Документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в
читальном зале муниципального архива»
I.Общие положения
Предмет регулирования административного регламента
1. Административным регламентом архивного отдела Администрации муниципального образования «Шарканский район» по предоставлению муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива» (далее – Административный регламент) регулируется порядок предоставления муниципальной услуги по обеспечению доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архивного отдела Администрации муниципального образования «Шарканский район» (далее – муниципальная услуга).
Описание заявителей
2. Получателями муниципальной услуги являются:
- российские граждане;
- органы государственной власти, местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее – Заявители).
3. Заявителями также могут быть иные юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.
Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
4. Информацию о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги можно получить:
- непосредственно в Архивном отделе;
- при обращении по телефону;
- в письменном виде по почте или электронным каналам связи;
- на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги;
- в сети «Интернет» на Портале государственных и муниципальных услуг Шарканского района по адресу www.sharkanuslugi.ru.
5. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Ленина, д.14, с. Шаркан, Удмуртская Республика, 427070
Справочные телефоны архивного отдела: (8-34136) 3-31-71.
Факс: (8-34136) 3-31-65;
Адрес электронной почты архивного отдела:arhivshar@udm.net
Адрес официального сайта муниципального образования «Шарканский район»: http://sharkan.udmurt.ru
График работы архивного отдела:
понедельник с 08.00 до 17.00, перерыв на обед с 12.00 до 13.00;
вторник-пятница с 08.00 до 16.00, перерыв на обед с 12.00 до 13.00;
выходные дни – суббота и воскресенье.
График работы читального зала:
понедельник с 08.00 до 17.00;
вторник-пятница с 08.00 до 16.00;
перерыв на обед с 12.00 до 13.00
выходные дни – суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни.
6. При предоставлении муниципальной услуги архивным отделом даются консультации по вопросам о:
порядке работы архивного отдела;
порядке работы читального зала;
требованиях к документам, предъявляемым для предоставления муниципальной услуги;
порядке доступа и ограничениях в доступе к архивным документам и возможностях копирования архивных документов;
возможном месте хранения архивных документов, не поступивших на хранение в муниципальный архив;
порядке обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются ответственным должностным лицом архивного отдела, назначенным ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги (далее - ответственное должностное лицо).
7. Для получения консультации Заявители обращаются в архивный отдел:
- лично;
- по телефону;
- в письменном виде посредством почтовой связи;
- в письменном виде посредством электронных каналов связи.
8. Основными требованиями к информированию Заявителей являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информирования;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность при предоставлении информации.
9. Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
10. Устное информирование осуществляется сотрудниками архивного отдела при обращении Заявителей за информацией:
- лично;
- по телефону.
Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других сотрудников. Время ожидания Заявителя при личном обращении не может превышать 15 минут, устное информирование каждого Заявителя осуществляется не более 10 минут. При ответе на обращение по телефону ответственное должностное лицо, осуществляющее приём и информирование, сняв трубку, называет фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование организации. В конце информирования ответственное должностное лицо кратко подводит итоги и принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
В случае, если для подготовки ответа или консультации Заявителя требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить удобное для Заявителя время.
11. Письменное информирование при обращении Заявителя в архивный отдел осуществляется путём направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении. Начальник архивного отдела определяет непосредственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение Заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается начальником архивного отдела.
При письменном информировании ответ направляется Заявителю в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения Заявителя. Информация по письменному запросу, направленная через официальные сайты, размещается на указанных сайтах в разделе «вопросы – ответы» в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения от Заявителя.
12. Сведения о месте нахождения и графике работы архивного отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены в сети Интернет на официальных сайтах муниципального образования «Шарканский район»: www.sharkan.udmurt.ru и «Архивная служба Удмуртии»: www.gasur.ru.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги
13. Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива
Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
14.Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Администрации МО «Шарканский район» (далее – архивный отдел).
Результат предоставления муниципальной услуги
15. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
предоставление научно-справочного аппарата;
предоставление архивных документов;
предоставление копий научно-справочного аппарата, архивных документов, выдача архивных справок, выписок;
отказ в обеспечении доступа в читальный зал.
Сроки предоставления муниципальной услуги
16. Научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги), в том числе в электронной форме, предоставляются Заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.
17. Предоставление архивных документов Заявителям в читальный зал производится на 3-ий рабочих день с момента оформления заказа (требования).
Архивные документы предоставляются Заявителям сроком до 1-го месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению начальника архивного отдела (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного отдела) на срок до 1-го месяца.
