Отчет по практической работе 10
«Обеспечение сохранности электронных документов».
1 Цель работы: научиться обеспечивать сохранность электронных документов.
2 Ход работы:
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Понятие электронного документа. | |
| Способы представления реквизитов электронного документа. (ЭД) | |
| Способы представления электронных документов. | |
| Средства хранения. Проблемы хранения электронных документов. | |
| Общие правила обеспечения сохранности носителей ЭД. | |
| Основные задачи обеспечения сохранности документов в электронной форме (4). | |
| Задача обеспечения устойчивого электропитания; | |
| Задача обеспечения резервного копирования; | |
| Задача обеспечения антивирусной защиты; | |
| Задача обеспечения профилактики и диагностики с использованием специальных утилит. |
Задание 2.2 Изучив тему, укажите правильный ответ:
? Электронный документ может состоять из:
· Только одного файла в электронном виде.
· Только в виде отдельной записи в базе данных.
· Одной или нескольких частей файла, целого файла или нескольких файлов.
? Обеспечение сохранности документов в электронной форме включает:
· Периодические проверки сохранности документов в электронной форме.
· Периодические проверки сохранности материальных носителей информация
|
|
|
· Обеспечение устойчивого электропитания; резервного копирования; антивирусной защиты.
? При хранении электронных носителей лучше размещать их:
· В вертикальном положении.
· В горизонтальном положении.
· В коробки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для носителей материалов.
? Основные типы потерь электронных документов:
· Нарушение оптимального температурно - влажностного режима, повышенная пожароопасность.
· Потеря данных, потеря внешнего вида, структуры электронного документа, потеря связей между данными.
· Заражение программ обработки информации вирусом, хищение и потеря носителей информации.
Андреева. Энциклопедия секретаря - с. 629-632
Раздел 3. Обеспечение сохранности документов в архиве.
Отчет по практической работе 11
«Обеспечение сохранности документов в архиве.
Обеспечение информационной безопасности офиса руководителя».
Цель работы: научиться обеспечивать сохранность документов в архиве
и информационную безопасность офиса руководителя.
2 Ход работы:
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Основные требования к обеспечению сохранности документов в архиве. | |
| Принципы организации хранения управленческих документов : | |
| Организация хранилища для документов. | |
| Для защиты от пыли необходимо: оборудовать помещение | |
| Обязанности персонала офиса руководителя по обеспечению информационной безопасности. |
|
|
|
Задание 2.2
Опишите температурно - влажностный режим при хранении документов.
2.2.2 Правила пожарной безопасности:
2.2.3 Основные направления обеспечения информационной безопасности офиса руководителя:
Задание 2.3 Изучив тему, укажите правильный ответ:
? Организация хранения управленческих документов предполагает:
· Наличие документов общего и обособленного хранения.
· Рациональное размещение документов; контроль за движением документов;
· Наличие документов на бумажной основе и на компьютерных носителях.
? Организация хранения управленческих документов предполагает:
· Уничтожение документов после резервного копирования.
· Не допущение истечения сроков дел кратковременного и долговременного сроков хранения.
· Учет документов, поддержка учетных данных в актуальном состоянии.
? В металлических шкафах и сейфах в архиве хранят:
|
|
|
· Документы общего и обособленного хранения.
· Учетные документы (описи, дела фондов и т. п.
· Документы на компьютерных носителях.
? Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают.
· не реже 2 раз в неделю
· не реже 1 раза в неделю
· не реже 1 раза в 2 недели
? Зазор между верхней полкой стеллажа, коробкой, папкой для циркуляции воздуха должен быть:
не менее 5 см. не менее 15 см. не менее 10 см.
? Текущее хранение дел (документов) не допускается в помещениях:
· Расположенных в зданиях, занятых учебными учреждениями.
· Расположенных в зданиях, занятых спортивными учреждениями.
· Расположенных в зданиях, занятых учреждениями общественного питания
? Главный проход хранилища, не менее
120 см 100 см 140 см
? Проходы между шкафами (сейфами) не менее
95 см 75 см 65 см
? Расстояние между нижней полкой и полом, не менее
25 см 35 см 15 см
? Одной из причин разрушения документов является
· Поглощение ими сернистого газа из окружающего воздуха
· Поглощение ими водорода из окружающего воздуха
|
|
|
· Поглощение ими азота из окружающего воздуха
? Мероприятия по обеспечению сохранности документов в процессе хранения
· Наличие документов как на бумажной основе, так и на компьютерных носителях.
· Физико-химическая обработка документов.
· Контроль не только управленческих, но и научно-технических документов.
? Фумигация – это защита документов от
· Водорода из окружающего воздуха
· Токов высокой частоты
· Биологических вредителей
? Дезинфекция документов- это
· Уничтожение в них плесневых грибов
· Уничтожение в них насекомых
· Уничтожение в них формальдегида
? Дезинсекция документов- это
· Уничтожение в них плесневых грибов
· Уничтожение в них насекомых
· Уничтожение в них формальдегида
Павлюк «Справочник по долопр-ву, архивному делу и основам работы на ПК»
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 53; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!