Регистрация письменных обращений
7.1.1 Поступившее обращение должно быть зарегистрировано в течение 3-х дней с момента поступления к ответственному за работу с обращениями в Журнале регистрации входящих документов в группе делопроизводства или в соответствующей дирекции.
7.1.2 Для работы с обращением директор ЛФ или директор функционального направления назначает ответственного специалиста в соответствии с его компетенцией. Должность, ФИО и срок подготовки ответа по обращению указываются в резолюции к документу (далее по тексту – ответственный за работу с обращением).
7.1.3 Ответственный за работу с обращением обязан выслать сканированную копию письма в ОУСМиС для регистрации информации в аналитической таблице с целью анализа деятельности по обращениям.
7.1.4 Ответственный за работу с обращением после утверждения ответа вышестоящим руководителем обязан выслать сканированную копию ответа в ОУСМиС для консолидации и анализа деятельности по обращениям.
7.1.5 Главный специалист по сертификации лесоуправления ОУСМиС консолидирует и анализирует информацию по работе с обращениями в электронной аналитической таблице. (O : KACH /…./ЭЖ-3 FSC Журнал жалоб, предложений и заявлений.)
Рассмотрение письменных обращений
7.2.1 Ответственный за работу с обращением:
- должен обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием затронутой стороны, отправившей обращение;
|
|
|
- может запрашивать, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы, картографические материалы, другую информацию, как у обратившейся затронутой стороны, так и в других организациях;
- должен подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращение вопросов;
- должен уведомить затронутую сторону в случае направления ее обращения в другую организацию (например, лесничество) или в ЦО АО «Группа Илим».
7.2.2 Ответ на обращение подписывает директор Лесного филиала или директор функционального направления Лесного филиала.
7.2.3 Если обращение – жалоба, то ответственный за работу с обращением обязан в течение 2 - х недель с момента ее получения уведомить заявителя письменной либо устной форме о получения жалобы и информировать о процедуре её рассмотрения.
7.2.4 Если жалоба признана обоснованной, определяются корректирующие действия – проведение документальной или полевой проверки.
7.2.5 Корректирующие действия (документальная или полевая проверка) должны быть выполнены в течение 2-х месяцев после получения жалобы.
7.2.6 По результатам рассмотрения жалобы и предпринятых действиях необходимо информировать заявителя.
|
|
|
7.2.7 В исключительных случаях должностное лицо, ответственное за работу с обращением, может продлить срок рассмотрения обращения, уведомив обратившуюся заинтересованную сторону.
Порядок рассмотрения обращений поступивших по телефону в ОУСМИС
8.1 Обращения от затронутых сторон могут поступить на телефоны специалистов ОУСМиС.
8.2 К рассмотрению принимаются телефонные обращения, содержащие контактные данные для получения обратной связи по сообщению: фамилия, имя, отчество (если обратившийся – гражданин), полное наименование организации, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного письма, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, телефоны).
8.3 Обращения, не содержащие смысла, не прослушиваемые из-за помех или других дефектов, содержащие ненормативную лексику рассмотрению не подлежат.
8.4 Главный специалист по сертификации лесов ОУСМиС регистрирует поступившее обращение в электронной аналитической таблице. (O: KACH/…./ЭЖ-3 FSC Журнал жалоб, предложений и заявлений.) и направляет, в письменном виде, поступившее обращение директорам функциональных направлений ЛФ для анализа и принятия решений.
8.5 По результатам рассмотрения предложений, функциональные дирекции ЛФ направляют затронутым сторонам служебные письма с информацией о принятых решениях по поступившим обращениям. При рассылке электронных писем, в копию письма включается главный специалист по лесной сертификации ОУСМиС.
Дата добавления: 2022-12-03; просмотров: 42; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!