Какие действующие реквизиты с 1 июля нужно оформлять по-новому
Новый ГОСТ по делопроизводству.
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 вносит значительные изменения в правила оформления документов. Игнорировать их нельзя.
2. Внимание! ГОСТ-2016 вводит 4 новых реквизита, оформление 12 реквизитов изменилось.
3. Изменения в локальные правила оформления документов организации нужно ввести в действие с 1 июля. Лучший вариант внедрить новый ГОСТ в организации – внести изменения в инструкцию по делопроизводству или создать ее с нуля.
Какие новые реквизиты появились в ГОСТе
Новых реквизитов в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ-2016) всего четыре.
Наименование структурного подразделения и наименование должности лица – автора документа. Два новых реквизита пригодятся, если вы решите внедрить новые виды бланков: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица. На бланках оба реквизита располагают под наименованием организации. Наименование структурного подразделения должно соответствовать локальным нормативным актам компании, а наименование должности – распорядительному документу о назначении на должность. Образцы бланков с новыми реквизитами есть на рисунках В.4 и В.5 в приложениях к ГОСТ-2016. Образец письма на бланке структурного подразделения ниже.
Письмо о направлении проекта
Гриф ограничения доступа к документу Наименование структурного подразделения – автора документа Дата документа Адресат Текст документа (соответственно вступительное обращение, порядок расположения в тексте фамилии, имени и отчества, заключительная этикетная фраза)Отметка о приложении
Отметка об электронной подписи Отметка об исполнителе
|
|
|
Гриф ограничения доступа к документу. Отметки «Коммерческая тайна», «ДСП» и другие с 1 июля станут официальным реквизитом. Виды грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативно-правовым актам Российской Федерации, их нужно обязательно закрепить в локальных актах организации.
Гриф ограничения доступа проставляют в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля, если в документе есть информация, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа входит ограничительная надпись – «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др., которую можно дополнить номером экземпляра документа и другими сведениями (образец ниже).
Гриф ограничения доступа к документу
Отметка об электронной подписи. Теперь ставить отметку о том, что документ подписан ЭЦП, обязательно.
|
|
|
Отметка об электронной подписи включает: фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка может включать изображение герба, эмблемы органа власти или организации, товарного знака (знака обслуживания) организации (образец ниже).
Отметка об электронной подписи
Обратите внимание!
Если письмо будет отправлено по электронной почте, с 1 июля указывают адрес получателя
Какие действующие реквизиты с 1 июля нужно оформлять по-новому
Дата документа. При оформлении даты словесно-цифровым способом даты с 1 по 9 день каждого месяца пишем теперь без нуля: 1 июля 2018 г. (таблица выше). Оформление даты цифровым способом остается прежним: 01.07.2018.
Адресат. Если раньше вы ориентировались на то, кому писали письмо – юридическому или физическому лицу, и в зависимости от этого ставили инициалы адресата перед или после фамилии, то с 1 июля инициалы ставим после фамилии для всех адресатов. Написание теперь соответствует аббревиатуре Ф. И. О.: фамилия, имя, отчество (таблица выше).
Гриф утверждения документа. Изменения в оформлении грифа утверждения касаются ситуации, когда документ утверждают протоколом заседания коллегиального органа. По новому стандарту укажите сначала наименование органа, который утвердил документ, а затем в скобках наименование, дату и номер протокола или письма, в котором фиксируется утверждение (таблица выше).
|
|
|
Заголовок к тексту. С 1 июля органы власти могут оформлять заголовок к тексту своих указов, постановлений, решений, приказов по центру рабочего поля документа. Организаций и учреждений, которые не относятся к органам власти, это не касается: они, как и раньше, располагают заголовок над текстом от границы левого поля (таблица выше).
Обратите внимание!
Реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» компания имеет право пользоваться только если: в ее деятельности образуются документы, которые представляют тайну, охраняемую законом, и правила обращения с конфиденциальными документами закреплены в ее локальных нормативных актах
Текст документа. ГОСТ-2016 дает ответы на самые распространенные вопросы и уточняет непростые ситуации.
Если документ готовят на основании другого документа, то указывают его реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа; наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
|
|
|
| Пример. «На основании приказа Министерства сельского хозяйства от 23.04.2018 № 268 “О совершенствовании системы электронной отчетности подведомственных организаций”…» |
Каким бы объемным ни был ваш документ, глубина его рубрикации должна составлять не более 4 уровней. В первую очередь это относится к локальным нормативным актам, тексты которых можно развивать и дополнять бесконечно. Например: Глава 1. Раздел 1. 1. 1.1. На этом уровне нужно остановиться. Если в текст «просятся» пункты уровня 1.1.1, подумайте о том, чтобы вынести эту мысль в отдельный пункт. Актуально это правило и для более компактных документов: писем, приказов и т. д.
