Без подписи письмо не имеет юридической силы.
Факсимиле применяют в случае рассылки письма в несколько адресатов при копировании его
В подлиннике – личная подпись, в копиях – факсимиле).
ЯЗЫКОВЫЙ СТАНДАРТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Итогом стандартизации языка делового письма являются тексты-аналоги или типовые тексты и трафаретные письма.
Трафаретные тексты применяются в случаях контрактов, писем-заявок, других видах писем, необходимых для предприятия.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВЫХ ФОРМУЛ
Выражения, указывающие на причину
По причине задержки оплаты…
В связи с неполучением счета-фактуры…
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
Ввиду задержки груза…
Вследствие изменения цен на энергоносители…
Учитывая. Что производственные показатели снизились на…
Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках
Ссылаясь на Ваше письмо…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
В соответствии с нашей договоренностью…
На основании нашего телефонного разговора…
Согласно протоколу о взаимных поставках….
Согласно спецификации…
Указание на цель
В целях скорейшего решения вопроса….
Для согласования спорных вопросов…
В целях безопасного прохождения груза …
Во избежание конфликтных ситуаций…
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания; имена существительные, в основном, стоят в родительном и дательном падежах.
|
|
|
Употребление предлогов и предложных сочетаний
| Употребляются с родительным падежом | Употребляются с дательным падежом |
| В отношении В сторону Во избежание В целях В течение В продолжение Вследствие Ввиду В силу В сопровождении Впредь до За счет Касательно Насчет Независимо от Относительно По мере По линии По причине При посредстве Со стороны | Благодаря В отношении к Применительно к Сообразно Согласно по |
В деловой письменной речи предлог «по» в предложных сочетаниях с временным значением пишется раздельно с существительными, стоящими в предложном падеже.
Глагол в деловом письме обозначает не только действие, но и является действием, с помощью которого аватор реализует свои цели и намерения. Это особое речевое действие, носящее официальный декларативный характер. Это:
· Этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнования;
· Сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
· Подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
|
|
|
· Требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
· Обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
· Напоминания: напоминаем;
· Предложения: предлагаем.
Форма 1-го лица в деловых письмах выражает позицию юридического лица, т.е. организацию.
Самым употребительным и многофункциональным глаголом является «просить»: в письмах: :просьбах, предложениях, приглашениях, требованиях, запросах, напоминаниях и т.д.
СТАНДАРТНЫЕ ВЫРАЖЕНИЯ:
Письмо-просьба
| Обращаемся к Вам с просьбой… Просим Вас Мы просили бы Вас Не согли бы Вы Не откажите (нам), если Вы Будем весьма признательны, если Вы Мы были бы весьма обязаны Вам , если Вы Мы были бы весьма обязаны за | Прислать Выслать Направить Сообщить Подтвердить Пришлете Вернете Направите Сообщите Подтвердите Сошлетесь Участие Ответ Согласие |
Позвольте обратиться к Вам с просьбой…
Обращаемся к Вам с просьбой о …
Мы хотели бы получить…
Мы надеемся, что Вы сочтете возможным…
Желательно было бы ознакомиться с ….
| Мы будем рады, если Вы | Найдете возможность Примите приглашение Ответите Сообщите |
|
|
|
Сопроводительное письмо
Направляются адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Они выполняют функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя одновременно и функцию ярлыка.
| (С удовольствие) Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма от… Направляем Посылаем Высылаем Препровождаем | Направляем Посылаем Высылаем Препровождаем Направляем Посылаем Высылаем Препровождаем Направить Послать Выслать препроводить (Вам) | (Вам)… (Вам)… В приложении… С этим пакетом… Отдельным пакетом… Сегодняшней почтой… Заказной бандеролью… |
При ссылках
| Ссылаясь на Ваше письмо от Согласно Вашей просьбе Согласно нашей договоренности В соответствии с дополнительным протоколом | Направляем Высылаем Посылаем препровождаем | (Вам)… |
Письма-подтверждения
Направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося разговора.
|
|
|
В отдельных случаях необходимо изложить краткое содержание того письма или документа, на который ссылаются. В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Такие письма могут заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д.
( С благодарностью) подтверждаем получение…
Ваше письмо от __ нами получено…
Мы получили…
Благодарим за_______________, который мы получили….
639582*1В подтверждение своего согласия с ….
При подтверждении своего согласия с чем-либо, при санкционировании, удостоверении чего-либо:
Подтверждаем…
Посылаем Вам наше подтверждение…
С удовольствием подтверждаем…
Письмо-напоминание
Напоминая о сроках…
Напоминая о сроках….
Напоминаем, что….
Напоминая о …, просим….
Вторично ставим Вас в известность….
Считаема необходимым еще раз обратить внимание ….
По истечении….. срока наше предложение теряет силу…
Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Как правило, такие письма состоят из двух частей: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.
Письмо-сообщение
Сообщаем, что…
| Извещаем… Уведомляем… Информируем… | Вас о том, что… |
Ставим Вас в известность, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
Доводим до Вашего сведения, что…
Нам приятно сообщить, что….