Копии архивных документов предоставляются в течение 10 рабочих дней с момента составления заказа, срочное - в течение 5 рабочих дней. При большом количестве заказов или объеме заказа этот срок может быть увеличен по решению начальника архивного отдела (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного отдела), но не должен превышать более 1-го месяца.
Расшивка дел для копирования архивных документов может производиться только в исключительных случаях по специальному разрешению начальника архивного отдела.
Архивные справки и архивные выписки предоставляются в течение 3-х рабочих дней с момента заявки Заявителя.
18.Сроки прохождения отдельных административных процедур:
- приём и регистрация документов – не более 30 минут на каждый официальный документ;
- отказ в обеспечении доступа в читальный зал – 10 минут (с устным разъяснением причин отказа) и в течение 3-х рабочих дней (в случае выдачи письменного отказа);
- предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено до возвращения архивных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в архивохранилища.
Правовые основы для предоставления муниципальной услуги
19. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (Российская газета, 1993, 25 декабря; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 3, ст. 152; № 7, ст. 676; 2001, № 24, ст. 2421; 2003, № 30, ст. 3051; 2004, № 13, ст. 1110; 2005, № 42, ст. 4212; 2006, № 29, ст. 3119; 2007, № 1 (ч. I), ст. 1; № 30, ст. 3745; 2009, № 1, ст. 1, 2);
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 15, ст. 1768; 1997, № 41, ст. 4673, 8220-8235; 2002, № 52 (ч.2), ст. 5288; 2003, № 27 (ч.1), ст.2700; 2003 № 46 (ч.2), ст.4449; 2004, № 27, ст. 2711; 2004, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055, 6079; 2009, № 29, ст. 3617; 2010, № 47, ст. 6033);
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253; 2010, № 19, ст. 2291; 2010, № 31, ст.4196);
Федеральный закон от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; 2010, № 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч.1), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч.1), ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; № 52 (ч.1), ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407, № 31, ст. 4173, 4196; № 49, ст. 6409; № 52 (ч.1), ст. 6974);
-Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг;
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст. 74; Собрание законодательства Российской Федерации,1997, № 3, ст. 367; 2000, № 36, ст. 3636);
Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, № 20; Российская газета, 2009, 20 мая, № 89);
Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике» (Известия Удмуртской Республики, 2005, 19 июля; специальный выпуск, 2006, 28 декабря; 2010, 14 мая);
Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» (Известия Удмуртской Республики, 2006, 24 января; специальный выпуск, 28 декабря);
Решение Совета депутатов муниципального образования «Шарканский район» от 09 июня 2005 года № 21.01 о принятии Устава муниципального образования «Шарканский район»;
Постановление главы Администрации Муниципального образования «Шарканский район» от 28 мая 2007 года №352 «Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации муниципального образования «Шарканский район».
Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
20. Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:
1) личное письменное заявление в 1 подлинном экземпляре о предоставлении архивных документов (копий);
2) документ, удостоверяющий личность Заявителя.
21.Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, должны представить письмо направившей их организации.
22. В случае, если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат сведения, отнесенные к конфиденциальной персональной информации (о частной жизни гражданина, создающие угрозу для его безопасности, прекращенные уголовные дела, прекращенные административные дела) до истечения 75 лет с момента создания указанных документов, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п.20 настоящего административного регламента, представляет оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных или его наследников (в случае смерти субъекта персональных данных) на доступ к информации с указанием к каким документам и на каких условиях допускается Заявитель, или документ, подтверждающий прямые родственные связи, либо подтверждающий право наследования субъекту персональных данных в 1 подлинном экземпляре.
23. В случае, если собственник или владелец архивных документов (копий), находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию в договоре с архивным отделом, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п.20 настоящего административного регламента представляет в архивный отдел:
письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов (копий).
24. В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
25. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
26. Отказ в предоставлении муниципальной услуги допускается в случаях:
неудовлетворительного физического состояния запрашиваемых архивных документов (копий) (обширные механические повреждения носителя, поражение биологическими вредителями и т.д.);
ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
отсутствия у Заявителя документально подтвержденных права на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;
ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;
отсутствия архивных документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.
27. Предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено в случае:
использования архивных документов для выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, проведение проверки наличия документов, копирование документов и др.);
предоставления архивные документов во временное пользование иным органам и организациям;
предоставления архивных документов для работы другому Заявителю;
экспонирования архивных документов на выставке.
