Характеристика системы документооборота предприятия

 

Анализ документооборота обследуемых подразделений ОАО «АНХК» с раскладкой по подразделениям, разбивкой на потоки входящих, внутренних и исходящих документов позволяет выявить узкие места и выявить наиболее загруженные обработкой документов подразделения. Эти сведения позволят более точно и аргументировано определить направления работ по совершенствованию системы управления предприятием, выстроить приоритеты, определить этапность работ по совершенствованию информационного потока в подразделениях.

Из реестров движения документов по ОАО «АНХК», которые были предоставлены в период сбора исходных данных для разработки проекта автоматизации, следует, что в основном документообороте задействовано примерно 2200 первичных и вторичных документов. С учетом того, что сведения об одних и тех же формах подавались из нескольких подразделений, их реальное количество составило примерно 1600 форм, при этом из них примерно 250 документов являются внутренними учетными документами обследуемых подразделений. Под внутренними документами понимаются журналы, реестры, сводки, служебные записки, приказы и другие документы, использующиеся для регистрации сведений из входящего потока первичных документов и используемые для контроля и подготовки исходящей отчетности.

Количество документов, используемых в обследованных подразделениях, и их доля в документообороте предприятия приведено в таблице 2.5.

Таблица 2.5.

Количество документов, используемых в обследованных подразделениях, и их доля в документообороте предприятия

№	Управление, отдел	Кол-во входных документов, шт.	Кол-во внутренних документов, шт.	Кол-во выходных документов шт.	Всего документов, шт.	Доля документо-оборота
1	ПЭО	185	111	148	444	19.98%
2	ФУ	146	86	183	415	18.68%
3	ПСК	132	92	153	377	16.97%
4	Бухгалтерия	142	32	132	306	13.77%
5	УПТК	80	73	105	258	11.61%
6	Коммерческий отдел	36	16	57	109	4.91%
7	УКС	41	0	35	76	3.42%
8	ОКУ	25	5	36	66	2.97%
9	ОГТ	30	4	31	65	2.93%
10	ОГЭ	11	4	25	40	1.80%
11	АТПР	25	7	6	38	1.71%
12	ОГМ	11	4	13	28	1.26%
13	Итого	864	434	924	2222	100.00%

 

Анализ таблицы 2.5. показывает, что наибольший объем документооборота в следующих подразделениях:

· Планово-экономический отдел.

· Финансовое управление.

· Производственно-складской комплекс.

· Бухгалтерия.

· Управление производственно-технической комплектацией.

Анализируя документопоток предприятия можно сделать вывод, что наибольшие трудности в управление возникают, там, где наибольший объем документооборота.

Анализ таблицы 2.6. показывает, что наибольший объем внутреннего документооборота имеют следующие подразделения:

· Производственно-складской комплекс.

· Управление производственно-технической комплектацией.

· Финансовое управление.

· Планово-экономический отдел.

· Автотранспортное предприятие.

 

Таблица 2.6.

Доли потоков документов, используемых в обследованных подразделениях

№	Управление, отдел	Входные документы	Внутренние документы	Выходные документы
1	ПЭО	41.67%	25.00%	33.33%
2	ФУ	35.18%	20.72%	44.10%
3	ПСК	35.01%	24.40%	40.58%
4	Бухгалтерия	46.41%	10.46%	43.14%
5	УПТК	31.01%	28.29%	40.70%
6	Коммерческий отдел	33.03%	14.68%	52.29%
7	УКС	53.95%	0.00%	46.05%
8	ОКУ	37.88%	7.58%	54.55%
9	ОГТ	46.15%	6.15%	47.69%
10	ОГЭ	27.50%	10.00%	62.50%
11	АТПР	65.79%	18.42%	15.79%
12	ОГМ	39.29%	14.29%	46.43%

 

Объем внутреннего документооборота подразделения косвенно свидетельствует о степени трудоемкости подготовки исходящих документов, а это может повлечь нежелательные последствия для всего бизнес - процесса предприятия. Перед администрацией предприятия стал вопрос, как уменьшить риск сбоя в документопотоке и увеличить контроль над производством.

Из всех приведенных документов наибольший интерес для анализа представляют документы, отражающие состояние и движение материальных ценностей (сырья, материалов, запасных частей и др.) и финансовых средств. Из предоставленных для анализа 2200 документов, имеющих хождение в основных подразделениях предприятия, такими являются около 720 документов.

Состав и количественные характеристики основного первичного документопотока (по данным сотрудников предприятия) представлены в таблице 2.7.

Анализ статистических данных, характеризующих распределение документов, отражающих финансовые и материальные потоки в разрезе подразделений, показывает, что в обследуемых подразделениях документопотоки, связанные с ТМЦ и услугами, имеют больший объем, чем документопотоки, связанные с финансовыми средствами. Этот факт говорит о том, что материальный поток, превалирует и "тянет" за собой финансовый документопоток.

 

Таблица 2.7.

Количество первичных документов в среднем за месяц в целом по ОАО «АНХК»

№	Документ	Месячный объем
1	Акт приемки основных средств	50
2	Акт приемки-передачи отремонтированных объектов	15
3	Акт на списание	20
4	Инвентарная карточка учета	50
5	Выписки банка с приложенными документами	100
6	Векселя	10
7	Платежные поручения	100
8	Авансовые отчеты	600
9	Приходные ордера	700
10	Акт о приемке материалов	10
11	Лимитно - заборные карты	100
12	Накладные на отпуск материалов	500
13	Акты на списание материалов в производство	50
14	Форма 19 на списание ГСМ	10
15	Форма 29 на списание материалов по капстроительству и капремонту	20
16	Акты на списание МБП	20
17	Карточки складского учета	1000
18	Доверенности	300
19	Накладные на внутреннее перемещение	100
20	Накладные на отпуск	250
21	Реестр приходных и расходных документов по ТМЦ склада	20
22	Счета-фактуры	1900
23	Счета-фактуры на полученные МЦ от поставщиков	300
24	Табели учета рабочего времени	60
25	Приходные и расходные кассовые ордера	200
26	Акты приемки работ	30
27	Железнодорожные накладные	800
28	Сертификаты на продукцию	1000
29	Заявки	200
30	Баланс по ТМЦ	30
31	Баланс по тепловой энергии	10
32	Баланс по водопотреблению	10
33	Грузовые таможенные декларации	100
34	Акты сверок	60
35	Суточная ведомость учета (полная)	150
36	Суточная ведомость учета (краткая)	150
37	Акты по сырью	10

---

Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 179; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!