ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
Содержание Страница 1. Область применения 3 2. Общие правила подготовки документов 4 2.1. Бланки документов 4 2.2. Состав реквизитов документов 5 2.3. Требования к оформлению реквизитов документов 5 2.4. Общие требования к бланкам документов и оформлению документов 14 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 15 3.1. Организационная структура предприятия 15 3.2. Штатное расписание 16 3.3. Положение о структурном подразделении 19 3.4. Должностная инструкция 22 3.5. Приказ (распоряжение) 24 3.6. Письмо 27 3.7. Докладная, служебная и объяснительная записки 29 3.8. Положение, правила, инструкция 30 4. Организация документооборота и исполнения документов 31 5. Контроль исполнения документов 35 6. Организация документов в делопроизводстве 37 6.1. Составление номенклатур дел 37 6.2. Формирование и оформление дел 41 6.3. Организация оперативного хранения документов 44 7. Порядок передачи документов на хранение в архив 45 7.1. Экспертиза ценности документов 45 7.2. Подготовка и передача документов в архив 47 Приложения: 1. Схемы расположения реквизитов документов 2. Эмблема ООО «Телебалт», используемая при оформлении документов 3. Форма штатного расписания ООО «Телебалт» 4. Бланк для Положения о структурном подразделении 5. Форма Листа ознакомления с Положением о структурном подразделении 6. Бланк для Должностной инструкции 7. Форма Листа ознакомления с Должностной инструкцией 8. Образец оформления приказа 9. Образец оформления распоряжения 10. Образец оформления письма 11. Образец оформления служебной записки 12. Бланк для Положения, правил, инструкции 13. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ) 14. Форма справки о состоянии исполнения документов 15. Форма номенклатуры дел структурного подразделения ООО «Телебалт» 16. Форма сводной номенклатуры дел ООО «Телебалт» 17. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 18. Форма листа-заверителя дела 19. Форма внутренней описи документов дела 20. Форма внутренней описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений ООО «Телебалт» 21. Форма Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
|
|
|
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее – документы), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ООО «Телебалт», его структурных подразделений и отдельных сотрудников:
|
|
|
- организационно-нормативные документы: Устав ООО «Телебалт», структура и штатная численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников ООО «Телебалт»;
- организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;
- информационно-справочные документы: письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т. п.;
- плановые документы: плановые задания, заявки на материальное обеспечение, на специалистов, наряды, расчеты, программы, графики проведения мероприятий и т. п.;
- отчетно-статистические документы: по экономическим, социальным, техническим показателям деятельности ООО «Телебалт»;
- документы по личному составу: заявления, анкеты, резюме, автобиографии, рекомендации, личные карточки, удостоверения, пропуски, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;
|
|
|
- документы по социальному обеспечению: документы, связанные с оформлением пенсий, пособий, льгот, социального страхования и т. л.
1.2. Настоящий стандарт устанавливает:
- состав реквизитов документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- порядок составления и изменения документов;
- порядок прохождения документов и контроля за их исполнением;
- порядок подготовки документов к хранению;
- требования к условиям хранения документов.
1.3. Настоящий Стандарт разработан в соответствии с Государственным Стандартом Российской Федерации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003) с учетом опыта организации документооборота в Федеральных органах власти и коммерческих организациях России.
1.4. Требования настоящего Стандарта вступают в силу с момента его утверждения и действуют до издания специального приказа директора ООО «Телебалт» о его отмене или вводе нового стандарта предприятия.
1.5. Изменения и дополнения в настоящий Стандарт вносятся приказом директора ООО «Телебалт».
1.6. Изменения (дополнения) в настоящий Стандарт вносятся по инициативе членов Совета директоров, директора ООО «Телебалт» либо руководителей самостоятельных структурных подразделений (департаментов, служб).
|
|
|
Изменения (дополнения) в настоящий Стандарт вносятся в следующих случаях:
- изменения законодательства, касающиеся документационного обеспечения деятельности организаций;
- внедрение в ООО «Телебалт» новой технологии и техники создания, обработки и хранения документов;
- существенного изменения организационной структуры ООО «Телебалт».
1.7. В случае внесения в настоящий Стандарт значительных изменений (дополнений) он подлежит переизданию.
1.8. Все изменения (дополнения) к настоящему приказу согласовываются с:
- управляющим по делам производства,
- руководителем проектов,
- начальником Департамента управления персоналом,
- начальником Департамента контроля качества;
- административным управляющим.
1.9. Работники ООО «Телебалт», виновные в нарушении требований, установленных настоящим Стандартом, несут ответственность в соответствии с локальными нормативными актами предприятия.
ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
Бланки документов
2.1.1. Организационно-нормативные и организационно-распорядительные документы ООО «Телебалт» должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение 1).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.1.2. В ООО «Телебалт» применяются следующие бланки:
- бланки с указанием наименования предприятия;
- бланки с указанием должности директора и его заместителей;
- бланки структурных подразделений ООО «Телебалт», имеющих право издавать распорядительные и нормативные документы и осуществлять самостоятельную переписку со сторонними организациями.
Состав видов бланков, применяемых на предприятии, утверждается директором ООО «Телебалт» по представлению начальника Департамента управления персоналом.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется приказом директора ООО «Телебалт» по представлению начальника Департамента управления персоналом с приложением образцов бланков.
2.1.3. Бланки ООО «Телебалт» изготавливаются и распространяются по подразделениям в централизованном порядке канцелярией предприятия.
2.1.4. Бланки ООО «Телебалт» подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Состав реквизитов документов
2.2.1. При подготовке и оформлении документов в ООО «Телебалт» используют следующие реквизиты:
- 01 – товарный знак (эмблема) предприятия;
- 02 – наименование предприятия;
- 03 – справочные данные о предприятии;
- 04 – наименование вида документа;
- 05 – дата документа;
- 06 – регистрационный номер документа;
- 07 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- 08 – место составления или издания документа;
- 09 – гриф ограничения доступа к документу;
- 10 – адресат;
- 11 – гриф утверждения документа;
- 12 – резолюция;
- 13 – заголовок к тексту;
- 14 – отметка о контроле;
- 15 – текст документа;
- 16 – отметка о наличии приложения;
- 17 – подпись;
- 18 – гриф согласования документа;
- 19 – визы согласования документа;
- 20 – печать;
- 21 – отметка о заверении копии;
- 22 – отметка об исполнителе;
- 23 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- 24 – отметка о поступлении документа в организацию.
2.2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, а также отметки для расположения реквизитов 05, 06, 07, 08, 10, 13, 14, 15. Возможно использование реквизита 15 при применении трафаретных текстов документов.
2.2.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 05, 06, 07, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 182; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!