28.Доступ к подлинникам особо ценных документов разрешается в исключительных случаях на основании письменного разрешения начальника архивного отдела. Заявителю предоставляется фонд пользования (копии документов) или документальные публикации, содержащие запрашиваемую информацию.
29.Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам Заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.
Размер платы, взимаемой с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги, способы её взимания
30. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
31. Время ожидания Заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, при получении результата муниципальной услуги и при предварительной записи на приём – не может превышать 15 минут.
Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги
32. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги – 30 минут.
Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами для заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
33. Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03». Помещения оборудуются средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией.
34. Вход в здание, где располагается архивный отдел, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования отдела, места нахождения, графика (режима) работы, номеров телефонов, факса, электронной почты. Вход и выход из помещения в темное время суток должен освещаться. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. На стоянке должно быть не менее двух машиномест. Доступ заявителей к парковочным местам являются бесплатными.
35. Приём Заявителей ведется ответственным должностным лицом архивного отдела в порядке общей очереди, либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо архивного отдела обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) или должен иметь настольную карточку с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
36. Муниципальная услуга предоставляется в читальном зале архивного отдела. Под читальный зал отводится помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества граждан, обращающихся в архивный отдел. Количество мест для работы с архивными фондами и документами определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 4 мест. В читальном зале должно быть естественное и искусственное освещение, оборудуется столами, стульями.
Вход в читальный зал должен быть оборудован табличкой (вывеской) с указанием графика (режима) работы.
Рабочее место ответственного должностного лица, осуществляющего приём Заявителя, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим и сканирующим устройствами.
37. Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на приём по телефонам, указанным в пункте 5 настоящего Административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу желаемое время приёма. При определении времени приёма по телефону ответственное должностное лицо обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приёма граждан и времени, удобного Заявителю.
38. Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пункте 5, 6 настоящего Административного регламента, места ожидания приёма должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
39. На информационном стенде размещается следующая обязательная информация:
график работы архивного отдела;
фамилия, имя, отчество начальника архивного отдела;
номера кабинетов, где осуществляется информирование (консультация) Заявителей и приём документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги; фамилии, имена, отчества, должность ответственного должностного лица, уполномоченного на предоставление муниципальной услуги;
номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты архивного отдела;
фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Администрации МО «Шарканский район»;
фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги;
настоящий Административный регламент (без приложений);
образцы заявки (заявления), сопроводительного письма, указанных в пунктах 20, 21 настоящего Административного регламента, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
схема (блок - схема) последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
40.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее №18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
41.Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:
обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы архивного отдела;
обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;
своевременность приёма Заявителей в архивном отделе;
своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;
своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги и отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде
42. Использование в читальном зале персональной компьютерной техники, принадлежащей Заявителям, функционирующей:
автономно без подключения к сети архивного отдела допускается по согласованию с ответственным должностным лицом;
с подключением к сети архивного отдела допускается на основании личного заявления Заявителя, в котором указывается цель, виды работ и наименование техники, разрешение дается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностного лица, исполняющего его обязанности).
43. Не допускается использование Заявителями сканирующих устройств планшетного и протяжного типа, вспышек и иных устройств, предназначенных для повышения уровня поверхности переснимаемых документов для фото- и видеосъемки.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
44.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
приём и регистрация документов;
предоставление Заявителям научно-справочного аппарата;
предоставление Заявителям архивных документов;
копирование и выдача копий научно-справочного аппарата и архивных документов, выдача архивных справок и выписок.
Описание последовательности действий при приеме и регистрации документов
45. Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение Заявителя к начальнику архивного отдела с документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги, предусмотренными пунктами 20-24 настоящего Административного регламента.
46. Начальник архивного отдела (при его отсутствии должностное лицо, исполняющее его обязанности) знакомится с официальным письмом, личным заявлением Заявителя, проводит анализ представленных документов. В ходе анализа определяется:
правомочность получения Заявителем доступа к архивным фондам и документам с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
степень полноты информации необходимой для предоставления муниципальной услуги;
наличие архивных фондов и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
47. Решение о допуске или отказе в предоставлении муниципальной услуги принимается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности).
О принятом решении Заявитель информируется:
при личном обращении в течение 30 минут с момента обращения;
при обращении Заявителя в письменном виде по почте или электронным каналам связи в течение 3-х рабочих дней с момента регистрации заявления.