Если в тексте употребляете фамилию, инициалы указывайте после нее. Инициалы перед фамилией остаются только в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения документа» и «Гриф согласования документа». Во всех остальных случаях сначала пишется фамилия, потом инициалы или полностью имя и отчество: «Назначить помощника генерального директора Галкину А. В. ответственной…».
В текстах документов пишут только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. Все знают, что «РФ» – это Российская Федерация, а «с. п. Березовка» – это сельское поселение Березовка. Расшифровывать «РФ» и «с. п.» не нужно. А что касается сокращений и аббревиатур, которые используются в отраслях или внутри организации, то их нужно расшифровать: «Прошу согласовать проект Положения об экспертной комиссии ООО “Лето” (далее – ЭК)».
В деловых письмах используют этикетные фразы в обращении и в заключении. В стандарте приведены возможные варианты обращений и к должностным, и к физическим лицам. Все они, а также этикетная фраза «С уважением…» используются в письме. В обращении по должности наименование должности пишут с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указывают.
| Пример. Вступительное обращение: Уважаемый господин Председатель! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемые господа! Заключительная этикетная фраза: С уважением… |
Отметка о приложении. В правилах оформления этого реквизита есть дополнения и изменения. Перечислим их.
Вводят правила оформления приложений для электронных носителей. Если приложением является электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), оформите приложение так: Приложение: CD в 1 экз. На вкладыше, в который поместите носитель, укажите наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Вводят правила написания слова «Приложение» в распорядительных документах и локальных актах. При первом упоминании документа-приложения в тексте в скобках указывают: (приложение) или (приложение 1); перед номером приложения ставят знак номера: (приложение № 2). На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывают: Приложение 1 или Приложение № 2.
Вводят правила оформления реквизита «Отметка о приложении» на утверждаемых документах. Если приложением к распорядительному документу является нормативный или другой документ, утверждаемый распорядительным документом, на первом листе приложения проставляют отметку о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указывают данные распорядительного документа.
Правила написания слова «Приложение» ужесточились. Если раньше была возможность импровизировать, то теперь все строго (таблица выше).
Гриф согласования документа. Изменения в правилах оформления аналогичны изменениям реквизита «Гриф утверждения документа»: если документ согласуется коллегиальным органом, то по новому ГОСТу напишите сначала наименование органа, а затем – информацию о документе, зафиксировавшем согласование, в скобках (таблица выше).
Подпись. Установили порядок подписания документа лицом, которое исполняет обязанности отсутствующего руководителя. С 1 июля в реквизите «Подпись» нужно писать ту должность, которую должностное лицо занимает в соответствии с приказом о замещении (возложении обязанностей, назначении врио и др.) (таблица выше). До сих пор это нигде не было написано.
Если вместо отсутствующего директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности генерального директора…», то подпись будет выглядеть так (образец ниже). А если приказ сформулирован так, что на время замещения заместитель останется на своей должности, то и в реквизит «Подпись» войдет его «родная» должность, например: исполнительный директор. Если подписант документа исчез, а на проекте документа уже напечатаны его должность и инициалы с фамилией, то исправления вносят от руки или с помощью штампов. Косая черта и предлог «за» не допускаются.
Подпись исполняющего обязанности на документе
Печать. Изменились правила постановки печати. В старом ГОСТе не было предписаний о том, где именно проставлять оттиск печати (таблица выше). С 1 июля оттиск печати проставляют без захвата подписи либо в месте, обозначенном «М.П.» (место печати) – таблица выше.
Отметка об исполнителе. Теперь указывают не только фамилию и телефон, но и полные имя и отчество и – по желанию – должность, структурное подразделение, электронный адрес (таблица выше).
Отметка о заверении копии. Если копию документа будете представлять в другую организацию, дополните реквизит отметкой о месте нахождения подлинника: укажите наименование организации, индекс дела по номенклатуре, год. Копию заверьте печатью (таблица выше).
Отметка о направлении документа в дело. С 1 июля в отметку о направлении документа в дело необязательно включать отчет об исполнении документа, зато обязательно включать слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел с указанием года, должность лица, поместившего документ в дело, его личную подпись и дату
Дата добавления: 2021-04-15; просмотров: 226; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!