Оформлення організаційно-розпорядчої документації
Організаційні документи – група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов’язки та правила на тривалий час.
Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки. Організаційні документи порівняно з розпорядчими й довідково-інформаційними є більш загальними, ґрунтовними.
Організаційні документи бувають типові, зразкові та індивідуальні.
Типові розробляються вищими органами управління для однорідних організацій і мають обов'язковий характер.
Зразкові розробляються вищими органами управління для підвідомчих організацій, установ, але мають рекомендаційний характер.
Індивідуальні розробляються в організаціях та установах для внутрішнього використання.
Організаційні документи затверджуються відповідними посадовими особами або розпорядчими документами вищих установ і набувають юридичної сили з моменту їх затвердження. Водночас організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи розпорядчої та довідково-інформаційних груп створюються на основі організаційної документації.
Тексти організаційних документів, як правило, мають складну структуру, їх розбивають на розділи та підрозділи, які нумерують арабськими цифрами.
|
|
|
Обов’язкові реквізити організаційних документів: 1) автор; 2) назва документа; 3) гриф затвердження; 4) заголовок до тексту; 5) текст; 6) підпис; 7) печатка; 8) гриф погодження (в разі необхідності).
Примітка!: Якщо організаційний документ складає посадова особа, яка буде його затверджувати, то реквізит „Підпис” (під текстом) буде відсутнім.
Статут – це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їхні стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їхню структуру, функції, правовий статус та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.
Положення – це правовий акт, який визначає основні правила організації та діяльності, правове положення, права, обов’язки та організацію роботи державних органів, а також нижчестоящих установ, організацій та підприємств. Положення набуває чинності з дня затвердження.
За змістом розрізняють такі положення:
· про підприємства, організації, установи, фірми, заклади, їхні структурні підрозділи з регламентацією порядку утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи;
|
|
|
· що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;
· про організацію й проведення різних заходів.
Інструкція – це правовий акт, який створюють органи управління, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів і служб, а також посадових осіб або громадян. Зазвичай вирізняють інструкції:
· посадові;
· інструкції, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами).
Кожна з них має бути затверджена вищестоящим органом управління або керівниками організації із зазначенням строку її введення в дію. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути поділені на пункти і підпункти, та викладається від третьої особи або в безособовій формі.
Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки. За формою та змістом правила подібні до інструкції й іноді бувають їхньою складовою частиною.
Вирізняють кілька груп правил:
|
|
|
1) внутрішнього трудового розпорядку;
2) підготовки документації до здавання в архів;
3) експлуатації.
Незалежно від характеру і типу діяльності організації, її організаційно-правової форми, компетенції, управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Розпорядчі документи – це документи, з допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, на підприємстві.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
Тексти розпорядчих документів поділяються, як правило, на констатуючу та розпорядчу частини. У констатуючій частині викладається мета і завдання розпорядчих дій, причини складання документа. Іноді констатуюча частина має посилання на розпорядчий документ вищого органу влади, при цьому обов’язково вказується його назва, дата і підпис. Розпорядча частина складається в наказовій формі і містить перелік дій, які необхідно виконувати. Залежно від виду розпорядчого документа вона починається словами: ПОСТАНОВЛЯЮ – у постанові, ВИРІШИЛА або УХВАЛИЛА – у рішенні (ухвалі), ПРОПОНУЮ – у розпорядженні, НАКАЗУЮ – у наказах. Ці слова друкуються великими літерами від лівого поля. В постановах, рішеннях та перед словами: “Постановляє” та “Вирішили” вказують назву колегіального органу.
|
|
|
Реквізити розпорядчих документів: 1) Герб України (емблема організації); 2) реквізит “автор”; 3) дата; 4) індекс; 5) місце складання; 6) назва виду документа; 7) заголовок; 8) текст; 9) підпис; 10) гриф погодження; 11) візи.
Розпорядження – це правовий акт управління державного органу, що видається в рамках наданої посадовій особі, державному органові компетенції, і є обов’язковим для громадян і організації яким воно адресовано. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян. Розпорядження бувають загальні та спеціальні.
Наказ – це правовий акт, розпорядчий документ, що видається керівником підприємства на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Накази видають на підставі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів.
Накази розподіляють на:
1. Наказ із загальних питань:
а) ініціативний: видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині організації;
б) на виконання розпоряджень вищестоящих органів управління: видається у зв’язку зі створенням, реорганізацією, ліквідацією структурних підрозділів, під час затвердження положень про структурні підрозділи, підсумування діяльності установ.
2. Наказ з особового складу: оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, питання відрядження, відпустки, заохочення, нагородження та накладання стягнень.
Відповідно до цього накази бувають нормативними та індивідуальними.
Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами) колегіально для вирішення найважливіших питань, що входять до їхньої компетенції.. В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов’язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через ЗМІ.
Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.
Ухвали зазвичай стосуються широкого кола питань і бувають нормативними та індивідуальними.
Вказівки – це правовий документ розпорядчого характеру, що використовується керівниками єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління. Вказівки видаються під час оформлення відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 97; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!