48. После получения пользователем разрешения на допуск в читальный зал ответственное должностное лицо:
выдает Заявителю для ознакомления Порядок работы пользователей в читальном зале архивного отдела Администрации МО «Шарканский район;
выдает Заявителю для заполнения Анкету;
знакомится с заполненной Анкетой и сверяет занесенные в нее данные с паспортными;
регистрирует Заявителя в Журнале регистрации и учета посещений архива исследователями или заводит личное дело Заявителя, ведущего научную работу, исследование, подшивает в него письмо организации или личное заявление с разрешением начальника архивного отдела (при его отсутствии должностного лица, исполняющего его обязанности), заполненную пользователем анкету, Требования, Заказы;
регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел;
выписывает Заявителю пропуск на посещение читального зала, в котором указывается фамилия, имя, отчество Заявителя и при каждом посещении делается отметка с указанием даты посещения;
консультирует о составе и содержании документов архивного отдела и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;
знакомит Заявителя с режимом работы читального зала, с описями дел;
выдает бланки Требований и объясняет порядок их заполнения.
Максимальный срок выполнения действий составляет 30 минут.
49. Личное дело Заявителя пополняется в течение всего периода его работы в читальном зале.
50. Для допуска к работе Заявителя, уже посещавшего ранее читальный зал, ответственное должностное лицо проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления Заявитель представляет новое письмо или личное заявление.
Описание последовательности действий при предоставлении Заявителям научно-справочного аппарата
51. Заявитель передает заполненное Требование на выдачу научно-справочного аппарата ответственному должностному лицу.
Заявителям предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и автоматизированном виде (при возможностях читального зала).
52.Описи дел предоставляются Заявителям под расписку за каждую единицу в журнале выдачи описей. При получении описей дел Заявители проверяют их состояние. Одновременно у Заявителей может быть в работе не более 5 описей;
53.При выявлении Заявителем информации из открытых информационных ресурсов он может получить распечатку необходимой информации или запись информации на электронный носитель (дискету, диск, флеш-карту и др.). Запись информации на электронный носитель производится ответственным должностным лицом.
54.После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответственному должностному лицу все описи дел, а ответственное должностное лицо расписывается на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске Заявитель может покинуть помещение архивного отдела.
Научно-справочный аппарат к архивным документам предоставляется Заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.
Описание последовательности действий при предоставлении Заявителям архивных документов
55. На основании описей дел Заявитель заполняет Требование и передает его ответственному должностному лицу. Требование должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок и содержать указание фамилии, имени и отчества Заявителя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись Заявителя.
56. Ответственное должностное лицо проверяет правильность оформления Требования и передает его для рассмотрения начальнику архивного отдела. Требования рассматриваются начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности) в день его оформления.
57. Отказ и отсрочка в предоставлении Заявителю архивных документов допускается в случае, указанном в пунктах 26, 27 настоящего Административного регламента.
58. Архивные документы выдаются Заявителю под расписку за каждую единицу хранения в специальной графе Требования. Максимальное количество дел, в том числе документы фонда пользования к особо ценным документам, выдаваемых Заявителю – 20 единиц хранения в день. Следующий заказ оформляется только после сдачи предыдущего.
59. При получении дел Заявитель проверяет их состояние и сохранность в присутствии ответственного должностного лица. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации Заявители должны сообщить об этом ответственному должностному лицу.
60. В ходе просмотра дел Заявитель заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).
61. После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответственному должностному лицу все дела. Ответственное должностное лицо проверяет наличие дел и проводит проверку их физического состояния (особо ценных дел – полистную проверку), при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел ответственное должностное лицо расписывается в специальной графе Требования за возврат каждой единицы хранения, а затем - на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске Заявитель может покинуть помещение архивного отдела.
При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений ответственное должностное лицо составляет акт.
62. Предоставление архивных документов Заявителю производится на 3-ий рабочий день с момента оформления им Требования. Исключение может быть сделано для Заявителей, прибывших с других районов республики и других регионов страны на ограниченное время. Разрешение на выдачу архивных документов ранее установленного срока дается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности).
63.Архивные документы предоставляются Заявителям сроком до 1-ого месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению начальника архивного отдела (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного отдела) на срок до 1-ого месяца.
Описание последовательности действий при копировании и выдаче копий научно-справочного аппарата и архивных документов, выдаче архивных справок и выписок
64. По заказу Заявителей архивный отдел изготавливает копии документов, архивные справки и архивные выписки. Для изготовления копий Заявитель оформляет Заказ на копирование документов.
65. Разрешение на копирование архивных документов дается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.
66. Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пунктах 26, 29.
Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения начальника (при его отсутствии должностного лица, исполняющего обязанности начальника) архивного отдела.
Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.
Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также автоматизированных баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам Заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.
67. Копии документов предоставляются в течение 10 дней с момента составления заказа, срочные – в течение 5 дней. При большом количестве заказов или объеме заказа этот срок может быть увеличен.
68. Архивные справки и архивные выписки изготавливаются в течение 3-х дней с момента заявки Заявителя.
Копирование архивных документов может производиться самостоятельно Заявителями в помещении архивного отдела под контролем ответственного должностного лица.
Ответственность за качество копирования документов, проведенного самостоятельно Заявителем, архивный отдел не несет.
69. После копирования ответственное должностное лицо регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий Заявителям. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело Заявителя.
70. Изготовленные архивным отделом копии заверяются и выдаются Заявителям или их доверенным лицам под расписку или высылаются по указанным адресам.
Копии архивных документов, изготовленные Заявителями самостоятельно, не заверяются.
Вынос копий документов за пределы архивного отдела оформляется специальным разрешением, ответственным должностным лицом.
Максимальный срок выполнения действия – 20 минут.
IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента
Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги
71. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению муниципальной услуги, повышение ответственности и исполнительной дисциплины при предоставлении муниципальной услуги.
72.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и установление нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
73. Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в следующий формах:
- текущий контроль;
- внутриведомственный контроль;
- контроль со стороны граждан.
74. Система контроля предоставления муниципальной услуги включает в себя:
- организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
- проверку хода и качества предоставления муниципальной услуги;
- учет и анализ результатов исполнительской дисциплины при предоставлении муниципальной услуги.
Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами архивного отдела положений Административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги
75. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляют должностное лицо архивного отдела, назначенное ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
76.Текущий контроль осуществляется путём проведения должностным лицом, назначенным ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения иными должностными лицами архивного отдела положений настоящего Административного регламента – постоянно на протяжении предоставления муниципальной услуги.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги
77. Основанием для проведения плановых проверок является годовой план работы архивного отдела.
78. Внеплановые проверки проводятся по решению начальника архивного отдела или по решению Главы Администрации МО «Шарканский район» на основании конкретного обращения Заявителя.
79. Проведение проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги начальником архивного отдела может быть поручено должностному лицу архивного отдела, назначенному ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
80. При проведении проверки осуществляется контроль за:
обеспечением прав Заявителей на получение муниципальной услуги;
исполнением нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 19 настоящего Административного регламента;
своевременностью, полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.
81. Результаты проведения проверки оформляются в виде справки, в которой отражаются выявленные нарушения и замечания, а также предложения по их устранению. В случае необходимости к справке прилагаются копии документов, объяснительные записки должностных лиц архивного отдела.
82. По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.
83. Заявители могут контролировать предоставление муниципальной услуги путём получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путём письменных обращений.
84. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины ответственных должностных лиц архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с Положением об архивном отделе.
Ответственность должностных лиц архивного отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги
85. В случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
86. Ответственность за предоставление муниципальной услуги и соблюдение сроков ее осуществления несет начальник архивного отдела.
Должностное лицо, ответственное за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги несет дисциплинарную ответственность за:
выполнение положений настоящего Административного регламента;
соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Администрации муниципального образования «Шарканский район», а также должностных лиц, муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу
87. В соответствии с главой 2.1. Федерального закона от 27.07.2010 года № 210-ФЗ «Об
организации предоставления государственных и муниципальных услуг», заявитель может
обратиться с жалобой для обжалования решений и действий (бездействия) органа,
предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены
федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа,
предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.
88. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы:
88.1 Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу – Администрацию муниципального образования «Шарканский район» (далее – Администрация).
88.2 Жалоба может быть направлена почтовым отправлением по адресу: 427070, Удмуртская Республика, Шарканский район, с. Шаркан, ул. Ленина, д.14, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: shark@udmnet.ru, официального сайта муниципального образования «Шарканский район» http://sharkan.udmurt.ru, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг http://www.gosuslugi.ru, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
88.3 Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу или муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Администрации, должностного лица Администрации или муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Администрации, должностного лица Администрации или муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
88.4 Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Администрации, должностного лица Администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
88.5 Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
88.6 Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органа местного самоуправления и их должностных лиц и муниципальных служащих отражены в Правилах подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальные услуги, должностных лиц и муниципальных служащих Администрации муниципального образования «Шарканский район», утвержденных постановлением Администрации от 24.05.2012 года № 702.
Дата добавления: 2015-12-21; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!