Имеем честь сообщить (Вам), что….
С радостью сообщаем (Вам) о…
Приписка
О чем (мы) извещаем (Вас)
При ссылках
Ссылаясь на телефонный разговор …
В дополнение к нашему письму….
Отправляются при необходимости сообщения о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес. Это жанровая разновидность информационного письма (в их число входят также рекламно-информационные письма, письма-заявления, письма-напоминания). Объем – от размеров обычной справки до нескольких страниц.
Письмо-приглашение
Мы были бы рады видеть Вас на….
Имеем честь пригласить Вас на….
| Разрешите Позвольте | Пригласить Вас | На встречу На презентацию Посетить Принять участие в… |
Просим принять участие в ….
Мы буцдем весьма признательны Вам за участие в ….
Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы смогли принять наше приглашение на….
Примитье наше приглашение….
Обращение к массовому адресату:
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги!
Многоуважаемые ветераны!
Письмо-благодарность
Позвольте Вас поблагодарить…
Позвольте выразить Вам (искреннюю ) благодарность….
Выражаем благодарность от имени….
Мы признательны Вам за….
Мы получили Ваше приглашение на ____, за которое очень Вам благодарны (признательны)….
С благодарностью подтверждаем….
Подобные письма чаще всего имеют персональную адресацию. Их написание обусловлено требованиями этикета и необходимо с точки зрения дальнейшего сотрудничества.
Гарантийные письма
Гарантируем….
Гарантируем,что…
Фирма______ гарантирует….
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)….
Составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются определенному лицу или организации. Слово «гарантия» может не упоминаться. Гарантироваться может: плата за выполненную работу, сроки и качество работы, сроки поставки,.. Такие письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя документам договорного характера.
Письма-запросы
Направляются в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или п о телефону, обычно используется в деловых взаимоотношениях между юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
Как правило, состоят из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма нормативные акты.
Письма-запросы предполагают обязательные письма-ответы.
Письмо-ответ выступает как зависимый компонент по отношению к письму-запросу, в ответе должна быть обязательно ссылка на первичное письмо и его тему.
Ответ на запрос
При ответе на запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию:
· О принятии запроса к рассмотрению
· О выяснении возможностей поставки товара
· Об отказе поставить товар об изменений условий запроса (изменение качества, количества, модели, марки сроков поставки и т.д.)
· Об обещании направить предложение на поставку товара
В случае, если продавец может сразу выполнить просьбу покупателя и поставить интересующий товар, он направляет предложение (оферту).
Предложение (оферта)
Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.
Предложение может быть направлено по инициативе продавца в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.
В предложении указывается: наименование предлагаемого товара, количество, качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки, другие условия. Это аналогично тексту договора о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа
Предложение может твердым (на определенный товар только одному покупателю только одному покупателю с указанием срока, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения) и свободным (предложение делается безо всяких обязательств со стороны продавца).
Ответ на предложение
Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие и сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.
В противном случае покупатель отклоняет предложение продавца, сделка не заключается.
Если покупатель не согласен с какими-либо отдельными условиями предложения (количество, качество, цена, сроки поставки и т.д.) он сообщает об этом продавцу и между ними завязывается переписка до тех пор пока не будут достигнуты договоренности по всем вопросам.
Образцы
Рекламация
Коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.
Могут быть предъявлены в отношении:
· Качества товара ( его несоответствие качеству, указанному в контракте)
· Количества товара ( недокомплектация, и т.п.)
· Сроков поставки (просрочка)
· Упаковки и маркировки
· Платежа (просрочка )
· Других условий контракта
Рекламация содержит: следующие данные:
· Основания для предъявления претензии
· Доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акты экспертизы, приемки, испытаний, …)
· Конкретные требования стороны, предъявляющей претензию:
- требование замены некачественного товара качественным;
- требование уценки товара, возврата части уплаченной суммы
- требование допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара
- требование увеличения скидки с общей стоимости товара
- требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта.
Рекламация предъявляется в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.
В отношении качества товара - в течение 6 месяцев с даты поставки; в отношении количества товара – в течение 3 месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок – не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.
В случаях, когда рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, спор переходит в арбитраж, решение которого обязательно для обеих сторон.
Результатом рекламации может быть:
- замена дефектного товара новым
- допоставка недостающего товара
- процентная скидка со стоимости товар
- уплата денежного штрафа
- предупреждение
Стандартные выражения:
Мы официально заявляем Вам рекламацию на…
Направляем Вам рекламационный акт в связи с …
Мы предъявляем претензию к качеству
Нами зарекламирована партия….
Ответ на рекламацию
Сообщается:
- информация принята к рассмотрению
- претензия удовлетворяется полностью или частично ( с указанием сроков и способа удовлетворения)
- денежная оплата произведена ( с указанием суммы, номера и даты платежного поручения).
В случае отклонения претензии полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.
Стандартные выражения:
Приносим свои извинения за….
Подтверждая получение Вашего письма от__________, сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)….
….Ваша претензия признана необоснованной.
Дата добавления: 2021-04-05; просмотров: 84; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!