Правильное оформление коммерческих писем
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР
ГОУ ВПО ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Учетно-финансовый факультет
Кафедра «Коммерция и таможенное дело»
РЕФЕРАТ
на тему:
«Коммерческая переписка: классификация, особенности оформления, композиционное построение текста»
Автор
Студентка
Алимова Валерия Александровна
Предмет
«Документооборот в таможенных органах»
Донецк
2020
Оглавление
Введение. 3
1. Классификация коммерческих писем. 5
2. Правильное оформление коммерческих писем. 10
2.1 Типовые формы коммерческих писем. 10
2.2 Оформление коммерческих писем. 12
Заключение. 15
Список использованных источников. 16
Введение
Деловая переписка – один из видов письменной речевой коммуникации, реализующийся, прежде всего в различных видах писем.
Письма – одно из самых распространенных средств общения в сфере деловых отношений. Они составляют до 80% общего объема документов любой организации. Письмо является своего рода «визитной карточкой» организации. Грамотно составленное и оформленное деловое письмо говорит о высоком уровне культуры делового общения, что, несомненно, характеризует организацию с лучшей стороны.
Особенности деловой переписки определяются официально-деловой сферой, в которой она действует, а также ее функциональной направленностью.
|
|
|
Особый колорит деловой переписки заключается в том, что в ней употребляется стилистически нейтральная лексика, широко используются стандартные выражения и фразы, т.к. точность и лаконичность – основные требования к содержанию деловых писем.
В конфликтных ситуациях письма выполняют функцию, первоначально присущую документу, т.е. они рассматриваются как доказательство. Между тем доказательным письмом может быть только при условии его безупречного с точки зрения юридической силы оформления.
Деловую переписку отличает видовое многообразие. В практике используется достаточно много различных видов деловых писем. Это документы, направляемые за пределы организации (письма, телеграммы, телексы), но и внутренние документы, при помощи которых осуществляются служебные связи внутри различных структур (например, докладные записки). Современные способы передачи информации породили новые виды переписки. Это документы, пересылаемые с помощью факсимильной связи (телефаксы) и электронной почты. Между тем общие требования к деловой переписке, безусловно, распространяются на все ее виды.
Коммерческая переписка является одним из основных средств обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
|
|
|
В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем весьма актуально сегодня.
Актуальность данной работы определяется необходимостью обладать умением правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне.
Цель реферата - рассмотреть особенности стиля написания коммерческих писем; изучить определения и области применения каждого коммерческого письма. Данная цель конкретизируется решением следующих задач:
- рассмотрением понятия коммерческого письма;
|
|
|
- рассмотрение классификации деловых писем;
- проведением анализа языка и композиции деловых писем;
- проведением анализа этапов создания таких писем.
Классификация коммерческих писем
Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Это самый распространенный способ обмена информацией. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей.
Коммерческое письмо – это документ, относящийся к деловой переписке организации, составляющийся, преимущественно, в процессе заключения соглашений, а также последующего выполнения их условий [2, С. 221].
Коммерческое письмо относится к разряду информационных писем. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п.
Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:
|
|
|
· Письмо-запрос;
· Ответ на запрос;
· Письмо-извещение;
· Письмо-предложение (оферта);
· Письмо-ответ на предложение;
· Письмо-подтверждение заказа;
· Письмо-отказ от поставки товара, от оплаты;
· Письмо-рекламация;
· Письмо-ответ на рекламацию.
1. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Составляется письмо-запрос с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, наличие товара, сроки поставки, получить прайс-лист, образцы товара и т.п. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование необходимости разъяснения вопроса.
Письмо-запрос имеет следующую структуру, схожую с общей структурой делового письма:
· Реквизиты получателя и отправителя;
· Дата документа и исходящий номер (если это письмо-ответ, необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);
· Заголовок письма-запроса (должен отражать суть вопроса);
· Обращение;
· Цель письма;
· Суть вопроса;
· Выражение надежды на сотрудничество;
· Благодарность;
· Подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).
Оформление письма-запроса осуществляется на фирменном бланке организации. Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.
2. Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями. Письмо-извещение оформляется на бланке письма.
Обязательными реквизитами письма-извещения являются:
· наименование организации,
· справочные данные об организации,
· код организации,
· основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,
· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет,
· дата,
· регистрационный номер,
· заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4),
· подпись,
· отметка об исполнителе.
3. Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.
Письма-предложения (оферты) — письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателям (экспортерам), с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора.
4. Претензионное письмо (претензия) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств. Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд.
В претензии указываются:
· наименование организации-продавца, изготовителя либо организации, занимающейся оказанием услуг, ее юридический адрес;
· фамилия, имя, отчество потребителя и его адрес;
· обстоятельства, послужившие причиной подачи претензии;
· нормы права, на которых основывается потребитель;
· требования по существу (здесь можно указать, что при отказе в удовлетворении претензии потребитель может обратиться в суд);
· приложения - доказательства, на которых потребитель основывает свои требования;
· дата и подпись.
Таким образом, коммерческое письмо - это документ деловой переписки, содержащий конкретное предложение о взаимодействии [4, С. 157 - 164].
Правильное оформление коммерческих писем
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 682; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!