Разработка структуры базы данных в Access

Базы данных

Microsoft Access

База данных — организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения и постоянного применения

— это поименованная совокупность структурированные данных, относящихся к определенной предметной области.

Классификация баз данных

Фактографические — краткие сведения об объекте в строго определенном формате, например, картотеки, каталоги

Документальные — документы в различных форматах (текст, графика, звук), объединенные по какому-то признаку, например, личное дело студента

Распределенные — хранение БД в сети на множестве компьютеров

Неорганизованные данные

Ядром любой базы данных является модель данных. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

Модель данных - это совокупность структур данных и операций их обработки. Рассмотрим 2 основных типа моделей данных: иерархическую и реляционную (подробнее на дисциплине Базы данных).

Иерархическая модель представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое по структуре дерево (граф).

К основным понятиям иерархической структуры относятся уровень, узел и связь

Реляционная модель данных объекты и связи между ними представляет в виде таблиц, при этом связи тоже рассматриваются как объекты.

Система управления базами данных (СУБД) — комплекс программных средств, предназначенный для создания, ведения и использования БД

— это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Функции СУБД

— создание пустой (незаполненной БД)

— предоставление средств ее заполнения или импорта данных из таблиц другой базы

— добавление новых записей

— удаление старых записей

— изменение значений полей

— изменение структуры таблицы

— получение справок (запросов)

Объекты и структура базы данных

Если база данных (БД) пустая (нет данных), то это все равно БД, так как в ней есть информация о структуре базы данных.

Структура БД — набор поименованных полей, описывающих свойства объектов одного класса. Структура БД определяет методы занесения данных и хранения их в БД.

Например, ежедневник: каждому календарному дню выделена отдельная страница.

Объекты базы данных

Основными объектами БД являются таблицы (одна или несколько).

Таблица — это совокупность записей одной структуры. Каждая таблица имеет имя (название).

Структуру таблицы образуют столбцы и строки (в БД они называются соответственно поля и записи). Если записей в таблице нет, то ее структура определяется набором полей (при изменении полей таблицы, изменяется структура БД и получается новая БД).

Запись — информация об одном объекте.

Поле — характеристика объекта.

Поля имеют имя, тип и размер. Свойства полей зависят от типа данных.

Типы данных в Access

1. Текстовый (Символьный) — хранение неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

2. Поле МЕМО — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически текст не хранится в БД: в поле хранится лишь ссылка (указатель) на место его хранения.

3. Числовой — тип данных для хранения действительных чисел.

4. Дата/время — хранение календарных дат и текущего времени в формате ДД.ММ.ГГ (обратите внимание, в Excel формат ячейки типа Дата/время имел другой вид).

5. Денежный — тип данных для хранения денежных сумм.

6. Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием (например, порядковая нумерация записей). Обратите внимание, что если были удалены какие-то данные, вносились какие-то изменения, то нумерация счетчика может быть испорчена.

7. Логический — для хранения логических данных (да-нет, 1-0). Например, такого типа может быть ответ на вопрос Техосмотр пройден?

8. Поле объекта OLE — предназначено для хранения объектов, созданных другими приложениями (рисунки, графики, диаграммы)— внешних объектов (подробнее на дисциплине Базы данных)

Разработка структуры базы данных в Access

1. Составление списка полей (вкладка Таблицы, режим Конструктор)

2. Выбор типов полей в соответствии с типами данных (вкладка Таблицы, режим Конструктор)

3. Разбиение на подтаблицы

4. Выбор ключевых полей (вкладка Таблицы, режим Конструктор).

5. Установка связей (вкладка Таблицы, режим Конструктор, Сервис/Схема данных).

6. Создание запросов, получение справок (вкладка Запросы, режим Конструктор). Просмотр соответствующей выборки (вкладка Запросы, режим Открыть).

7. Создание форм (вкладка Формы, режим Мастер).

Форма — экранное представление БД.

8. Создание отчетов (вкладка Отчеты, режим Мастер).

Отчет — представление БД для вывода на печать.

Более подробно

1. Составление списка полей

2. Выбор типов полей в соответствии с типами данных

Какой тип имеет поле Дом? Текстовый, т. к. есть дома 6а

3. Разбиение на подтаблицы

Если есть необходимость избавиться от избыточности данных

4. Выбор ключевых полей

Ключ (ключевое поле) — это поле (совокупность полей), данные у которых не повторяются у разных записей и однозначно определяют остальные поля таблицы.