалася на проблемах мови ділових документів, удосконалювалися трафаретні та табличні форми уніфікації іскеїів, а також була здійснена трафаретизація наказу, протоколу, інструкції, акта, листа. З 1950-х рр. почали видаватися довідкові посібники з діловодства.

З організацією ВНДЩАС починається новий етап в історії уніфікації. У зв'язку з розробленням та впровадженням Єдиної державної системи діловодства з 1960-х рр. уніфікація та стандартизація документів стала одним з напрямів її реалізації. Водночас здійснювалася робота зі створення УФД та УСД. Були видані ГОСТи: "Формуляр-образец", "Унифицированньїе системи документации. Основньїе положення", "Унифицированньїе системи документации, используемьіе в АСУ", "Унифицированньїе системи документации. Терминьї и определения" тощо. З організаційно-розпорядчої документації це були ГОСТ 6.38-90 "Унифицированньїе системьі документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформленню документов" (1990 р.), збірник форм "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированньїе форми, инструктивньїе и методические материали по их применению" (ВНДЩАС, 1980). В СРСР до 1991 р. склалися і функціонували 16 міжгалузевих уніфікованих систем документації*.

Сьогодні в Україні актуалізацій уніфікації та стандартизації управлінської документації перш за все пов'язана з такими аспектами:

а) державотворчий. Розбудова всіх ланок управлінської інфра структури після здобуття незалежності Україною вимагає формування єдиних підходів та уніфікованих засобів управління народним господарством, у тому числі й до його документаційного забезпечення;

б)економічний. Забезпечення високого економічного ефекту в результаті функціонування уніфікованих систем управлінської документації;

в) правовий. Уніфікація та стандартизація вимог до оформлення управлінської документації для оптимізації процесу надання юридичної сили службовим документам;

Перелік цих систем документації наведено у виданні: Государственная система документационного обеспечения управлення. Основньїе положення. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / ВНИИДАД . - М., 1991. - С. 46. і*)техніко-технологічний. Широкомасштабне впровадження комп'ютерних засобів створення управлінської документації потребує, з одного боку, удосконалення підходів до оформлення документів з паперовим носієм (як аналогів і базових для конвертації їхньої документної інформації чи тільки змісту в електронну форму) та відповідної уніфікації електронних форм - з другого. Тобто, відбувається оформлення сфери уніфікації та стандартизації електронної документації;

д) інформаційно-управлінський. Управлінська документація в установі розглядається зараз як складова її загальних інформаційних ресурсів, що зумовлює необхідність аналізу функціонування цієї документації з позицій інформаційного менеджменту. Головним моментом тут стає взаємозв'язок всіх інформаційних елементів в системі управління як у межах управлінської документації (наприклад, організаційно-розпорядчих, первинно-облікових, бухгалтерсько-облікових документів), так й інших елементів інформаційної системи установи, особливо в умовах реалізації засобів електронного документообігу чи автоматизованої інформаційної системи установи*.

3.3. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації

3.3.1. Основні напрями уніфікації управлінської документації

Виходячи з головної мети, уніфікація повинна забезпечувати типовий склад службових документів певної системи, основних аспектів змісту (у письмових документах - тексту) та форми, що передбачає стале розміщення реквізитів та показників з метою їхнього зіставлення у взаємопов'язаних документах.

Якщо розглядати уніфікацію за ознакою поширення на ряди службових документів, то вона може здійснюватись як у межах певної системи документації, так і на рівні групи документів або ж на рівні окремого виду документа (виду номіналу документа).

За основними складовими документа виокремлюють уніфікацію його інформаційної частини та уніфікацію носія інформації. Щодо характеристик носія, то якщо не зважати на вимоги стандартів до способів фіксації інформації, стандартизуються, як правило, формати паперу, які використовують для виготовлення службових документів.

'існують також теоретичні та практичні аспекти впр заджсння уніфікації, зокрема класифікаційний, лінгвістичний, інформаційн .й тощо.

Найбільша увага приділяється інформаційній час ший, нм»н» інннцчйм безпосереднього створення службового документ

Створення, службового документа - скл.ід.иінн юкііу ін оформлення службового документа.

Текст службового документа - зміст писемною службового документа, що виступає як його головний реквізит.

Оформлення службового документа - фіксація реквізитів службового документа, встановлених правилами документування.

Правила документування - вимоги та норми, що регламентують порядок створення документів.

Реквізит службового документа - елемент оформлення службового документа, що фіксується з метою уніфікації цього процесу, ідентифікації документа та надання йому юридичної сипи.

Формуляр службового документа - склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі.

Уніфікація процесів створення службового документів включає два головних напрями - уніфікацію складання текстів та уніфікацію оформлення документів. Зміст цих напрямів полягає в:

а) уніфікації структури документа (тобто розроблення сталого формуляра) та методів контролю інформації в документах (показників);

б)уніфікації організації тексту (структура тексту, його мовні, тобто лексичні, морфологічні, синтаксичні, стилістичні аспекти).

Уніфікація процесів створення службових документів пов'язана з розробленням УФД та створенням УСД, про які вже йшлося під час розгляду ДКУД (див.: 23. Державний класифікатор управлінської документації).

Уніфікована форма (службового) документа - стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функціональгіого призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.

Уніфікована система документації - створена за єдиними правилами та вимогами система документації.

В Україні загальні засади розроблення УФД та створення УСД сьогодні регламентуються двома державними стандартами -ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення" (далі - ДСТУ 3843-99) та ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови" (далі - ДСТУ 3844-99). Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, зафіксовані в ДСТУ 3843-99. Зокрема, на рівні стадій виконання робіт виокремлюється організація розроблення УФД, розроблення її проекту, затвердження та державна реєстрація УФД, видання та розповсюдження бланків форм документів, порядок розроблення галузевих УФД та форм документів підприємств, порядок внесення змін та скасування УФД.

У цілому при уніфікації документації здійснюються такі основні види робіт:

- визначається номенклатура діючих форм;

- здійснюється побудова єдиної моделі документів для однорідних видів;

- встановлюються загальні синтаксичні правила побудови документної інформації;

- визначаються методи контролю інформації в документах (показників).

Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів у складі УСД поділяються на такі категорії:

- державні (міжвідомчі) уніфіковані форми документів;

- галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів;

- уніфіковані форми документів підприємств, установ і організацій.

Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 1172; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 1 234 5 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!